Hilton Meats Zaandam, 20/20 vision, ReadSoft en SAP zijn genomineerd voor de Computable Award partnerproject van het jaar. 20/20 vision heeft het papierwerk van Hilton Meats Zaandam geëlimineerd, door alle facturen te digitaliseren in SAP.
Hilton Meats Zaandam, onderdeel van Hilton Food Group, verwerkt sinds 2013 de inkomende facturen met 20/20 vision. Hilton Meats Zaandam levert aan en verpakt vers vlees voor supermarkten. In de fabriek in Zaandam werken ongeveer zeshonderd mensen waarvan dertig actieve gebruikers van 20/20 vision.
Wekelijks verwerkt Hilton Meats Zaandam vijfhonderd inkoopfacturen, driehonderd kostenfacturen en tweehonderd goederenfacturen. Deze werden allemaal geprint. Bij binnenkomst werden de facturen gesorteerd naar soort en voorzien van een coderingssbriefje met daarop de codering geschreven. Daarna moesten de factuurgegevens worden overgetypt in SAP. Voor de goederenfacturen bestond dit proces uit een extra stap, namelijk het semi automatisch matchen met de inkooporder in SAP. Na het boeken van de facturen in SAP werd de factuur in postvakken gelegd ter goedkeuring door de juiste medewerker/manager.
Om het coderen en controleren van deze facturen efficiënter te laten verlopen wordt gebruik gemaakt van ocr-technologie van Readsoft. Inkomende facturen worden gescand, waarbij gegevens op kop- en regelniveau worden afgelezen. De controle van de factuur met de order en ontvangst wordt vervolgens automatisch gedaan door 20/20 vision. Het systeem constateert automatisch of er afwijkingen zijn in prijs, aantal of bijkomende kosten. Deze afwijkingen worden rondgestuurd voor autorisatie, facturen die volledig matchen worden direct geboekt in SAP.
Redactieoordeel
Het papieren proces bij Hilton Meats Zaandam was inefficiënt vanwege de vele handmatige handelingen en dubbel invoerwerk, namelijk coderen en boeken in SAP. Door 20/20 vision zijn onnodige handelingen en het papierwerk geëlimineerd, facturen raken niet meer kwijt en er is optimaal inzicht in de status van een factuur.
De adoptie van een nieuwe manier van werken draagt bij aan het succesvol implementeren van een it-systeem, omdat er een beroep wordt gedaan op de ict-vaardigheden van boekhoudkundige medewerkers. De gebruikers die de meeste waarde zien in het efficiënter afhandelen van inkomende facturen zijn de meest tevreden gebruikers. Medewerkers die coderen hebben minder printwerk en hoeven werk niet dubbel in te voeren. Bovendien maakt de oplossing het ook voor managers mogelijk om onderweg facturen goed te keuren.
Stemmen
De redactie van Computable heeft tien partnerprojecten genomineerd voor de Computable Awards 2015. Dit is de enige redactionele prijs die tijdens deze gala-avond wordt uitgereikt en is vooral bedoeld om bedrijven en projecten in het zonnetje te zetten die geen nominatie voor de Computable Awards 2015 in de wacht hebben gesleept. De selectie is tot stand gekomen op basis van eerdere voordracht voor de awards, praktijkverhalen op Computable.nl en ontvangen persberichten. De markt mag door middel van de poll bij de redactie van Computable aangeven wie er zou moeten winnen.
