Uitkeringsinstantie UWV bewaart zijn relevante e-mails niet systematisch. Hierdoor kunnen de problemen rond de stilgelegde bouw van het nieuwe Wia-systeem niet goed worden gereconstrueerd.
Uitkeringsinstantie UWV heeft geen goed systeem voor het bewaren van belangrijke e-mails. Dat concludeert de Inspectie Werk en Inkomen naar aanleiding van het onderzoek naar de mislukte nieuwbouw van het ict-platform voor de uitkeringswet Wia. De ontwikkeling van het platform, dat de opvolger van de WAO in goede banen moest leiden, werd in juni 2008 na 2,5 jaar bouwen, stilgelegd.
Door het ontbreken van een e-mailmanagementsysteem is het volgens de inspectie ‘onvoldoende mogelijk om de besluitvormingsprocessen en de opvolging van besluiten te reconstrueren'. Zo'n reconstructie is van belang voor het analyseren van de problemen die zich tijdens de bouw van het ict-systeem voordeden.
Archiefwaardig
De inspectie merkt op dat ‘e-mails in het verantwoordingsdossier nagenoeg geheel ontbreken' omdat e-mailverkeer niet systematisch wordt bewaard. "E-mails met relevante informatie over de uitvoering zijn archiefwaardig", aldus de inspectie. Een woordvoerder van UWV bestrijdt echter dat de instantie relevante informatie niet bewaart. "Alle belangrijke communicatie wordt bewaard."
De woordvoerder erkent dat de instantie op dit moment geen e-mailmanagementsysteem heeft, maar wekt niet de indruk hier op korte termijn prioriteit aan te geven. Hij zegt dat zo'n systeem "geen doel op zich" is en wijst erop dat UWV in een brief aan minister Donner enkele speerpunten voor toekomstig beleid heeft opgesteld. "Het kan onderdeel zijn van wat wij in de brief aan minister Donner ‘besturing' noemen."
Speerpunten UWV
Naar aanleiding van het stilgelegde nieuwbouw voor de Wia en het onderzoek ernaar, stelde uitkeringsinstantie UWV enkele speerpunten op.
1: Ontmantelen van het programma
Dit betreft onder andere het veiligstellen van de verschillende producten, afronden van de contracten en de overplaatsing van interne medewerkers.
2: Opstellen van een verantwoordingsdossier door de accountant
Hierbij wordt achterhaald wat feitelijk is gebeurd in het programma Wia en waaraan het geld (87 miljoen euro) is besteed.
3: Fundamentele herbezinning
Er is gekeken naar de herbruikbaarheid van de opgeleverde producten (slechts vier procent), naar de inzet van de noodvoorziening (kan nog vijf jaar worden gebruikt), naar de gevolgen voor de businesscase die UWV heeft voor de vernieuwing van zijn systemen en naar de 'ict-volwassenheid en -besturing vanuit een samenhangende ict-strategie'. Een e-mailmanagementsysteem zou passen in deze ict-besturing.
Bron: brief van UWV aan minister Donner (26-9-2008)
Seminar over e-mailmanagement
Wet- en regelgeving, zoals de Amerikaanse wet Sarbanes-Oxley, maken informatiebeheer steeds belangrijker. E-mail is de meest gebruikte vorm van communicatie. Welke e-mailgegevens moeten worden bewaard? Hoe zit het met onzichtbare besluitvorming? En hoe zorg je ervoor dat deze data vindbaar is, maar niet dubbel wordt opgeslagen?
Met praktijkcases van verschillende sprekers worden deze en andere vragen op het vlak van e-mailmanagement tijdens Computable seminar beantwoord.
Een E-mailmanagementsysteem. Ik heb intussen heel wat ICT-organisaties mee mogen maken, maar dit is nieuw voor mij. Er wordt iets nieuws op de markt gebracht. Wat is er dan mooier dan een onderzoek te doen op een gefaald project, in dit geval bij het UWV, en dan zeggen: wij kunnen geen goed onderzoek doen want jullie hebben geen goed e-mail management uitgevoerd. Goedkoop vind ik dat. Vertel mij eerst maar eens wat een e-mailmanagementsysteem aan meerwaarde levert. En hoe je dat dan dacht te implementeren. Met wat ik me erbij voorstel, zie ik dat net zo falen als dat UWV-project.
Peter, dat is helemaal juist gezien. Alsof je zonder een e-mailmanagementsysteem geen onderzoek zou kunnen doen: Dan zou er in Nederland nog nooit een onderzoek kunnen zijn uitgevoerd, want noem mij een organisatie met een deugdelijk (=?) e-mailmanagementsysteem en ik toon je een valse bewering.
*Niemand* (inclusief ECP.nl en dat soort clubjes) weet nog wat een deugdelijk e-mailmanagementsysteem is, dus kunnen de onderzoekers ook niet zeggen dat het daaraan heeft gelegen dat ze te dom zijn om een onderzoek uit te voeren.
Nou, niemand … Wij gebruiken in ieder geval SuperOffice voor onze CRM, waarin ook alle (relevante) e-mail wordt gearchiveerd. Een link tussen Outlook en SuperOffice zorgt ervoor dat e-mails eenvoudig per klant en/of project kunnen worden gearchiveerd. Heb hierdoor geen enkel probleem met het terugvinden van e-mails.
Is dit wat in de buurt komt van goed e-mailmanagement, of komt er meer bij kijken?