Elektronische post wordt meer en meer gezien als een zeer nuttig hulpmiddel om zakelijke communicatie te verbeteren. Het gebruik ervan groeit dan ook snel. Een onderzoek van de Stanford University plaatst hier echter vraagtekens bij (http://faculty-gsb.stanford.edu/morris/Homepage/Default.asp).
De onderzoekers wijzen erop dat email wel degelijk aanzienlijke beperkingen kent, waarmee in de praktijk terdege rekening gehouden moet worden.
De rapportage van de universiteit gaat in op een groot aantal aspecten die met het zakelijk gebruik van elektronische post te maken hebben. Interessant is met name dat gewezen wordt op alternatieven voor het gebruik van elektronische berichten die wellicht niet sneller zijn, maar wel effectiever. Zo constateert men bijvoorbeeld dat email een uitstekend hulpmiddel is om documenten uit te wisselen, maar dat voor het bediscussiëren van de inhoud van die documenten beter andere hulpmiddelen gebruikt kunnen worden. Vaak is ‘face to face’ contact effectiever. Overigens werken ook telefonische vergaderingen dan slecht. De onderzoekers hebben bijvoorbeeld vastgesteld dat een flink deel van ‘conference calls’ besteed wordt aan het beantwoorden van vragen als ‘op welke pagina staat dat?’.
Het onderzoek wil mensen vooral bewust maken van de alternatieven die voorhanden zijn en het feit dat communicatiemethode en doel op elkaar afgestemd moeten worden. Naast email kan men immers ook telefoneren, waardoor een directere vorm van interactie mogelijk is. Ook de ‘ouderwetse’ vergadering kan zeer effectief zijn, mits deze goed geleid wordt en gedisciplineerd plaatsvindt.
Toch doen zich situaties voor, zo hebben de onderzoekers geconstateerd, waarin email het best beschikbare alternatief is. Steeds meer mensen hebben een dermate druk bezette agenda dat zij simpelweg geen onverwachte telefoontjes willen. Dan kan een email en desnoods een per email gevoerde discussie of onderhandeling nuttig zijn. De onderzoekers wijzen er wel op dat de persoonlijke relatie die telefonisch of via fysieke ontmoetingen is op te bouwen dan ook op een of andere manier in de email-berichten moet worden ingebouwd. Af en toe zinsneden in een bericht die memoreren dat ‘we’ gezamenlijk flinke vooruitgang hebben geboekt, zal de effectiviteit van email als communicatiemiddel flink kunnen vergroten.
