Gebruik nieuwe tools is niet vanzelfsprekend

Ook al krijgen medewerkers de beste technologische tools ter beschikking, ze gaan er niet vanzelfsprekend mee werken. Vaak maken die tools deel uit van een verandering, een andere manier van werken. En wie een verandering niet op een slimme, communicatieve manier introduceert, stuit op weerstand. Gartner verwoordt het zo: ‘The more you help people feel good about change, the more you are helping the enterprise achieve its business objectives.’

Om nieuwe technologie met succes te implementeren, is het van belang dat ict-afdelingen zich meer richten op de aanpassing van medewerkers aan nieuwe technologie. Het goede nieuws is: die medewerkers wíllen wel. Zo blijkt uit recent onderzoek van KPN Consulting dat 59 procent van de werknemers hun ict-vaardigheden graag wil verbeteren. Je ondersteunt ze daarin het beste als je aandacht besteedt aan bewustzijn, kennis, houding en gedrag.

Zijn er nieuwe technologische tools beschikbaar, informeer medewerkers dan op tijd (bewustzijn creëren). Dan zullen ze er eerder positief tegenover staan (houding). Voor ict’ers is het werken met nieuwe mogelijkheden vaak vanzelfsprekend, maar collega’s van andere afdelingen hebben vaak training nodig om hun kennis over, en het omgaan met, de nieuwe mogelijkheden te vergroten. Houding en gedrag beïnvloed je niet zomaar, maar je komt ver wanneer je medewerkers vertelt over de voordelen van de nieuwe tool voor hun werksituatie. Maak duidelijk hoe het hun werk gemakkelijker of efficiënter maakt. Dan zullen ze de tool gaan gebruiken en de voordelen zelf ervaren.

De behoefte

Er zijn verschillende middelen of leermethoden om medewerkers te laten wennen aan nieuwe technologie. Denk aan trainingen, e-learning, gamification en serious gaming. Methoden die voor de ene doelgroep werken, kunnen een averechts effect hebben op een andere doelgroep. Een training geven aan een medewerker die allang weet hoe een applicatie werkt, levert frustratie op. Kies daarom de juiste interventie voor elke groep medewerkers. nevenstaand model van Hersey en Blanchard helpt daarbij. Zij maken onderscheid tussen ‘Behoefte aan willen’ en ‘Behoefte aan kunnen’. Het kwadrant waarin u een medewerker plaatst, bepaalt hoeveel ondersteuning en sturing deze persoon nodig heeft.

Welk middel bij welke medewerkers?

In het model staat per kwadrant aangegeven wat voor soort gedragsbeïnvloeding van toepassing is. Bijvoorbeeld certificering voor medewerkers die wel willen werken met nieuwe technologie, maar het niet kunnen. In het volgende model (links) zijn deze soorten gedragsbeïnvloeding verder gespecificeerd. Zo staat er bij elk kwadrant de meest passende set interventiemethoden voor succesvolle adaptatie.

In de praktijk

Het ‘wennen aan’ nieuwe technologie - ofwel New Technology Adaptation (NTA) - begint met logisch nadenken: wat willen we precies bereiken met nieuwe technologie? Door met verschillende groepen medewerkers in gesprek te gaan, wordt inzicht verkregen in de behoefte die er is aan ondersteuning. Bij een ‘Behoefte aan willen’ gaat het er vooral om medewerkers te motiveren. Als zij ervaren dat er voordelen van de nieuwe technologie zijn voor de uitvoering van hun werkzaamheden, dan worden ze gemotiveerd deze goed te gebruiken. Dit leidt tot meer betrokkenheid en een hogere productiviteit. Ligt de nadruk vooral op ‘Behoefte aan kunnen’, dan is training van medewerkers bijzonder effectief. Dit kan klassikaal, online, met video-instructies, gamification of door inzet van serious games. Net wat per doelgroep het beste past en waar de medewerker het meest bij gebaat is.

Tips

Een gedegen NTA-traject voor medewerkers levert een organisatie veel op. Ze raken enthousiast en gemotiveerd waardoor hun productiviteit toeneemt. Een samenvatting van de aspecten die nieuwe technologie adaptatie tot een succes maken:

• Maak een gedegen analyse per doelgroep (welke impact heeft de invoering van de nieuwe technologie op uw medewerkers?)
• Stel een adaptatieplan op (zorg dat communicatie, training en ondersteuning op elkaar afgestemd zijn)
• Pas de juiste interventie toe per doelgroep (behoefte aan kunnen, behoefte aan willen)

 Klaas Betzema, consultant en projectmanager bij KPN Consulting