Managed hosting door True

Ook privacy is belangrijk bij e-mailbeheer

 

Naast opslag van de berichten is ook privacy van groot belang bij e-mailmanagement. Dat vinden de panelexperts van het seminar ECM dat Computable op 13 november organiseerde. "Een oplossing op dit vlak is nooit geheel sluitend."

De privacy van de gebruikers is bij e-mailmanagement minstens even belangrijk als de opslag van de berichten, blijkt uit een paneldiscussie tijdens het Computable Seminar over enterprise content management (ECM). De bijeenkomst vond donderdag 13 november 2008 plaats in Amsterdam.

Bedrijven hoeven niet alle e-mail te bewaren, maar wat doe je bijvoorbeeld met privé-mail? "Je moet archiveren wat gearchiveerd moet worden. Privé-mail hoeft niet worden opgeslagen", aldus programmamanager Jonne Joosten van het bedrijf You Move. Als een organisatie besluit om privé-berichten niet te archiveren, loert direct de privacy van de gebruikers om de hoek. Want om als organisatie te kunnen bepalen wat privé is en wat niet, moet je in de e-mail kunnen kijken.

Hotmail en Gmail

De Provincie Zeeland hoopt dit op te lossen door gebruikers toegang te geven tot externe mailprogramma's voor de privé-mail, bijvoorbeeld van hotmail of Gmail. Door alternatieven te bieden, moet de ondernemingsraad instemmen dat de ict-afdeling e-mails mag inzien.

Dit lost echter niet alles op, zegt panelexpert Roy Wasse. Hij is ECM projectleider bij Sogeti. "Via deze toepassingen kan ook zakelijke e-mail worden gestuurd. Of er gaat privé-mail naar collega's. Een oplossing op dit vlak is nooit geheel sluitend."

Schijnveiligheid

Door alles op te slaan creëer je schijnveiligheid, vindt ecm-consultant Pim van Ekelenburg van Ordina. "De vraag is: hoe krijg je eruit wat er in staat? E-mail is een middel. De informatie die er in staat is belangrijk."

Van Ekelenburg denkt dat het soms niet nodig is om gebruikers een individueel e-mailadres te geven. "Rol-based e-mailadressen uitdelen wordt eigenlijk nog niet toegepast bij e-mailmanagement. Maar je zult zien dat het aantal privémails daalt als anderen de mail ook kunnen lezen."

Seminar

Het volgende Computable Seminar gaat over outsourcing. Tijdens dit seminar komt onder andere aan bod hoe een organisatie regie moet voeren bij uitbesteding. Het seminar vindt plaats op 11 december 2008 in Amsterdam.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/2773361). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over



Lees ook


 

Reacties

Twee opmerkingen. Veel minder, of helemaal niet, ben ik ervan overtuigd dat het hebben van prive e-mail in de mailbox op het werk leidt tot problemen in de zin van beheer. Of wel dat het iets is waar je, als IT manager, druk over moet maken. Ik heb het sec over vermeende prive e-mail (want eigenlijk weet je dat niet, tenzij je stiekem hebt gekeken wat dus niet mag); prive e-mail welke de mailserver doet vollopen, de backup/restore in problemen brengt of congestie in het netwerk veroorzaakt.

Dat er uitdagingen zijn bij e-mail management en archiveren onderschrijf ik, maar hierbij de nadruk leggen op bezwaren van prive e-mail, dat gaat mij toch echt te ver. Of zit ik nu teveel naar mijn eigen navel te staren?

Daarom vind ik het raar dat wanneer een IT afdeling bij het willen oplossen (lees het uitbannen) van vermeende prive e-mail in de mailbox op het werk, alternatieven gaat aanbieden die het bij archivering nodig maakt dat je in de e-mail moet kijken van de medewerkers. Dit moet je niet (als het management dit een goed idee vindt en de ondernemingsraad ermee instemt) ter beoordeling bij de IT afdeling beleggen. Dat geeft IT en de IT'er een verkeerde rol.

Een andere opmerking betreft de uitspraak: "E-mail is een middel. De informatie die er in staat is belangrijk". Het is wat mij betreft zowel de inhoud als het e-mail bericht (de verpakking). Aan beheerders hoef ik dit niet uit te leggen; maar kijk eens scherper naar de eigenschappen van een e-mail bericht.

Ook ik heb binnen mijn organisatie te maken met de wens tot archiveren van (relevante) e-mail; waarbij e-mail uiteraard een onderdeel is van de totale behoefte om digitaal geproduceerde documenten te archiveren.

Een doel (want er zijn er zoveel) van archiveren is dat je er later, just incase, wat aan hebt om bijvoorbeeld in bewijsvoering sterk te staan. Die meta data van een e-mail bericht kan in bepaalde situaties zeer belangrijk zijn; dus archiveren.

Archiveren is een vak en verantwoording apart. IT'ers kunnen daar met techniek bij helpen. Zo wil ik het bij mij in de organisatie neer zetten.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×