Lexmark: Werkprocessen zijn vaak inefficiënt

Bedrijven die handmatige processen inzetten werken minder efficiënt. Dit heeft tot gevolg dat zij kampen met minder productieve werknemers en langere doorlooptijden. Dit blijkt uit onderzoek van printing- imaging-leverancier Lexmark. Het bedrijf vroeg 714 kantoormedewerkers uit twaalf Europese landen waaronder Nederland hoeveel tijd zij besteden aan administratieve taken en in hoeveel stappen zij dit werk afhandelen.

De ondervraagde medewerkers verklaarden dat zij meestal geen geautomatiseerde, maar handmatige processen hanteren om administratieve taken uit te voeren, zoals contracten ordenen, bestellingen verwerken en klantgegevens in adresboeken of databases invoeren. Volgens 59 procent van de respondenten is de kantooradministratie in hun bedrijf een te complex proces waarbij te veel stappen doorlopen moeten worden. Handmatige processen vergen waardevolle kantoortijd van medewerkers. 50 procent van de respondenten vindt de tijdrovende processen het grootste probleem voor de kantooradministratie.

Administratieve taken

Er blijkt een rechtstreeks verband te zijn tussen de complexiteit van de kantooradministratie en de tijd die eraan besteed wordt. Een derde van de respondenten besteedt wekelijks drie uur of meer aan administratieve taken. Bovendien denkt 70 procent dat de tijd die zij hiervoor nodig hebben de laatste vijf jaar is toegenomen. Bedrijven verspillen met andere woorden waardevolle tijd van hun medewerkers.

Inefficiënte bedrijfsprocessen hebben nog meer gevolgen dan een te lage productiviteit van de medewerkers. Een kwart van de respondenten gaf aan dat het grootste probleem van handmatige administratieve processen het risico op fouten is. Bijna tweederde van de ondervraagde Europese werknemers kan zich een voorval herinneren waarbij een fout die werd veroorzaakt bij het handmatig afhandelen van administratieve taken het bedrijf geld heeft gekost.

Geautomatiseerd en geoptimaliseerd

‘Ons onderzoek houdt een waarschuwing in voor bedrijven in heel Europa’, zegt Niels Priem, general manager bij Lexmark Benelux. ‘Uit de resultaten blijkt dat veel bedrijven in de ‘digitale middeleeuwen’ zijn blijven steken en geen voordelen halen uit de beschikbare technologieën om de productiviteit van hun medewerkers en hun workflows te ondersteunen. Als bedrijven niet achter de feiten aan willen lopen, moeten ze geautomatiseerde en geoptimaliseerde processen overwegen om efficiënter te werken. Dit geldt ook voor hun aanpak van de dagelijkse administratieve taken.’