Leg beheer bij één partij die er verstand van heeft

Mijn vakgebied is het operationele beheer van decentrale documentgenererende apparaten (printers, multifunctionals, etc). Voor mij gaat beheer verder dan te kijken naar de huidige status bij de start van een contract en daarna statisch de sla uit te voeren. Bij steeds meer bedrijven zie ik de eis in tenders en aanbestedingen terugkomen: kijken naar de huidige situatie, beheer opzetten en dan: beheren én optimaliseren. Optimaliseren, oftewel het continu in de gaten houden van het machinepark en reageren op trends en daar dan weer adequaat op reageren. Dynamisch beheren, niet statisch.

Door speciale software en het goed registreren van machineparkdata, zoals incidenten, volumes en assetinformatie, kan tijdens de duur van het contract een machinepark worden geoptimaliseerd en daarmee kosten worden gereduceerd en/of gebruikerstevredenheid worden verhoogd.

Machines worden geplaatst voor te weinig volume, kleur wordt afgedrukt op een dure printer in plaats van een goedkopere mulitfunctional, kopieermachines draaien veel te veel volume, omdat de gebruikers niet naar de repro willen, verhouding gebruikers per apparaat is uit balans, etc. Ook het bijhouden van incidenten is een belangrijk punt in het beheer van een machinepark. Ligt het aan de machine, wat de gebruiker uiteraard snel roept, of hebben deze gebruikers een extra training nodig? Draait de machine veel meer volume dan waar het model geschikt voor is (gebruikspercentage): met als gevolg meer incidenten?

Het verzamelen van de juiste gegevens is nu nog vaak een verantwoordelijkheid van meerdere partijen: helpdesk voor de incidenten, ict voor de printers, facilitair voor de kopieermachines, etc. Iedere partij creëert zijn eigen rapportages en al die rapportages worden later samengevoegd. Dan blijkt steeds weer dat data mist of niet goed is opgesteld, waardoor analyse niet kan worden uitgevoerd.

Ook uit de klant steeds meer de wens over proactief beheer: "De machines staan toch aan het netwerk?" of "Jullie zien toch als er iets is met een machine?". Dat klopt, dat kan allemaal. Het doel hierbij is ontzorging voor de klant van het operationele beheer van het decentrale machinepark. Gebruikerstevredenheid staat hierbij voorop.

Door dit stuk beheer echter uit te besteden, ligt tevens het verzamelen van alle data voor de voorgenoemde trendanalyse bij één verantwoordelijke partij. Dan heb je een partij die weet hoe ze de data moeten analyseren. Meten is stap één, wat gemeten is analyseren is stap twee, aan de hand van de analyse optimaliseren is stap drie: doel bereikt. Heb vertrouwen in één partij, maak de juiste afspraken en laat zien dat beheer van een machinepark dynamisch is.