Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Alle digitale content in één ECM-systeem: verstandig?

 

Computable Expert

Daphne Depasse
Informatie- en Kennismanager, Depasse.nl. Expert van Computable voor de topics Datamanagement en CRM.

Alle data, informatie en kennis snel toegankelijk voor alle medewerkers op elk moment. De droom van veel bedrijven. Ecm kan de oplossing bieden. In de praktijk ontwikkelen bedrijven dan ook omvangrijke ecm-systemen waarmee alle content beschikbaar wordt gemaakt.

Er is veel discussie over het succes van ecm-systemen. Ecm-systemen zijn groot en complex. Er is altijd sprake van meerdere technologieën, meerdere applicaties en veel verschillende soorten content. Van Office-documenten tot (interactieve) afbeeldingen, beeld, webcontent en e-mails. De vraag blijft spelen: is het wel mogelijk om alle digitale content van een organisatie binnen één systeem te vervaardigen, gebruiken en te beheren? Wat mij betreft gaat hier nog een primaire vraag aan vooraf: is het wel nodig? In veel gevallen is het antwoord: nee. Hoe ouderwets het ook mag klinken: bezint eer ge begint...

Het resultaat van ecm zou moeten zijn: de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plek en in de juiste context. Maar wat is de juiste informatie? De juiste informatie is de informatie die essentieel is voor het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. De informatie die de gebruikers nodig hebben om de beoogde doelen te behalen. Niets meer en niets minder.   

Dat vraagt om een benadering van ecm vanuit de strategie van de organisatie en vanuit de content. Dat begint met bewustwording en het denken vanuit de missie, visie en doelen van de organisatie. Gevolgd door een grondig vooronderzoek met een kritische blik op de vraag en het aanbod. Eindigend met het formuleren van een strategie en het maken van goed doordachte keuzes.

Bewustwording, visie en doelen

Elk ecm-initiatief zou moeten starten met een bewustwordingsfase. Wat is ecm en wat kan het betekenen voor de organisatie? Welke meerwaarde levert ecm en wat komt bij de implementatie kijken? Als deze vragen beantwoord zijn, volgt een goede definiëring van de missie (waarom?), de visie (waarheen?) en de doelen (wat?).

Benadering vanuit de content - afstemming van vraag en aanbod

Als de missie, visie en doelen helder zijn volgt de benadering vanuit de content; een optimale afstemming van vraag en aanbod.

Vraag
De juiste informatie is het informatieaanbod dat aansluit op de vraag. De vraag bestaat uit de behoeften van de organisatie en behoeften van de gebruikers. Dat begint bij het onderzoeken naar de waarde van de content vanuit de bedrijfsdoelstellingen. Welke content is essentieel voor het behalen van de bedrijfsdoelstellingen? Wat zijn de strategische informatiedomeinen voor de organisatie, voor nu en de toekomst? En hoe kan de content beter benut worden om deze bedrijfsdoelstellingen te realiseren?
Naast de vraag vanuit het organisatieperspectief, speelt de vraag vanuit de gebruikersbehoeften. Welke content hebben de gebruikers nodig om de beoogde doelen te behalen? Welke waarde heeft deze content? Wat hebben zij nodig om hun dagelijkse werk te kunnen doen?

Aanbod
Als de vraag vanuit de organisatie en de gebruikers helder is, kan het aanbod onderzocht en gewaardeerd worden. Welke content is aanwezig in de organisatie? Wat is de kwaliteit? Is het actueel, juist en echt relevant? 
Ook met het oog op de toekomst is het voor organisaties belangrijk om keuzes te maken in het aanbod. Want wat zijn de resultaten van het ecm-systeem als de berg informatie blijft toenemen? In de komende twee jaar zullen we net zoveel informatie produceren als in de afgelopen eeuw. En daar houdt het niet op. Zonder controle over de hoeveelheid, verlies je uiteindelijk het beheer over je waardevolste bezit. Dus dat betekent keuzes maken om nu en in de toekomst de juiste content te kunnen filteren uit de informatieoverload. Welke content is echt essentieel? Waarom bijvoorbeeld alle practices ontsluiten in plaats van alleen de 'best' en de 'worst' practices? Of stapsgewijs alleen dat deel ontsluiten waarnaar in de praktijk gevraagd wordt. En is het wel nodig om het volledige archief via ecm te ontsluiten? Kortom: vele kritische keuzes maken om alleen datgene toegankelijk te maken wat er echt toe doet.

Door de vraag en het aanbod naast elkaar te leggen wordt bepaald welke content daadwerkelijk belangrijk en relevant is voor de organisatie en de gebruikers.

Strategie

En dan volgt de strategie. Een strategie waarin de richting wordt bepaald; de manier waarop de doelstellingen worden behaald. Welke content dient te worden ‘gemanaged'? Met welk doel? En op welke manier?

De strategie kan vervolgens worden vertaald naar concrete doelstellingen en projecten. En natuurlijk zijn hier (ict-) middelen voor nodig.

Dus...?

Uiteraard hangt het slagen van een ecm-systeem in de praktijk van veel meer aspecten af dan alleen een goed doordachte strategie en een benadering vanuit de content. Een ecm-systeem zal (technisch en organisatorisch) pas goed werken als het ook aansluit bij de bedrijfsprocessen, de organisatiestructuur en -cultuur, de managementstijl, het personeel en de bestaande systemen. Maar, een goed doordachte strategie, gebaseerd op de waarde van de content, is onontbeerlijk.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/2751295). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


Partnerinformatie
 

Reacties

De droom om "alles in 1 systeem" te willen is schier onuitroeibaar. Het heeft ook geen zin. Zelfs al kan het.

Eigenlijk is het enige dat werkelijk zin heeft, is bieden waar de gebruiker om vraagt.

Opdrachtgevers die "gewoon alles" willen, weten niet wat ze willen.

Hun gedachte is: aangezien ik nog niet precies weet wat ik wil, stop maar 'alles' erin, dan zit ik altijd goed en kunnen we altijd nog alles met alles mashuppen.

Het praktisch gevolg is een moloch van een systeem, wat ofwel in no time verslonst omdat het invoeren een monnikenwerk is, of met veel dwang en procedures goed gehouden wordt. Met als gevolg dat je een enorme hoop arbeid cre?ert voor toepassingen waarvan 95% er nooit zal komen.

Mijn visie: je komt meestal veel verder met heel specifieke toepassingen koppelen dan, proberen iets te maken dat alles net zo goed kan als al die systemen afzonderlijk.

Alles in een systeem is zelfs niet eens een utopie, met de huidige technieken eigenlijk zelfs ouderwets. Er zijn tal van soorten informatie die zo hun eigen specialistische vorm van verwerking vereisen. De meest bekende kennen we onder de afkortingen, CRM, ERP maar ook BI.

Al die specialistische verwerkingen in een omgeving is wellicht een utopie voor een aantal leveranciers. Maar er zullen altijd verschillen in wensen en eisen blijven bestaan, kleine kans dat die allen samen komen voor die specifieke klant. Zo kom ik uiteindelijk ook terug op mijn artikel over best of breeds.

Integratie is dus ontzettend belangrijk. En om te integreren zullen de afzonderlijke onderdelen daar goede faciliteiten voor moeten bieden.

Op dit gebied zijn er ook voldoende nieuwe ontwikkelingen in gang. Naar mijn mening zullen bijvoorbeeld SAAS en cloud computing op nieuwe manier bijdragen. Het is straks makkelijker en efficienter om verschillende systemen te integreren. Je hoeft ze straks niet eens allemaal meer in huis te nemen maar naar behoefte afnemen, daardoor zal het voor een veel grotere groep realiseerbaar worden.

In verband met 'alles in een archief' zitten we wel midden in een paradigmawisseling: Volgens mij gaat het niet meer zozeer om alles in ??n archief te stoppen, maar om alles op een beeldscherm te krijgen.

Het kan ook niet anders. De technologische ontwikkelingen gaan zo hard. Opslaan van TIFFjes en PDFjes is ondertussen wel commodity, maar deze systemen zijn meestal niet echt geschikt voor e-mails. Dus moet er hiervoor een nieuw systeem daarnaast geplaatst worden. Terwijl organisaties al nadenken hoe ze SMSjes, telefoongesprekken en filmpjes kunnen opslaan en terug kunnen vinden.

Het toverwoord blijkt Enterprise Search te zijn; maar dan de betere oplossingen die de betekenis van de content kunnen beoordelen en met de toegangsrechten, synoniemen en verschillende talen kunnen omgaan.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×