Managed hosting door True

Nederlander vindt papierloos kantoor reëel

 

Het Nederlandse bedrijfsleven heeft meer op met digitale vernieuwing en efficiënte bedrijfsprocessen dan het Duitse. Zo’n 85 procent van de Nederlandse professionals vindt een papierloos kantoor een realistisch vooruitzicht, tegenover slechts 38 procent van hun Duitse collega’s. Dat blijkt uit een onderzoek naar papierloos werken van social intranet Viadesk.

Zo’n 75 procent van de Nederlandse werkenden vindt het prettig om te werken in een omgeving waar het gebruik van papier zoveel mogelijk gereduceerd wordt. Daar zijn Duitse professionals minder enthousiast over: iets meer dan de helft geeft aan met zo min mogelijk papier te willen werken. Op Duitse kantoren wordt dan ook drie keer zoveel geprint als op Nederlandse: gemiddeld 25 pagina’s tegenover negen pagina’s per dag.

De opkomst van papierloos werken hangt samen met mobiel internetgebruik, waarbij Nederland in Europees verband een groot aandeel heeft. Volgens het CBS maakt 56 procent van de Nederlanders gebruik van internet op de mobiele telefoon of tablet, tegenover het EU-gemiddelde van 35 procent. Duitsland heeft met 31 procent het laagste aandeel mobiele internetgebruikers.

Megabedrijven versus mkb

Toch hangt digitalisering niet alleen met technologie samen, stelt Viadesk-directeur Mujibor de Graaf. ‘De manier waarop het bedrijfsleven is ingericht speelt minstens zo’n grote rol. Duitsland kent in vergelijking met Nederland veel megabedrijven, die redelijk conservatief te werk gaan. Senioriteit en profiteren van ‘economies of scale’ is in zulke organisaties belangrijk. Men zet zeker stappen naar verdere digitalisering, maar dat kost in grote organisaties nu eenmaal tijd.’

Daarom is de sterke vertegenwoordiging van het mkb in Nederland volgens De Graaf een belangrijke reden voor de voortrekkersrol op het gebied van papierloos werken. ‘Kleine bedrijven zijn een stuk flexibeler en kennen tevens meer jonge mensen in hogere managementfuncties. Ze springen daarom sneller in op nieuwe, digitale technologieën en zien daar ook de financiële voordelen van.’

Daarnaast lijken Nederlandse professionals minder waarde te hechten aan het gebruik van papier. De Graaf: ‘Duitsers zijn veel meer bezig met het psychologische aspect. In het onderzoek geeft bijna de helft aan dat documenten op het bureau laten zien wat er nog moet gebeuren en dat papier in de werktas een productief gevoel geeft. De emotionele waarde van tastbare documenten is bij onze oosterburen simpelweg groter.’

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4965085). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


Partnerinformatie
 

Reacties

Sinds verschillende white papers van ondergetekende sinds begin jaren 90 van het vorige millennium geproduceerd, zie ik wel degelijk grote interesse en de beweging te komen tot het concept 'Paperless Office'.

Paperless Office
Vanuit het oogpunt van IT, gewoon beter en slimmer gebruik te maken van IT, kan men toezien op de volgende winstpunten.

- Reductie opslag en kosten
- Reductie afval en kosten
- Reductie energie kosten (Reductie van printers en onderhoud)
- Verhoging van interne efficiëntie zonder investering
- Verhoging van de beveiliging
- Reductie van diefstal en bedrijfsspionage

De Paperless Office is eigenlijk een onderdeel van een tweeluik. Een Clean Desk Policy is namelijk de eerste stap in het verhaal. De enige kosten die men wellicht zou kunnen overwegen is namelijk de aanschaf van pdf software om documenten digitaal te kunnen produceren.

De bovengenoemde voorbeelden werden in het verleden al eens geïmplementeerd bij; Royals Shell, KLM, ABN-Amro, UWV, en als initiatief gelanceerd binnen verschillende overheden.

Wat de huidige stand van zaken is is mij onbekend.

Als er al een mogelijkheid bestaat een volkomen 'paperless office' te realiseren, dan is IT daar een prachtig vehikel voor. Het hoeft alleen bij de professional tussen de oren worden gepropt.

Je ziet met regelmaat ook aardige initiatieven in oneliners in email berichten waar in kleine letters onder de naam van de afzender bijvoorbeeld staat;

"Wij printen uw emails niet meer uit. Spaar met ons mee."

Ik vind dergelijke initiatieven reuze prachtig. Goed initiatief om door te zetten in 2014. Gewoon geen printer meer.

Leuk artikel.

Papierloze kantoren hebben overduidelijk veel voordelen. Noem me ouderwets, maar ik kan het me niet goed voorstellen. Alle belangrijke informatie op een server is voor mij een redelijk beangstigende gedachte. Het geeft me een veilig en zeker gevoel dat al mijn belangrijke bestanden fysiek aanwezig zijn.

Ik weet niet hoe wet bij onze Oosterburen in elkaar zit rond archivering en administratie maar misschien is er een reden voor het conservartieve gedrag. Zeker biedt digitalisering voordelen maar stalen archiefkasten konden op slot en toegang was fysiek controleerbaar.
Heel anders dan met Sharepoint waardoor een stagair met alle bedrijfsgeheimen op USB stick het gebouw uit kan lopen. Ik denk dus dat er wat af te dingen valt op de winstpunten van NumoQuest.

En zoals Bob aangeeft is informatie enkelvoudig op server opslaan een beetje dom, wie geen offline back-up en archief heeft loopt een risico. Maar steeds vaker staat informatie niet meer op de (eigen) server. Laatste kwartaal van 2013 moest ik 3 maal informatie opnieuw vestrekken, iPad gebruikers maar dat terzijde. Het toont echter aan dat gebruikers niet of niet regelmatig een back-up maken wat tegenstrijdig is met de reacties op:

http://www.computable.nl/artikel/opinie/cloud_computing/4755414/2333364/backups-zijn-als-vliegende-olifanten.html

Ik haal dit aan omdat er inderdaad een probleem met de omvang is, de digitalisering zorgt voor uitdagingen in de opslag. Net als met de archivering en er zijn organisaties waar dit dus op basis van 'weesgroetjes en schietgebedjes' gaat.

Ik werk al minimaal 4 jaar volledig zonder papier, heb niet eens een pen op kantoor. Dat was lastig toen er ingebroken was en de sleutelmaker wat gegevens over mij wilde opschrijven (ik heb dus ook geen kaartjes).

De twee grootste uitdagingen zijn vergaderingen en "natte" handtekeningen.

Veel van mijn klanten (meestal MKB) zijn geen van alle papierloos, maar ze zijn een eind op weg. Voor sommige uitdagingen zijn nauwelijks nog digitale varianten. Ook de flipovers zijn nog steeds populair.

Veel grote organisaties scannen alle binnenkomende post en in verwerken deze verder digitaal. Sinds zomer vorig jaar zijn al mijn uitgaande facturen ook digitaal en ontvangen praktisch alle klanten liever een digitale factuur (naar een daarvoor bestemd email adres) dan een papieren versie. Het is meer dan een jaar geleden dan een factuur pas na 30 dagen betaald werd, dus misschien is er een correlatie :-)

Printen doe ik overigens via BlueMailCentral. Dat is gewoon een printer icoontje wat communiceert met een webservice en ergens in Nederland (of in de rest van de wereld) wordt deze geprint en fysiek verstuurd.

Maar dingen zoals Bob schrijft kan ik me echt niet meer voorstellen. Ik ben al meer dan tien jaar geen enkele bit kwijtgeraakt en zie dit ook niet in de toekomst gebeuren.

Overigens help ik bedrijven ook "digitaal" te denken en laat daarvan de voordelen zien. Vergaderingen zijn nog de lastigste te noot om te kraken. Laptops vind ik geen eindoplossing en tablets ook niet. Laatst zag ik een laptop met twee schermen, daarmee kon iemand die tegenover je zit zien wat jij op je scherm ziet, dat vond ik al een goede stap in de richting.

Laat ik voorop stellen dat ik geloof in digitaal en niet geloof in papier, op een paar uitzonderingen na is papier ook gewoon niet nodig. We staan nog echt aan het begin van de digitalisering.

Software om te OCR-ren wordt steeds beter en je kunt dus steeds vaker een computer naar het papier laten kijken en beslissingen laten maken.

Zoeken in papier is ook inefficiënt. Al mijn administratie is al digitaal en als de boekhouder belt met een vraag kan ik op basis van bedrag of factuurnummer feilloos het document naar voren halen.

En voordat je komt "jij bent freelancer", ik heb een behoorlijk trackrecord als het gaat voor het papierloos maken van organisaties. Ook van organisaties met meer dan 100 medewerkers.

Papier is op zijn retour, niet alleen binnen bedrijven, maar overal. Ik heb dan ook geen enkele moeite gehad over te stappen op een ereader. Het enige papier wat ik lees is de Linda van mijn vrouw. Oja, en de boodschappenlijstjes :-)

Henri ;O)

speciaal voor Henri
http://www.youtube.com/watch?v=6HeRBiZnhaY

Overigens is men in Oostenrijk nog verplicht een papieren administratie te voeren, niet ieder land springt onmiddelijk op de digitale golf.

@Henri
Dat organisaties hun papierstroom digitaliseren is logisch maar de digitale stroom is nog verre van perfect. Jij bent misschien geen bit kwijt geraakt maar dat geldt nog niet voor bedrijven en overheid, er is nog weleens sprake van 'digitale kosakov'

Betreffende eerste is een schermprint soms heel handig, mijn advocaat maakte gehakt van eis van een bedrijf aan de hand hiervan. En ook de overheid is nog weleens abuis in de correspondentie waarbij papieren doorslag met datum op postzegel het verschil kan maken. OCR is trouwens verre van perfect en sommige software interpreteert de 8 en de 0 verkeerd. De onweerleghaarheid is dus nog weleens in het geding.

En natuurlijk is digitaal makkelijk, ik moet mijn parkeertickets enzo ook digitaliseren om ze gedeclareerd te krijgen. Maar stellen dat papier op zijn retour is lijkt me nog wishful thinking omdat niet alles verbonden is en papier een goedkope interface blijft.

Maar Jan, misschien een Japans toilet, dan kan ook het toilet papierloos :-)

Even voor de goede orde. Ik scan ook al mijn administratie in, deze moet ik nog steeds bewaren, maar dat is niet het punt van een papierloos kantoor. Dat archief wordt aangemaakt op de postkamer en verdwijnt in de archief kelder.

Ewout, ik zal ook niet beweren dat digitaal perfect is of totaal. Maar dat je af en toe een zeperd haalt als je alleen een email als bewijslast hebt, betekent niet dat je dan maar meteen niet kan digitaliseren. Je kunt dat als kostenpost meenemen, of een reservering voor opnemen.

Ik heb een klant voor onderhoud waarvoor ik een systeem heb gebouwd zes jaar terug. Deze werkt met cursisten en trainers en voor certificering zijn er natte handtekeningen nodig. Toch is het gelukt of het overgrote deel van die papierstroom digitaal te maken door bijvoorbeeld de (freelance) trainers de documenten in te laten scannen en naar het systeem te uploaden en de papieren variant eens per zoveel tijd in te laten leveren. Dit soort acties (duizenden trainingen per jaar) heeft een enorme besparing opgeleverd. Op basis van zelfservice kunnen opdrachtgevers dan weer documenten digitaal ophalen. Niemand ziet verder het papier. Ook het bevestigen wat jarenlang per brief ging is nu volledig digitaal. Mijn opdrachtgever moet niet denken aan teruggaan en heeft nu de smaak te pakken om nog verder door te pakken.

Zoals het artikel schrijft, mensen zien het als reëel, niet dat het er al is. Maar als we het over "cloud" en besparingen hebben is het digitaliseren een van de makkelijkere voorbeelden van besparingen.

Ook zie ik bij vergaderingen dat stukken worden geprint zodat er makkelijk aantekeningen worden gemaakt, dit digitaal doen bijvoorbeeld met tablets is nog verre van perfect. Overigens in dit geval is de Surface PRO met Windows 8 nog het apparaat met de beste papieren hiervoor.

OCR als bewijslast is inderdaad een bitch. Want zelfs op hoge resolutie worden er nog teveel fouten gemaakt. Niettemin zie je steeds meer neurale netwerken en machine learning en verwacht ik dat binnen vijf jaar de grootste problemen getackelt zijn.

Google Docs bevat veel minder functionaliteit dan de MS Office, maar omdat steeds meer digitaal gebeurt is dat ook steeds minder relevant.

Kortom, zoals vaker richt je je op de beperkingen en niet op de mogelijkheden. Dat is prima, maar ik heb niet het idee dat je daar verder mee komt. Digitaliseren en daarmee werken naar een papierloos kantoor heeft de (enige) toekomst. Er is geen andere weg, of er moet een 3e wereld oorlog uitbreken. Zoals Einstein mooi verwoordde: "I know not with what weapons World War III will be fought, but World War IV will be fought with sticks and stones."

Maar zolang die oorlog er niet komt wordt alles digitaal. Alleen de tijd waarin dat plaatsvindt is de onzekere parameter.

@Henri

.....laptop met twee schermen, .... knoop een minibeamer/led beamer aan je chromebook oid... werkt echt perfect en geeft meteen draagvlak in de vergadering als je wat aanpast, neen muur is altijd wel te vinden om op te projecteren.

Maarten,

Die twee schermen bedoelde ik niet als communicatie middel, maar als sociaal middel om te laten zien dat je niet als een zombie op de meeting aanwezig bent. Ik zit regelmatig met laptoppers in een meeting, als het "mijn" meeting is, dan vraag ik vriendelijk om de laptop dicht te klappen of gewoon aan het werk te gaan of plechtig te beloven dat je de laptop alleen gebruikt om aantekeningen te maken. Als ik zie dat iemand "uit checked" dan stel ik altijd een inhoudelijke vraag. Het domme gevoel dat iemand dan krijgt is vaak maar eenmalig (daarna gebeurd het niet meer). Bij kinderen heb je een keer of dertig meer nodig...

Niettemin dank voor je suggestie :-)

@Henri,

een goede communicatie-infrastructur is een noodzakelijke maar helaas niet voldoende voorwaarde.... :-) :-)

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×