Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het redactionele gedachtegoed van de redactie.

Te late betaling facturen: boetes zijn geen oplossing

Een klein artikeltje was het, maar één met potentieel grote gevolgen. Woensdag 16 september 2009 stond het in het NRC Handelsblad: 'De rijksoverheid betaalt 75 procent van de facturen op tijd'. Dat was ook de strekking van een onderzoeksrapport dat de minister van Binnenlandse Zaken naar de Tweede Kamer stuurde. Kortom, 25 procent van de facturen wordt, nog steedsm, niet op tijd betaald. Reden voor de Tweede Kamer om de barricaden op te zoeken met de roep dat het onaanvaardbaar is en de overheid maar eens boetes moet gaan betalen aan het bedrijfsleven. De minister geeft aan dat er aanvullende maatregelen nodig zijn, naast de initiatieven voor e-facturatie.

'Op tijd' betekent tegenwoordig binnen de door premier Balkenende aangegeven dertig dagen in plaats van de eerder gehanteerde 45 dagen. Overigens worden langere betaaltermijnen dan dertig dagen in het onderzoek ook als 'op tijd' gezien als die waren overeengekomen met de leverancier of als de oorzaak voor de latere betaling bij de leverancier lag.

De boosheid over de te late betaling is terecht. Als een leverancier naar tevredenheid van de klant een prestatie heeft geleverd, dan mag hij ook verwachten dat de klant, in dit geval de overheid, zijn deel van de overeenkomst nakomt.

Tijd voor boetes en een extra administratielast?

Overheidsinstellingen die facturen van het bedrijfsleven te laat betalen, zouden voortaan een boete van 5 procent moeten betalen, aldus Ton Elias, Tweede Kamerlid voor de VVD. De opslag zou vanaf de eerste dag dat de overheid in gebreke blijft gevorderd moeten worden, vindt de liberaal. ‘Dan stopt die pure laksheid bij de overheid, ze werken dat parafencircus maar eens wat rapper af! Ook moeten ambtenaren die herhaaldelijk facturen te lang laten liggen, worden aangepakt tot en met eventueel ontslag. Juist nu is iedere euro op de rekening van de ondernemer er één en dit is het simpelste dat kan helpen.'

Maar wanneer is er sprake van een te laat betaalde factuur? En ligt de oorzaak dan bij de leverancier of de overheid? Geen gemakkelijk te beantwoorden vragen. De twee partijen zullen nogal eens van mening verschillen e als een boete terecht is, op welke kostenplaats ga je deze dan boeken bij de betaler en de ontvanger? Bij de financiële administratie of bij de afdeling die heeft besteld dan wel geleverd? Het bijhouden van deze administratie zal een forse administratieve last met zich meebrengen. En dat is toch ook iets waar niemand op zit te wachten?!

Aanvullende maatregelen - lange-en kortetermijnaanpak

Volgens Ter Horst zijn aanvullende maatregelen nodig om te bereiken dat facturen binnen 30 dagen worden betaald. De ministeries zullen hun werkwijze aanpassen, bijvoorbeeld door het wijzigen van hun geautomatiseerde systemen.

De overheid wil rekeningen van bedrijven elektronisch gaan verwerken, zodat ondernemers sneller hun geld hebben. Het Rijk en het bedrijfsleven hebben daarover onlangs afspraken gemaakt. In 2010 moet minimaal 10 procent van de rekeningen die de overheid krijgt, elektronisch worden verwerkt. In 2014 moet het om 80 procent gaan.

Het organiseren en realiseren van deze e-fcturatie vergt echter de nodige voorbereidingen bij zowel de leveranciers, de klanten als de leveranciers van de verwerkende (financiële) systemen. Ook de acceptatie zal de nodige tijd vergen.

Om te voorkomen dat de overheid in de tussentijd wordt geconfronteerd met boetes en extra administratieve laten, is het verstandig dat zij, aast het e-fturatiespoor, ook zwaarder inzet op een kortetermijnstrategie, met het geautomatiseerd verwerken van papieren facturen.

digitaliserenDe daarvoor benodigde technologie, scannen, herkennen, gegevens extractie, workflow, document archivering, is volwassen en ruim voorhanden. Bovendien kan deze technologie ook voor andere bedrijfsprocessen worden ingezet.

Onderzoeken hebben bovendien aangetoond dat er op korte termijn veel geld valt te verdienen met de eerste stappen van geautomatiseerde factuurverwerking. Realisatie is eenvoudiger en directe besparingen van 8 tot 13 euro per factuur zijn realistisch, evenals het terugbrengen van de gemiddelde betaaltermijn tot twintig dagen. Die besparing wordt grotendeels behaald door het elimineren van tijdrovende en vaak overbodige werkzaamheden, zoals het dubbel invoeren van gegevens en het handmatig bewaken van de voortgang.

De investering die nodig is om de kortetermijnstrategie invulling te geven kan zo worden gefinancierd door de besparing op de boetes voor te laat betalen!

Over een jaar weten we meer

Volgens minister Ter Horst wordt het onderzoek naar het betaalgedrag van de departementen over een jaar herhaald en wordt bezien of de maatregelen tot verbetering hebben geleid. Laat de politiek niet gaan wachten op de uitkomsten van de langetermijnstrategie, maar nu ook sterk inzetten op de kortetermijnaanpak: de toepassing van enterprise content management ter optimalisatie van het factuurverwerkingproces!

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/3089730). © Jaarbeurs IT Media.
?

 

Reacties

Als de overheid, net als alle andere bedrijven, zich nu gewoon aan de Europese Richtlijn (2000/35/EG) ter Bestrijding van Betalingsachterstand had gehouden (welke een aantal jaren geleden al in de Nederlandse wetgeving is verwerkt) dan was dit probleem al veel eerder opgelost.
Zie http://ec.europa.eu/enterprise/regulation/late_payments/leaflet_nl.pdf
Dan zie je meteen dat dit expliciet ook voor overheden geldt en dat je niet uit je duim hoeft te zuigen hoeveel de rente zou moeten zijn. Dat is allemaal allang middels deze richtlijn geregeld. De rente is namelijk gewoon 7% plus opslag (dus geen arbitraire 5%) en direct na het verlopen van de 30 dagen invorderbaar, zonder ingebrekestelling. Als de betaling wordt betwist, dan dient de rechter verplicht binnen 6 maanden uitspraak te doen.
Waarom kan de overheid niet gewoon het goede voorbeeld geven en doen wat wettelijk is geregeld?
Waarom besteden de kamer en de ministers hun kostbare (door ons betaalde) tijd aan zaken die allang geregeld zijn? Besteed die tijd liever aan het zorgen dat het gewoon gebeurt.

Expert
Richard  Fransen

drs. Richard Fransen
Strategy Consultant ECM, Wortell. Expert van voor het topic .
Hele profiel

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×