Wanneer werknemers tijdens hun werkuren instant messaging (IM)-programma’s gebruiken, loopt hun werkgever allerlei risico’s, zowel op juridisch vlak als wat de beveiliging van de computerinfrastructuur en verloren productiviteit betreft. Uit het onderzoek blijkt dat maar liefst 60 procent van de respondenten hiervoor geen afdoende maatregelen heeft genomen.
38 procent van de bedrijven heeft ook nog geen formele richtlijnen opgesteld over het gebruik van IM. En in 21 procent van de bedrijven die wél IM-richtlijnen hebben, worden die door de werknemers openlijk genegeerd.
De onderzoekers adviseren bedrijven dan ook om niet alleen regels op te stellen over instant messaging, maar ook de werknemers grondig in te lichten én het opvolgen van de richtlijnen af te dwingen via technologische oplossingen. “IM is een fantastische tool voor real-time communicatie, maar organisaties moeten zich bewust zijn van de risico’s die ze lopen wanneer dat ongecontroleerd gebeurt”, zegt Nancy Flynn, oprichter van The ePolicy Institute.
Reacties
Het is belangrijk bij dit soort zaken om duidelijk het prive gebruik -en het corporate gebruik van IM van elkaar te scheiden.
Ik ben een groot voorstander van het gebruik van IM voor bedrijfs communicatie en collaboratie, maar zelfs communicatie naar buiten toe kan zeer grote voordelen hebben. Zo heb ik al verschillende voorbeelden gezien van collega's die IM gebruikten om nauwe klantcontacten te onderhouden. Bij gebrek aan een bedrijfs-toegespitste oplossing hiervoor, werdt met name MSN web-messenger ingezet. Ik heb toen voorgesteld aan ICT management om een corperate IM tool in te zetten, om veilige communicatie en controle van IM verkeer en gebruik te bewerkstelligen. Dit wordt tot op heden niet serieus genomen, vanwege het ( verkeerde) 'beeld' dat managers en beheerders hebben van IM, en dat terwijl, binnen juist en afgekarderd gebruik, het huis een zeer krachtig collaboratie tool kan zijn.
Het gebruik van chat voor bedrijfsdoeleinden is in veel situaties juist aan te bevelen. Uit eigen ervaring heb ik ondervonden dat communiceren via telefoon met collega's uit bijv. Aziatische landen niet werkt omdat ze gewoon moeilijk te verstaan zijn. Bij IBM wordt Sametime gebruikt (Ook MSN messneger overigens). Sametime is goed beveiligd, omdat er met encryptie wordt gewerkt. Door chat te gebruiken blijkt dat mijn aziatische collega's met wie ik dagelijks te maken had wel degelijk hun Engels op orde hadden. Door deze chat toepassingen kan zeer veel geld bespaard worden op telefoon- en reis -kosten. Tevens geeft de mogelijkheid om te kunnen "knippen en plakken" een functionaliteit die als zeer nuttig werd ervaren wanneer er zich probleemsituaties voordeden waarbij ik een van de aziatische collega's nodig had voor bijvoorbeeld aanpassingen in code etc..
Het gebruik van chat is goed te monitoren dus ik begrijp de angst niet voor het gebruik van een dergelijk nuttig middel.