De gemeente Almere heeft na een Europese aanbesteding besloten om het volledige printerpark te vervangen met multifunctionals (mfp’s) en productieprinters van Xerox. Bij de aanvraag lag de focus vooral op de doelstelling van de gemeente om in de toekomst verzekerd te zijn van flexibele printmogelijkheden en voorbereid te zijn op de overgang naar het digitaliseren van documenten. Ter aanvulling op de gekozen configuraties implementeert Xerox een web-to-print-oplossing en follow-you-printing. De uitrol vindt naar verwachting halverwege januari plaats.

Xerox zal bij de repro drie nieuwe hoogvolume kleurenprinters installeren en op de overige locaties worden er 38 nieuwe printers en 79 mfp’s geïnstalleerd. De mfp’s zijn voorzien van een follow-you-printing-functionaliteit. Dit maakt het mogelijk om veilig, via elke gewenste printer binnen het gemeentehuis, een printopdracht te geven.

Met de invoer van een web-to-print-oplossing wordt het door middel van een gebruiksvriendelijke interface eenvoudiger om gestructureerde printopdrachten te geven. Ook kan de looptijd van de opdracht eenvoudig inzichtelijk worden gemaakt, waardoor een tijdbesparing kan worden gerealiseerd. De gemeente verwacht hiermee de interne processen goed te automatiseren en meer klantgericht te gaan werken.

Efficiënter werken

‘Voor deze aanbesteding waren we op zoek naar een partij die ons een totaaloplossing op het gebied van print kon bieden’, zegt Kars Nickolson, directeur Stafdienst Bedrijfsvoering bij gemeente Almere. ‘Na de beoordeling van de offertse scoorde Xerox als beste. Xerox slaagde ook voor het proof of concept en kreeg de opdracht. Naast de implementatie van milieuvriendelijke apparatuur, biedt de web-to-print-oplossing van Xerox ons kansen om efficiënter te werken en de klanttevredenheid te verhogen.’

‘Met de veilige en duurzame aanpassingen in het printerpark helpen wij de gemeente Almere om de stroom aan documenten en gegevens te beheren’, zegt Ralph Dullens, sales director corporate accounts bij Xerox. ‘En dan niet alleen door de printkosten te verminderen, maar ook door het verminderen van het aantal afdrukken. We gaan er dan ook vanuit dat we met deze samenwerking de dienstverlening van de gemeente naar een hoger niveau kunnen tillen.’