Printer- en documentmanagement-leverancier Xerox digitaliseert strafdossiers bij de Rotterdamse rechtbank. Voorbereidingsformulieren, processen-verbaal en vonnissen worden gescand en gekoppeld aan het workflowsysteem DIVOS. Rechters en juridisch medewerkers typten in het verleden stukken tekst over van papier. Nu kunnen ze teksten uit de digitale dossiers knippen en plakken in nieuwe bestanden. Dat moet fouten voorkomen. De digitale dossiers zijn beschikbaar voor 180 medewerkers.
Xerox implementeerde samen met drie rechtbankmedewerkers de scansoftware en richtte scanpunten in. Door de digitalisering van de strafdossiers is volgens de rechtbank de traceerbaarheid en doorzoekbaarheid van de bestanden verbeterd. Ict-adviseur van de Rotterdamse rechtbank Alex Verwater: ‘We zijn in zee gegaan met Xerox omdat ze een complete oplossing konden bieden. Door de koppeling van het scanprogramma aan ons netwerk is de oplossing erg gebruiksvriendelijk. Dat komt ook doordat onze medewerkers bekend zijn met de kantoorsoftware van Microsoft en Adobe Acrobat.'
Digitale rechtszaal
De Rotterdamse rechtbank claimt een voorloper te zijn op het gebied van automatisering. Vanaf februari 2009 draait een proef met een digitale rechtszaal. Rechters, officieren van justitie en advocaten kunnen in die zittingszaal gebruik maken van hun eigen en gezamenlijke digitale dossiers. Voor advocaten is er een gratis draadloze internetverbinding. Alle partijen die deelnemen aan de zaak kunnen processtukken, zoals tekstbestanden, videobeelden, foto's, geluidsopnamen en omgevingskaarten zien en met elkaar delen. Deze nieuwe zittingszaal sluit aan op de digitaliseringslag van de dossiers bij de Rotterdamse rechtbank.
Het voorkomen van fouten is natuurlijk een vrij brede uitspraak. De fouten in de documenten, waaruit rechtbank medewerkers tekst kopi?ren, is natuurlijk afhankelijk van de herkenning software die wordt gebruikt. Het feit dat er nog nooit een OCR (Optical Charachter Recognition) engine is gemaakt, die 100% herkenning garandeert, weerspreekt deze uitspraak.
Het controleren van de gekopieerde tekst blijft toch nog altijd mensen werk.
Bij document- en tekstherkenning systemen zal er altijd een foutmarge zijn. Deze foutmarge wordt voorkomen door mensen de teksten te laten valideren. Als dit bij het systeem bij de Rotterdamse rechtbank niet is gedaan zie ik de rechtspraak vanuit Rotterdam somber in.