Het Nationaal Archief heeft afgelopen najaar geprobeerd om via een minicompetitie nieuwe opslag- en back-up-apparatuur aan te schaffen. Alleen een mislukte gunning aan leverancier PQR gooide roet in het eten. De door een rechtszaak opgelopen vertraging noopte het Haagse archief er toe een nieuwe uitvraag te doen bij de rijksbrede ROAD2016-aanbesteding.
Het Nationaal Archief was één van deelnemers aan de rijksbrede datacenterhardware-aanbesteding Easi2010 (Easi = Europees aanbesteden samenwerking ict). De winnaars van deze aanbesteding waren medio 2012 PQR, Protinus IT, de combinatie SCH Nederland (SCC)/Telindus-Isit en Scholten Awater.
Het archief plaatste onder deze raamovereenkomst op 30 juni 2016 een offerteaanvraag voor een moderne flashbased storage-en back-up-oplossing, inclusief beheer en onderhoud. PQR won deze minicompetitie met haar aanbieding, bestaande uit een Hitachi Data System (HDS)-opslagsysteem en back-up-oplossing van Commvault.
Niet in de lucht
PQR leverde de apparatuur tijdig op 23 september 2016 af, maar de hardwaredienstverlener lukte het vervolgens niet de systemen bedrijfsklaar op te leveren. Dat zou uiteindelijk volgens het bedrijf op 1 november gelukt zijn.
Daar was het Nationaal Archief het na het uitvoeren van eigen acceptatietesten niet mee eens. Volgens het archief voldeed de geleverde oplossing niet aan een belangrijke eis dat ‘de flashbased storage-oplossing van scratch af aan ontwikkeld wordt als ultrasnelle storage en dus geen traditioneel systeem is waar SSD’s in zijn geplaatst.’ Verder bleek de HDS-beheersoftware pas in het voorjaar van 2017 beschikbaar te zijn.
Na het nodige gesteggel, gesprekken en bemiddeling van IUC (Inkoopuitvoeringscentrale)-Noord (belast met het contractmanagement van de raamovereenkomst) kwamen beide partijen er niet uit. Het Nationaal Archief ontbond daarna de overeenkomst op 13 januari 2017; PQR heeft dit vervolgens in kort geding aanhangig gemaakt.
Nieuw traject
De rechtbank in Den Haag stelde in februari PQR in het ongelijk, waarop het Nationaal Archief naar een nieuwe leverancier kon gaan zoeken. Probleem was echter dat de Easi 2010-aanbesteding inmiddels was geëxpireerd en opgevolgd door de nieuwe tender Rijksoverheid Aanbesteding Datacenters (ROAD) 2016.
Een woordvoerster van het archief laat weten dat haar organisatie een van de deelnemende partijen is van ROAD2016. Zij stelt: ‘Er is een nieuw inkooptraject gestart via ROAD2016. Dat traject is op dit moment nog niet voltooid.’
Saillant detail: PQR is niet geselecteerd als leverancier van ROAD2016. Ook hier maakte het bedrijf uit De Meern tevergeefs bezwaar tegen bij de Haagse rechtbank.
