Omgevingsdienst Haaglanden (ODH) gebruikt een nieuw document- en recordsmanagement-systeem: Open.suite van Open.satisfaction. Het systeem, dat Sharepoint vervangt, is gebaseerd op het opensource-ecm (enterprise content management)-platform Alfresco. Met Open.suite voldoet ODH aan de Archiefwet en is de dienst voorbereid om de komst van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO).
ODH is een regionale dienst die hoofdzakelijk vth-taken (vth: vergunningverlening, toezicht en handhaving) uitvoert voor de provincie Zuid-Holland en de negen gemeenten in de regio Haaglanden. De omgevingsdienst had een modern document- en recordmanagementsysteem nodig en koos voor Open.suite. Samen met leverancier Open.satisfaction heeft ODH in zes maanden tijd de eerste fase van de implementatie van dit nieuwe systeem afgerond.
Met Open.suite kunnen alle informatiekanalen, zoals post, email en elektronische aanvragen, digitaal worden opgeslagen, een voorwaarde in de Archiefwet. Daarbij wordt ook TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden) toegepast, een model dat bijdraagt aan de standaardisatie van metadatering door overheden.
Tijdens de eerste fase is OpenWave, het zaaksysteem voor vergunning, toezicht en handhaving (vth) van ODH gekoppeld aan Open.suite. Er zijn miljoenen documenten uit de vorige omgeving gemigreerd naar Open.suite. Dit oude Sharepoint-systeem wordt op termijn uitgefaseerd. Na de zomer start fase twee en dan gaan ook de secundaire processen als beleid, werkinstructies en facilitair over naar Open.suite.
‘ODH was op zoek naar een standaardpakket zonder maatwerk voor het verder moderniseren van de informatiehuishouding. Doordat we bij de standaardfunctionaliteit van de Open.suite zijn gebleven konden we snel schakelen en dat heeft mede bijgedragen aan het succes van de implementatie’, aldus Silvion Moesan, productmanager van de Open.nl Software Group, waar Open.satisfaction een onderdeel van is.
