De provincie werkt als overheid met een verplichtingensysteem. De verplichtingen die zijn afgerond wanneer leveranciers zoals bouwbedrijven, artiesten of onderhoudsploegen hun prestaties of project hebben (op)geleverd, moeten door de besteller worden afgesloten door de laatste factuur aan te duiden als eindfactuur. Dit proces is zeer belangrijk in het kader van budgetbewaking en financiële prognoses. Echter, veel medewerkers vergeten dit te doen. Hierdoor blijven veel verplichtingen onnodig openstaan, waardoor de lijst aandikt en het werk na maanden niet meer te overzien is.
Daarom bouwde RoboRana samen met BMC een rpa-robot die dit proces automatiseert. De robot haalt op reguliere basis de lijst met openstaande verplichtingen uit het SAP-systeem. Vervolgens filtert hij de verplichtingen uit deze lijst die voldoen aan bepaalde business rules, bijvoorbeeld wanneer het openstaande bedrag laag genoeg is of wanneer het project reeds een aantal maanden verstreken is. Ten slotte sluit de robot deze verplichtingen af in de administratie en mailt hij de lijst van afgesloten verplichtingen naar een ‘fysieke’ collega ter controle. In de ontwikkel- en testomgeving is de robot met vlag en wimpel geslaagd.
Computable.nl over RoboRana
DSM-onderdeel DEM brengt orderproces op orde
Roel Hoeks (managing partner RoboRana Nederland en EsperantoXL)
Hyperautomation: van tool naar toolbox
RoboRana richt rpa-proces in bij provincie Utrecht
RoboRana scoort nominatie met ipa-strategie