Managed hosting door True

Werknemer verkiest to-do-lijst boven digitale hulp

 

To-do-lijst

Werknemers organiseren en plannen hun werk op papier of in hun hoofd. Slechts 13 procent van de werknemers maakt hierbij gebruik van digitale ondersteuning. Dit blijkt uit onderzoek van ecm-leverancier VDD IQware. De meeste werknemers (48 procent) maken dagelijks of wekelijks een 'to-do-lijstje' op papier en 35 procent geeft aan alle taken en prioriteiten in het hoofd te hebben zitten. 4 procent handelt werkzaamheden af in de volgorde van binnenkomst.

Naast deze werkwijze is er een handje vol werknemers die hun werk transparanter organiseert met behulp van een digitale oplossing. Slechts 10 procent plant werkzaamheden met behulp van een crm-systeem en 3 procent werkt met een geautomatiseerd werkproces. Binnen financiële instellingen zijn deze percentages hoger dan het gemiddelde. In deze branche werkt 19 procent met een crm-systeem voor de activiteitenplanning en 10 procent met een geautomatiseerd werkproces.

Status werkprocessen

'De overgrote meerderheid van de werknemers heeft geen digitale ondersteuning bij het organiseren en plannen van zijn of haar werkzaamheden', concludeert Serge Leclercq, commercieel directeur van VDD IQware. 'Wanneer een medewerker zijn werkzaamheden allemaal in zijn hoofd heeft of op een to-do-lijst heeft gekrabbeld, is het bijvoorbeeld bij ziekte van die werknemer niet meer te overzien wat er opgevangen moet worden. Daarnaast is er dan voor de leidinggevende geen enkel inzicht in de status van de werkprocessen. Bij een digitaal gestructureerd en geoptimaliseerd werkproces zijn de planning en alle stappen die genomen moeten worden volledig transparant. Zowel voor de medewerker zelf, als voor de leidinggevende.'

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4542113). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Serge wil software verkopen, maar dat maakt zijn beweringen het nog niet waard om in te typen!

Het loont niet om speciale tools te kopen en daar je tijd in te gaan steken om je werk te organiseren voor die ene keer dat je eens ziek bent.

Ik denk dat juist een stuk papier, een oude envelop en even weg van het beeldscherm de beste manier is om je werk te organiseren. vijf minuutjes per dag en je hebt alles op een rij.

Het middel moet niet erger zijn dan de kwaal!

Een papieren lijstje kost je misschien 5 minuten per dag, alles bijhouden in een CRM pakket wellicht het 10 voudige....

Zelf gebruik ik OneNote tegenwoordig nogal graag als digitaal kladblokje voor een ToDo lijstje.
Hier ben ik mee begonnen om 2 redenen:
- ik kan mijn papiertjes/taken er makkelijk mee ordenen
- het is makkelijk om mailtjes, waar in me gevraagd wordt iets te doen, in één keer in OneNote te kopiëren.

Zeker gezien mijn handschrift kan het geen kwaad dit digitaal bij te houden.

Voor het kunnen overdragen van mijn activiteiten tijdens onverwachte afwezigheid helpt geen enkel pakket. Teveel domein specifieke kennis nodig, en als ik dat telkens bij moet houden, dan kost me dat gewoon onevenredig veel tijd.

Ik ben ook nog steeds op zoek naar het wonder ToDo lijstje om de praktijk van David Allen (gettings thing done) in praktijk te brengen. Ik heb zelf applicaties die multiplatform synchroniseren en op basis van prioriteiten, belangrijkheid (te kwantificeren) en noodzakelijkheid. De praktijk leert dat een eenvoudig papiertje met 5 minuten per dag mijn ToDo bepaald en dat deze ook wordt afgewerkt. Papier is geduldig, maar de PC's e.d. zijn nog geduldiger en het lijkt erop dat je een taak erbij krijgt met een applicatie. (who gets te milk of wunderlist zijn ook sterke lijstjes die het papier kunnen vervangen)

Ik zou wat meer willen met kalender integratie, dus een afspraak maken met persoon X en als die in mijn agenda verschijnt dat deze ToDo automatisch van mijn lijstje afgaat of een document afleveren en als dat document is verstuurd aan de personen dat deze automatisch wordt afgevinkt en zo zijn er nog veel meer zaken te bedenken.

Als deze functies erin zitten dan ontvang ik graag een demo van Serge.

Je kunt inderdaad al heel wat doen met wat je aan tools al in huis hebt. Voor een flink deel van onze klantprocessen van de gemeente Nieuwegein maken we gebruik van CRM, dus dat is al in de basis geregeld,en de recente toevoeging van een terugbelnotitie in CRM als taak is een welkome aanvulling voor ons KCC. In de eigen werksfeer kies ik ervoor om vooral mailtjes in Outlook te verplaatsen naar taken, met als einddatum de dag waarop het klaar moet zijn. Dan zie je die taken aan de onderkant van je scherm meelopen in de tijd. Simpel, maar wel doeltreffend. Uiteraard kan je in Outlook ook gewoon handmatig taken aanmaken. Synchroniseet trouwens prima met je SmartPhone en/of tablet, dus...... Er is al genoeg (digitaal) aanwezig om je te ondersteunen zonder dat je weer een nieuw tool gaat aanschaffen.

Even snel op een A-4tje een MindMap met de planning voor de dag en je kunt het de gehele dag prima beheren. Het is natuurlijk geheel afhankelijk van waar je actief mee bent. Wanneer het ondergebracht moet worden in een CRM programma is het van noodzakelijk belang dat de randapplicaties ook geïntegreerd in het systeem.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×