Het lukt grote bedrijven niet om te besparen op hun ict-uitgaven, hoewel dit door de coronapandemie wel noodzakelijk is. Ongebruikte licenties en ondoorzichtige ict-aanschaffingen kosten miljoenen euro’s. En dus is mogelijk te bezuinigen door slimmer beheer van software en licenties, concludeert systeemintegrator en softwarelicentiespecialist Insight na Europees onderzoek.
Hoewel investeringen in software, it-ondersteuning en infrastructuur sinds maart zijn toegenomen, vindt een meerderheid van de ondervraagden deze investeringen minder strategisch dan ze zouden moeten zijn. De helft ziet ruimte voor optimalisering van de it-ondersteuning en een even grote groep ziet mogelijkheden voor softwareoptimalisatie.
Ongebruikte softwarelicenties komen vaak voor, blijkt uit de studie. In grote ondernemingen gaat het jaarlijks om gemiddeld ruim 2,3 miljoen euro aan ongebruikte licenties. Ongeveer zestig procent kan het aantal licenties niet wijzigen, terwijl bij veel bedrijven het personeelsbestand krimpt door de coronacrisis. Twee derde heeft dubbele hard- en software, doordat ze aan het begin van de lockdown nieuwe technologie nodig hadden.
Ondoorzichtige uitgaven
Ook is bij veel grote organisaties sprake van ondoorzichtige ict-uitgaven. Zo kost het hen gemiddeld ruim 1,2 miljoen euro extra, doordat andere afdelingen onvoorzien clouddiensten aanschaffen. Ruim de helft van de ondernemingen bezit meerdere contracten voor dezelfde software, doordat deze op verschillende momenten door verschillende bedrijfsonderdelen is aangeschaft.
Daarnaast geeft bijna driekwart van de ondervraagden aan dat hun bedrijf niet goed kan onderhandelen met softwareleveranciers. Ruim de helft denkt te veel uit te geven aan licenties zonder dit te kunnen bevestigen of te laten herstellen.
Niet nieuw
Hoewel het onderzoek zich grotendeels richt op de periode vanaf de corona-uitbraak, zijn de uitdagingen rond kostenbeheersing op de ict-afdeling niet nieuw. ‘Organisaties hebben er al enkele jaren moeite mee’, zegt Emma de Sousa, senior vice president EMEA bij Insight. ‘Als ze hun inspanningen voor kostenoptimalisatie verdubbelen, voorkomen ze beslissingen die hun plannen van digitale transformatie negatief beïnvloeden.’
Volgens De Sousa kunnen bedrijven op veel manieren kosten besparen en toch effectief werken. ‘Dit is het moment om af te rekenen met verspilling en om efficiënter te gaan werken. Hierdoor kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun organisatie veerkrachtiger wordt om te overleven en zelfs te floreren.’ Ze geeft geen concrete voorbeelden.
Het onderzoek is in het afgelopen kwartaal in tien Europese landen uitgevoerd onder 550 senior it-beslissers van bedrijven met meer dan vijfhonderd medewerkers. Er waren vijftig Nederlandse respondenten. Het rapport geeft geen uitsplitsing naar landen of sectoren.
