Fax nog altijd populair op advocatenkantoor

Automatisering loopt achter

Nederlandse advocatenkantoren laten grote efficiëntiewinsten liggen op het gebied van (taak)automatisering. Met de digitalisering zijn ze wel op weg, maar er valt nog heel wat te winnen. Treffend is dat ruim vier op de vijf kantoren nog een fax in gebruik heeft.

Dit blijkt uit de Benchmark Digitalisering van de Nederlandse Advocatuur. De Lexxyn Groep liet een onderzoek doen naar de mate van automatisering in de advocatuur en de toekomstplannen. Deze groep bestaat uit een aantal samenwerkende bedrijven die ict-diensten leveren aan de juridische sector. 

Iets meer dan een kwart van de respondenten werkt met een cliëntenportaal om stukken uit te wisselen. Dat is opvallend laag want veel administratieve tijd valt te winnen door zo’n portaal aan de juiste dossiers te koppelen. Kantoren die er al mee werken, doen hier hun voordeel mee. Als stukken via een beveiligde omgeving tussen kantoor en cliënt zijn uit te wisselen, raakt de hele communicatie gestroomlijnd. Dit voorkomt verwisseling van dossiers en datalekken. Bijna een kwart van de kantoren wil hiermee aan de slag gaan, terwijl de helft hier geen portaal voor heeft en evenmin plannen. 

Betrekkelijk laag ook is het percentage kantoren (41 procent) dat stukken door cliënten digitaal laat ondertekenen. Ook dit zo veel tijd besparen omdat klanten niet meer naar kantoor hoeven te komen.

Wel is de koudwatervrees voor cloudtechnologie zo goed als verdwenen in de Nederlandse advocatuur. Nog slechts een handjevol kantoren kiest ervoor om volledig on-premises te werken met eigen servers in een eigen ruimte.

Snelle opkomst

De fax is ondanks de snelle opkomst van veilig mailen in de advocatuur, nog steeds volop aanwezig. Ruim vier op de vijf kantoren heeft nog een fax in gebruik. Zolang het procesrecht dit apparaat blijft voorschrijven, zal deze optie voor het aanleveren van stukken worden benut. Alleen het Project Digitale Toegankelijkheid van de Rechtspraak kan hier een einde aan maken.

Advocatenkantoren investeren over het algemeen weinig in it. Het gemiddelde ligt op iets minder dan vier procent van hun jaaromzet. De meeste kantoren verwachten niet dat dit percentage in de toekomst hoger zal liggen. Hoog op de investeringsagenda staan het (digitaal) ondertekenen van stukken en beveiliging, respectievelijk 54 en 52 procent.

Praktijkmanagementsoftware vormt het digitale hart van het advocatenkantoor. Beschikbaar in vele soorten en smaken, bepaalt het gekozen pakket voor een groot deel de werkwijze van het kantoor. Er zijn verschillende inrichtingen mogelijk, van een volledig modulaire oplossing tot een totaalpakket. Twee vijfde van de kantoren kiest voor een totaaloplossing waarin de belangrijkste functionaliteiten zitten. Een kwart kiest voor een totaaloplossing aangevuld met extra applicaties. Eveneens een kwart neemt een componentgerichte deeloplossing. De rest, iets meer dan tien procent, gebruikt geen praktijkmanagementsoftware .

Een andere opvallende uitkomst is dat veel kantoren de toegang tot informatie niet differentiëren, terwijl dat uit oogpunt van veiligheid wel gewenst is. Bijna de helft van de respondenten geeft aan dat iedereen in de organisatie bij alle informatie kan.


Nekslag fax?

Terugkomed op de fax: opvallend is dat er eigenlijk bijna geen rechtsgebied is waar de fax al helemaal buiten beeld is. Ook is de keuze tussen een analoog fax apparaat, of een e-fax niet significant anders tussen de verschillende rechtsgebieden.

De verwachting is wel dat de fax in de komende jaren de finale nekslag gaat krijgen. De analoge fax wordt op korte termijn zeker al noodzakelijkerwijs vervangen door de e-fax, omdat KPN de faxlijnen gaat uitfaseren. De e-fax blijft dan over, zolang het procesrecht de fax blijft voorschrijven. Echter, het Project Digitale Toegankelijkheid van de Rechtspraak zal vermoedelijk het begin van het einde voor de e-fax zijn. Als straks alle rechtsgebieden digitaal mogen procederen, zal ook de e-fax uiteindelijk vervangen worden door een webportaal, of systeem integratie tussen een praktijkmanagementsysteem en de Rechtspraak. Maar, zolang Project Digitale Toegankelijkheid niet volledig is uitgerold, blijft de (e-)fax nog onmisbaar, blijkt uit het onderzoek van Lexxyn..

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

Waaraan voorbij gegaan wordt in het artikel over faxverbruik, is het feit dat de fax nog steeds een veilig, goedkoop en eenvoudig communicatiesysteem is. Licenties op beveiligde email, het aanleggen van de benodigde diensten en het opleiden van personeel loopt stevig in de papieren. Iedereen snapt hoe een fax werkt. De complexiteit van beveiligd communiceren, authentiseren en autoriseren is vele, vele malen hoger.

Maar dat is sowieso mijn algemene mening. Veel bedrijven automatiseren erop los zonder zich af te vragen wat we impact op de organisatie is. En goed onderbouwde business case (functioneel en financieel) zijn amper te vinden.

@Erik
een fax is als een niet versleutelde e-mail en dus helemaal niet veilig omdat al lang geen analoge telefoonlijnen meer gebruikt worden.
Zie https://www.golem.de/news/dsgvo-fax-auch-in-hessen-nicht-mehr-datenschutzkonform-2109-159661.html

Uw reactie

LET OP: U bent niet ingelogd. U kunt als gast reageren maar dan wordt uw reactie pas zichtbaar na goedkeuring door de redactie. Om uw reactie direct geplaatst te krijgen moet u eerst rechtsboven inloggen of u registreren

Vul uw naam in
Vult u een geldig e-mailadres in
Vult u een reactie in
Jaarbeurs b.v. gaat zorgvuldig en veilig om met uw persoonsgegevens. Meer informatie over hoe we omgaan met je data lees je in het privacybeleid
Als u een reactie wilt plaatsen moet u akkoord gaan met de voorwaarden
Nieuwsbrief

Wil je dagelijks op de hoogte gehouden worden van het laatste ict-nieuws, trends en ontwikkelingen? Abonneer je dan op onze gratis nieuwsbrief.

Vul een geldig e-mailadres in

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2021-09-15T10:09:00.000Z Alfred Monterie
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.