Identiteitsbeheer Amsterdam is chaos

'Er ontbreekt visie en kaders op het identiteitsbeheer en de toegangscontrole', aldus het gemeentedocument. Daardoor worden medewerkers onder meer 'niet uniek geïdentificeerd'.

Accounts voor werkplekken worden binnen de gemeente aangemaakt op basis van een geautomatiseerde koppeling met personeelregistratiesysteem P-Net en identiteitsbeheer-programma I-AM.

'De bedoeling van deze koppeling is het automatisch aanmaken van een account in Basis-ICT, zodra binnen de personeelsregistratie een goedgekeurd contract is opgevoerd. Deze goedkeuring duurt echter zo lang, dat een nieuwe medewerker al weken aan het werk kan zijn zonder account, doordat dit nog niet is goedgekeurd door de leidinggevende of ingevoerd is in het systeem', aldus het plan van aanpak.

Drie of meer accounts

Ambtenaren die langer in dienst zijn beschikken daarentegen vaak juist over 'drie of meer' accounts. 'I-AM zorgt voor volgnummers in het account van een gebruiker. Helaas is het zo dat bij het aanmaken van een account in een bedrijfsapplicatie er een nieuw account wordt aangemaakt met een nieuw volgnummer. Het komt veel voor dat een gebruiker drie of meer I-AM accounts heeft met verschillende volgnummers, in plaats van één account voor alle applicaties en Basis-ICT. Tenslotte krijgt een medewerker ook weer een nieuw account wanneer hij een promotie krijgt of overgeplaatst wordt. Alle historie gaat daarbij verloren.'

Onvindbare contactgegevens

Daarnaast zijn collega's lastig vindbaar in de Outlook- en Blackberry-adresboeken van de gemeente. Dat wordt veroorzaakt door een onjuiste koppeling tussen het personeelsregistratiesysteem en de basiswerkplekken van de gemeente.

'De koppeling met Basis-ICT zorgt er ook voor dat de naamgeving van de gebruiker identiek is aan die in P-Net. Op zich handig, echter zijn niet de juiste velden uit P-Net gekoppeld aan de juiste velden in Basis-ICT. Daardoor wordt er een verkeerd account aangemaakt in Basis-ICT. Bovendien worden er daardoor verkeerde namen getoond in de adreslijsten van e-mail en Blackberry, waardoor gebruikers niet meer of moeilijk te vinden zijn.'

Servicedesk

Om deze reden heeft de gemeente besloten om de koppelingen tussen het personeelsregistratiesysteem en het identiteitsbeheerprogramma te verwijderen. De werkzaamheden daarvoor zijn in volle gang. 'De afdelingen Servicedesk en Beheer zijn druk met het migreren van de historie van de mail en data naar het nieuwe accounts.'

De gemeente verwacht dat door deze maatregelen de ondersteuning van gemeente-ambtenaren zal verbeteren. 'Dit heeft als voordeel dat de Servicedesk weer snel kan handelen bij het opvoeren van nieuwe medewerkers en het optreden van incidenten.'