Dagelijks overleg met andere kant van de wereld

Via Skype voeren Indiase werknemers van software-ontwikkelaar Xebia dagelijks werkoverleg met hun collega's in Nederland. Ze bespreken wat ze het afgelopen etmaal hebben gedaan en hoe ze de komende dag gaan samenwerken. Computable is erbij.

'Vanochtend heb ik eindelijk dat ene probleem opgelost', zegt de Indiase Ruchika Goyal tegen haar collega's. 'Dan kunnen we nu weer verder. Doe ik dat samen met jou of pakken Shrikant en Albert het op?' Het is half een in de middag in Gurgaon, een voorstad van Delhi. Bij de Indiase vestiging van ict-dienstverlener Xebia is het tijd voor het dagelijkse werkoverleg met de collega's in Nederland, waar het nu precies negen uur 's ochtends is.

Ruchika Goyal, Gaurav Kohli en Shrikant Vashishtha kijken op een groot plasmascherm naar drie collega's in Maarssen. De zes programmeurs werken gezamenlijk aan een nieuwe portal voor reisorganisatie Elmar Reizen. Ook softwaretester Bart doet aan het werkoverleg mee. Hij werkt bij de opdrachtgever. Op de achtergrond luistert de projectleider toe.

Skype

De zeven voeren dagelijks werkoverleg via Skype. Beurtelings nemen ze de microfoon en leggen uit welk werk ze het afgelopen etmaal hebben verzet, waar ze tegen aan liepen en hoe ze problemen kunnen oplossen. Daarna bespreken ze wat er de komende uren moet gebeuren en wie ze gaat uitvoeren. Dat doen ze altijd in paren: één ontwikkelaar in Nederland werkt samen met een collega in Gurgaon.

Xebia doet zijn projecten altijd volgens de agile-methode en dan is regelmatig overleg tussen de ontwikkelaars en met de opdrachtgever essentieel, vertelt directeur Anurag Shrivastava in accentloos Nederlands. Hij zit in zijn kantoor dat uitkijkt op het pasontwikkelde bedrijvenpark van Gurgaon. Door het frequente overleg kennen de Nederlands-Indiase teams elkaar dan ook goed. Bovendien komen voor aanvang van bijna elk nieuw project de ontwikkelaars in Nederland bijeen met de klant. Voor de mensen uit India is dat meteen een goede manier om de Nederlandse cultuur en omgangsvormen te leren kennen, zegt Shrivastava.

Culturele verschillen

'We hebben hard gewerkt aan gezamenlijke culturele afspraken. We keken hoe je de teams goed kunt integreren.' Toch ziet de directeur verschillen. 'Nederlandse ontwikkelaars zijn vrijwel altijd perfectionistisch, maar door hun rigide houding weinig flexibel. Indiase ontwikkelaars zijn juist heel flexibel en doen soms te graag hun best om aan alle wensen van de klant te voldoen. Maar het zijn geen perfectionisten en vinden het al snel goed.'

Door goede afspraken te maken, leveren cultuurverschillen in de praktijk volgens Shirvastava geen problemen op. 'Als de onderlinge samenwerking goed werkt, is offshoring een goudmijn. Zeker in combinatie met lokale aanwezigheid in Nederland, is het voor iedereen een goede prijs/kwaliteitverhouding', aldus de Indiase directeur.

Eén team

Terug naar het werkoverleg. Het team heeft bepaald wie vandaag met wie samenwerkt. De Skype-sessie wordt afgesloten en in Maarssen en Gurgaon gaan de ontwikkelaars weer aan de slag. Is het handig, werkoverleg via Skype? 'Zeker', zegt de goedlachse Ruchika Goyal.

'We werken alleen tijdens de overlappende werktijden in paren. Maar als we daarbuiten op problemen stuiten, skypen we direct met het gehele projectteam tegelijkertijd. Dan lossen we het als één team op.'