De Kamer van Koophandel (KvK) staat op het punt om de centralisatie van zijn ict af te ronden. Dit grote ict-project werd vijf jaar geleden gestart en kostte in totaal 56 miljoen euro. Binnen het project vielen centralisatie van de ict van de dertien KvK's, het opzetten van één shared services center, de invoering van een nieuwe werkplek, vernieuwing van het crm-systeem en de financiële omgeving en het opzetten van een nieuw Handelsregistersysteem.
Eind maart 2011 zal de laatste Kamer, Noordwest-Holland, overgaan op de gecentraliseerde ‘smart werkplek'. Daarmee komt het ict-beleidsplan uit 2006 officieel tot einde. Alle ict-veranderingen hebben volgens de KvK tot rationalisatie geleid: de beheerskosten zouden zijn gedaald, systemen beter beschikbaarheid en prestaties en beveiliging verhoogd.
Ordina, Atos Origin en Capgemini
‘Wij worden bij alle veranderingen van onze systemen bijgestaan door verschillende partijen, maar we doen ook veel zelf', zegt Mansour Jouhri, manager informatiemanagement en ontwikkeling. ‘Zo is de centralisatie van de werkplekken (smart werkplek) door de KvK zelf gedaan. Ordina ondersteunt ons bij het vernieuwen van ons crm-systeem en onze financiële omgeving. Het nieuwe Handelsregistersysteem is met meerdere partijen samen gebouwd: Ordina, Atos Origin, Capgemini en verschillende zzp'ers.'
Volgens Jouhri zijn de twaalf Kamers die al overgegaan zijn op de nieuwe werkplek over het algemeen tevreden. ‘Zij hebben het plan om te komen tot een centrale ict-organisatie vanaf het begin gesteund. Verbeteringen zijn onder andere een uniforme manier van werken en kostentransparantie. Daarnaast is het voor medewerkers prettig dat zij nu overal en altijd hun werk kunnen doen; op elk KvK-kantoor, maar ook daarbuiten – als er maar een internetverbinding is. Bij vragen en problemen kunnen medewerkers nu terecht bij de centrale organisatie in plaats van bij hun eigen collega s, wat nog even wennen is. Daarnaast moeten medewerkers wennen aan de nieuwe processen.'
Standaardiseren applicaties
De KvK start binnenkort met het standaardiseren van de resterende 20 procent van de applicaties. Slechts bij uitzondering zullen regionale maatwerkapplicaties in beheer blijven of komen. Daarnaast werkt de KvK nog aan het nieuwe crm- en financieel systeem, waarbij de smart werkplek een randvoorwaarde is.
Het nieuwe shared services center van de KvK is gehuisvest in het kantoor in Woerden. Hieruit worden alle diensten geleverd die te maken hebben met het beheren, innoveren en ontwikkelen van de ict-systemen. KvK Nederland beheert het centrum, met inspraak van de zogenaamde demandmanagers van de regionale Kamers van Koophandel. Jouhri: ‘De demand managers denken mee over de innovaties en veranderingen die moeten worden doorgevoerd. Daarnaast zijn zij aanspreekpunt voor de functionele eisen waar de ict van de Kamer van Koophandel aan moet voldoen.' Nieuwe diensten die onlangs onder het shared services center zijn komen te vallen zijn de inkoop en de KvK Academie. De KvK Academie is het opleidingscentrum van de Kamers van Koophandel.
Nieuw ict-project
Het einde van het vijfjarige ict-beleidsplan betekent niet dat de KvK stopt met vernieuwen. De Kamer van Koophandel heeft inmiddels een nieuwe ict-project op de planning staan. Zo willen ze bestaande producten verder innoveren op basis van vragen uit de markt. Daarnaast moet het nieuwe Handelsregister nog aangesloten worden op andere basisregistraties, waarbij het ontsluiten van gegevens binnen de elektronische overheid een continu proces is. Volgende stap is het aansluiten van verschillende overheden op het Handelsregister. Daarmee hoopt de KvK het doel 'eenmalig aanleveren en meervoudig gebruik' te bereiken, zodat ondernemers en burgers niet meer onnodig worden lastiggevallen met een herhaalde vraag om dezelfde gegevens.
De KvK registreert, informeert en stimuleert. Dat alles op basis van gegevens die niet extreem dynamisch en ook niet ‘mission-critical’ zijn. Dan vind ik 56 miljoen euro klinken als een hoop geld, zeker gezien de pittige factuur die ik jaarlijks van deze club mag ontvangen. Weet iemand onder de lezers waarom dit traject zoveel heeft gekost (los van de usual suspects die in de 3e alinea zijn genoemd)?
Waarschijnlijk is dit bedrag zo hoog uitgevallen door de ‘management fee’.