Een mooi artikel op 12 februari in De Telegraaf: staatssecretaris De Jager (Financiën) kondigt aan dat de strenge authenticiteitseisen voor het versturen van een elektronische factuur aan ondernemers komen te vervallen. Vanaf nu mag de ondernemer de factuur als een eenvoudige pdf in een e-mailtje versturen of via een portal beschikbaar stellen. De leveranciers van ecm-oplossingen staan drukke maanden te wachten.
Voor de 500 miljoen zakelijke facturen ligt zo jaarlijks een administratieve lastenverlichting van 600 miljoen euro in het verschiet. Dat is goed nieuws voor de ondernemer! Maar het bedrag valt me ietwat tegen! Volgens mij is er alleen gekeken naar het standpunt van de verzendende partij. De grootste voordelen en besparingen van elektronisch factureren liggen namelijk bij de debiteur. Zo lang hij de factuur bij binnenkomst maar niet print!
Met zijn allen naar de pot met goud
Die pot met goud is overigens niet zonder meer te bereiken. Zowel de leverancier als de debiteuren zullen actie moeten ondernemen.
Zo zal een leverancier wel afspraken moeten maken met zijn debiteuren of zij inderdaad hun facturen elektronisch willen ontvangen. Ook zal de leverancier in staat moeten zijn (grote hoeveelheden) facturen elektronisch, bijvoorbeeld als pdf gekoppeld aan een e-mail, te verzenden. Een goede pdf-converter, het bijhouden van een adresbestand met e-mailadressen van de financiële administraties van de klanten en een verzendmechanisme zijn essentieel. Een alternatief is het versturen van de facturen uit te besteden.
Ook een debiteur moet een aantal acties ondernemen. Met een goede organisatie en ondersteuning met enige ecm-technologie, zoals intelligente capture, een digitaal archief en workflow management, zijn al forse voordelen en kostenbesparingen te realiseren, 17 euro per factuur is realistisch. Bijkomende voordelen van de elektronisch afhandeling zijn dat het cash management en het risk management ook een positieve impuls krijgen.
Een belangrijk aandachtspunt voor de debiteur is dat de eisen voor het bijhouden van een goede administratie niet zijn gewijzigd. Dat betekent dat een elektronisch ontvangen factuur elektronisch moet worden gearchiveerd. Afdrukken op papier is niet toegestaan. Kortom, een debiteur die elektronisch facturen wil ontvangen doet er verstandig aan om een digitaal archief aan te leggen, want de e-mailbox is daar niet voor bedoeld.
Niet alleen winnaars
Helaas, er zijn niet alleen winnaars. De traditionele papieren manier van het versturen van facturen komt onder druk te staan. TNT Post, de leveranciers van couverteerapparatuur, de papierleveranciers en de (geoutsourcde) postkamers zullen niet blij zijn met het initiatief.
Volgens mij kun je nauwelijks verschil zien of ikzelf de factuur print en per gewone post aan mijn klant verstuur, of mijn klant print hem van de pdf die hij via e-mail ontvangt. Dus waarom mag hij door mijn klant niet worden geprint? “Afdrukken op papier is niet toegestaan”: wat een onzin! Rare jongens, die regelverzinners.
En waarom moest het eerst zo ingewikkeld, terwijl het nu blijkbaar opeens eenvoudiger kan? Rare jongens, die regelverzinners.