De kosten die zijn gemoeid met de implementatie van een intranet, lopen sterk op bij geavanceerdere toepassingen. Het is vrij gemakkelijk om met een simpele vorm van intranet te beginnen.
Bij toevoeging van nieuwe functionaliteit nemen de moeilijkheden echter onevenredig sterk toe. Dit blijkt uit een onderzoek van de OTR Group naar de voordelen van intranetten.
Het onderzoeksbureau concludeert dat een intranet alleen op elementair niveau goedkoop en makkelijk te onderhouden is. Als het personeel via dit netwerkreal-time wil kunnen vergaderen, op basis van teksten, wordt de implementatie al een stuk lastiger.
Software-leveranciers willen het bedrijfsleven doen geloven dat een investering in een intranet razendsnel valt terug te verdienen. Ze schermen vaak met rendementen die in de vele honderden procenten liggen. Dat geldt echter alleen op de korte termijn. Alleen bij de simpelste vorm van een intranet, zoals de publicatie van een bedrijfskrant, klopt dit beeld. Het kost weinig moeite om een nieuwsbrief, telefoonlijst van medewerkers of jaarverslag op een besloten netwerk te zetten. Ook de kosten van de software zijn dan laag.
Een beetje ingewikkeldere toepassing kan kostbaar zijn. Dat geldt zeker voor het bouwen van een ‘virtuele omgeving’ – de nieuwste en uitdagendste vorm van intranet-gebruik. Daarbij is sprake vanreal-time communicatie, op diverse manieren (data, audio) tegelijkertijd.
OTR noemt zeven toepassingen van intranet-technologie die zinvol kunnen zijn. De toegang tot maatwerk-systemen, zoals databases, bijvoorbeeld kan soms gemakkelijker via een intranet verlopen. Ook kan een intranet een goede basis vormen voor elektronische handel, de ondersteuning van werknemers ‘in het veld’, en de implementatie van helpdesks en callcentra. Het kan ook geschikt zijn voor training, voor besloten communicatie met andere organisaties (als alternatief voor edi), en als groupware voor het delen van kennis.
