Provincie Utrecht scoort met automatisatie finance

Computable Awards 2022, categorie Overheidsproject

Dit artikel delen:

De finance-afdeling van de provincie Utrecht heeft dankzij RoboRana en BMC de kracht van robotisering ontdekt. Na een succesvolle inspiratiesessie rond automatisering en digitalisering werd met behulp van een acceptatiematrix bekeken welke processen via rpa (robotic process automation) te automatiseren waren. Deze initiële proof of concept was succesvol, waardoor de provincie Utrecht nu kijkt naar optimalisatie- en automatisatiemogelijkheden in andere afdelingen. Voor de hoofdjury van de Computable Awards 2022 reden om het project van provincie Utrecht, RoboRana en BMC te nomineren in de categorie Overheidsproject.

Wegingen en score

Computable-experts hebben alle inzendingen in de categorie Overheidsproject van vier cijfers voorzien. De hoofdjury heeft vervolgens aan deze vier onderdelen wegingen (totaal 100) toegekend om zodoende tot een eindcijfer te komen. De top 10 hoogste cijfers is genomineerd.

Wegingen (totaal 100)
26 (Complexiteit/risico’s)
41 (Toegevoegde waarde)
19 (Originaliteit/innovatieve kracht)
14 (Rol leverancier)

Eindcijfer Automatisatie finance-afdeling (Provincie Utrecht, RoboRana en BMC): 7,24

De provincie werkt als overheid met een verplichtingensysteem. De verplichtingen die zijn afgerond wanneer leveranciers zoals bouwbedrijven, artiesten of onderhoudsploegen hun prestaties of project hebben (op)geleverd, moeten door de besteller worden afgesloten door de laatste factuur aan te duiden als eindfactuur. Dit proces is zeer belangrijk in het kader van budgetbewaking en financiële prognoses. Echter, veel medewerkers vergeten dit te doen. Hierdoor blijven veel verplichtingen onnodig openstaan, waardoor de lijst aandikt en het werk na maanden niet meer te overzien is.

Daarom bouwde RoboRana samen met BMC een rpa-robot die dit proces automatiseert. De robot haalt op reguliere basis de lijst met openstaande verplichtingen uit het SAP-systeem. Vervolgens filtert hij de verplichtingen uit deze lijst die voldoen aan bepaalde business rules, bijvoorbeeld wanneer het openstaande bedrag laag genoeg is of wanneer het project reeds een aantal maanden verstreken is. Ten slotte sluit de robot deze verplichtingen af in de administratie en mailt hij de lijst van afgesloten verplichtingen naar een ‘fysieke’ collega ter controle. In de ontwikkel- en testomgeving is de robot met vlag en wimpel geslaagd.

Terug naar de overige genomineerden

Dit artikel delen:

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2022-07-01T10:00:00.000Z Redactie Computable
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.