Bedrijven in dynamische markten staan steeds vaker voor de vraag of ze it-applicaties één keer ontwikkelen en dan jarenlang gaan gebruiken of dat ze hun processen moeten aanpassen aan steeds wisselende omstandigheden. Dit dilemma raakt de kern van de gebrekkige samenwerking tussen it en business. Niettemin laten actuele trends zien dat deze samenwerking dichterbij komt en dat procesinnovatie de strategische driver wordt voor it-transformatie.
Veel industrieën ogen stabiel als het gaat om hun bedrijfsmodellen en it-implementaties. Daardoor krijgt it een relatief statische rol in business development. Het winnen aan flexibiliteit staat meestal niet hoog op de agenda. Dit is op de lange termijn onwenselijk, omdat de organisatie in feite stilstaat.
Homogene it-landschappen
Een goed voorbeeld in dit verband is de nutssector. Energiebedrijven hadden voorheen geen concurrenten en werden dus niet gedreven door de markt. Hun it-systemen waren gebaseerd op standaarden en systeemneutraliteit. Het ging aanvankelijk om complexe systemen maar in de loop van de tijd zijn deze getransformeerd tot homogene it-landschappen.
Door deregulatie en liberalisering is de sector nu gedwongen om veel flexibeler bedrijfsmodellen te hanteren. Er is concurrentie en dat betekent dat bedrijven moeten innoveren. Naast productinnovatie zoals groene stroom is er sprake van procesinnovatie, zoals de slimme energiemeters. Dit heeft gevolgen voor de bedrijfsprocessen, de organisatie en de it. Die moeten flexibeler zijn om in te kunnen spelen op marktontwikkelingen.
Bedrijfsprocessen zijn meer dan de documentatie van een transactie in de organisatie of de activiteiten die een applicatie ondersteunt. Met moderne automatisering- en monitoringmethoden is meer mogelijk. Met deze middelen is een transformatiestrategie te ontwikkelen die begint met het consistent beschrijven en begrijpen van de processen. Dat plaveit de weg voor procesinnovatie en dynamische it-transformatie.
Balans
Uiteraard zijn processen niet uitsluitend te categoriseren op basis van waarde en belangrijkheid. Zij worden ook beoordeeld op criteria als flexibiliteit en wendbaarheid. Het is hierbij van belang om balans te houden tussen kosten en voordelen. Daarnaast zal de it-afdeling zich bewust moeten zijn van de reikwijdte van procesautomatisering, wil een transformatieproject succesvol zijn.
Wanneer we it als instrument zien voor het automatiseren van functies is het lastig vast te stellen welke relatie er is tussen bedrijfsprocessen en it-processen. De beste manier om hier mee om te gaan is klein beginnen. Begin met een klein proces om te laten zien hoe snel it-systemen kunnen inspelen op nieuwe processen en hoe daardoor nieuwe kansen ontstaan. Vervolgens is het mogelijk een nieuwe gezamenlijke strategie te ontwikkelen om flexibiliteit en kostenbeheersing gelijk op te laten gaan.
Conclusie
Het is niet raadzaam om eerst de processen vast te stellen en dan een it-strategie te ontwikkelen. Wat werkt is om end-to-end bedrijfsprocessen te beschrijven waardoor samenwerking nodig is. Bedrijven hebben een benadering nodig die problemen oplost en kansen benut als deze zich voordoen. Een procesgeoriënteerde organisatie onderkent dit en maakt volop gebruik van het volledige zakelijke en technologische potentieel om succesvol te zijn.
Ivo Totev ,Global Consulting Services Software AG
