Veel organisaties kampen elke dag met informatie-uitdagingen. Zij hebben diverse projecten in het leven geroepen en ook een batterij aan tools, strategieën en andere middelen om hun informatie te beheren. Sommige projecten zijn succesvol, maar de meeste niet. Beslissers hebben geen idee wat de opbrengst van al die projecten en tools eigenlijk is.
Een aantal jaren geleden werd ik gevraagd door een aantal mensen van Wipro en Real Story Group om mee te werken aan een enterprise content management maturity model, genaamd ecm3. Dit model zag een tweede versie in juni 2012.
Volwassenheid telt
Medio 2012 hadden we 8500 downloads van het ecm3-model en zag een afgeleid model het licht in de vorm van het dam3 (digital asset management)-model. Dit bewijst dat dit volwassenheidsmodel in een behoefte voorziet.
Het ecm3-model is in mijn ogen zo waardevol omdat het echt inzicht biedt in waar je staat met de informatievolwassenheid en welke stappen je moet nemen om naar een volgend niveau te komen. Op dit moment pas ik het model toe in drie projecten. Een project is voor een overheidsorganisatie met meer dan dertigduizend medewerkers, waar honderden miljoenen documenten, records, e-mails en html-pagina's rond gaan. Er zijn diverse enterprise content management (ecm)-projecten die wij nu tegen het licht van het ecm3 volwassenheidsmodel houden.
Geen wedstrijd
Het ecm3-model kent dertien dimensies, van business expertise, alignment en scope tot vindbaarheid, hergebruik en gebruiksvriendelijkheid. Deze dimensies zijn verdeeld in de groepen: organisatie, informatie en systemen. Er zijn vijf volwassenheidsniveaus: onbeheerd, beginnend, formaliserend, operationeel en pro-actief.
Het ecm3-model is geen wedstrijd van 'Wie scoort het hoogst'. Het gaat niet er om op welke plaats je staat, maar om wat je moet doen om naar een hoger niveau te komen en om wat de samenhang is met de andere dimensies. Dit geeft meer inzicht dan (sec) je positie in de volwassenheid.
Verwachtingsmanagement
Het vaststellen van je ecm-volwassenheid is essentieel in ecm-projecten, ook bij toolselecties. Het helpt de verwachtingen te beheren en het helpt beslissers bij het prioriteren van projecten. Als het volwassenheidsniveau eenmaal is vastgesteld, wordt het al snel duidelijk welke maatregelen en/of tools moeten worden binnengehaald.
Het tweede project waar ik het ecm3-model toepas is een financiële instelling met meer dan tweehonderd miljoen documenten waar wij de informatievolwassenheid bepaalden bij de start van een selectieproces. Dit hielp ons om binnen de organisatie duidelijk te maken dat de werkelijke uitdaging niet zozeer lag in het vervangen van de tooling als wel in het ecm-beleid, de architectuur en de herbruikbaarheid van de content.
Het derde project is een it-organisatie waar het ecm3-model duidelijk maakte dat men nog niet toe was aan een complete ecm-suite. Er waren nog te veel organisatorische uitdagingen. In plaats daarvan konden wij het management ervan overtuigen dat een basaal database management systeem (dms) met collaboration-mogelijkheden voor nu meer dan voldoende was.
Samen werken aan volwassenheid
Zoals de informatievolwassenheid een multidisciplinair onderwerp is dat zonder organisatiebrede samenwerking niet van de grond zal komen, zo ook het ecm3-model gebaat bij samenwerking. Het ecm3-model is een in de open community ontwikkeld initiatief. Ik nodig iedereen van harte uit om het ecm3-model toe te passen en ervaringen uit te wisselen. Binnenkort verschijnt er een Nederlandse vertaling met diverse extra hulpmiddelen. Meer informatie vind je op www.ecm3.org.
