Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

De dode vis wordt duur betaald

 

Computable Expert

Tom van Maanen
Managing Consultant, Capgemini. Expert van Computable voor het topic Datamanagement.

Herkent u dit? In de projectmeeting wordt een uitdagende opleverdatum afgegeven. 'We gaan met ons project op 1 januari in test en daarna op 1 mei in productie'. Stoere taal. Gevolgd door stilte bij de projectmedewerkers. Gevolgd door wat ongemakkelijke stilte. Het ruikt een beetje raar. Wat is hier nu aan de hand?

Na de projectmeeting, bij de koffie automaat, buiten het zicht van de projectleider kijken de projectleden elkaar aan. Zorg spreekt uit hun blik. 'Dat gaan we niet halen', zegt er een. 'Klopt', zegt nummer twee. 'Tja', zegt nummer drie. En ieder gaat weer naar zijn plaats om verder te werken. 

Het project gaat door. En de projectleden houden zich stil, tenzij hen wat gevraagd wordt. En de antwoorden zijn veelal positief.

Maar langzamerhand begint het project naar dode vis te ruiken. De geur van een massieve mislukking begint rond het project te hangen. In het boek 'Adrenaline Junkies and Template Zombies: Understanding Patterns of Project Behaviour' van Hruschka et al. heet dit dan ook een dode vis-project. Het stinkt, iedereen ruikt het, maar niemand zegt het hardop. De organisatie is zo gefocust op succes dat de projectleden het wel uit hun hoofd laten om enige twijfel te laten merken. Ze kennen allemaal wel het voorbeeld van die ene medewerker die een enorme douw kreeg toe hij het waagde om enige twijfel te uiten. Ze blijven hun best doen, terwijl de geur van dode vis rond de kuiten hangt.

Langzaam, stil, maar zeker rolt het project naar een mislukking toe. De promotie naar test lukt niet op de afgesproken datum. En de vis klapt uit elkaar en verschillende mensen krijgen een stuk smurrie dat nog lang op hun curriculum blijft hangen.

Hoe had je dat nu als projectleiding kunnen zien aankomen?

Er zijn verschillende signalen die een dode vis-project aangeven.

Een signaal is het verloop van medewerkers. Het is natuurlijk normaal dat medewerkers na verloop van tijd aangeven dat ze toe zijn aan een andere uitdaging. Maar als er in korte periode, een paar maanden voor de oplevering, ineens meerdere medewerkers aangeven dat ze plotseling een andere rol weggelegd zien, kan dat wijzen op rotte vis. Het zou zo maar kunnen zijn dat die medewerkers zich uit de voeten maken, voordat de vis gaat barsten.

Een ander signaal is het signaal van taken die niet afgemaakt worden, maar waarbij het werk wel gewoon door lijkt te gaan. Het logisch datamodel is niet af, maar er wordt al wel gewerkt aan een fysiek datamodel. Het ontwerp is ook nog niet af, maar er wordt al wel gebouwd. Als er teveel mijlpalen niet gehaald worden, kan dat wijzen op een dode vis. Het project pakt wel steeds meer taken op, maar de toeschouwer ziet dat er heel weinig wordt afgemaakt. Je ziet dat het project al deze mijlpalen voor zich uitschuift. Anderzijds blijft de belofte staan dat het systeem op het afgelopen tijdstip in productie zal gaan. De geur van dode vis dringt zich op.

Een volgend signaal is ongemakkelijke stilte bij medewerkers. Zie je een projectmeeting met medewerkers die echt niets zeggen? Zie je echt geen enkele reactie op de afkondiging van een nieuwe deadline? Allemaal signalen dat je hier mogelijkerwijs een dode vis-project ziet. De medewerkers houden zich stil omdat ze het idee hebben dat hun zorg toch niets meer uitmaakt. 

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4990021). © Jaarbeurs IT Media.

6


Lees meer over


 

Reacties

Ha ha, een leuk artikel is dit maar ook heel herkenbaar. Projecten die niet kloppen maar niemand die iets durft te zeggen of zijn twijfels uit. Ook omdat het ongewenst is. Terwijl de projectleiding al op voorhand aan de uitvoerenden moeten vragen: wat denken jullie ervan? Dat is een vraag die niet vaak gesteld wordt. Oog hebben voor de indirecte signalen is het antwoord. Ik vraag me af als het eerdere stadium al niet klopte men wel oog voor heeft voor signalen. Vaak is het gewoon doorgaan tegen beter weten in waarbij kritische noten ongewenst zijn.

Dus het project moet o.a. gestuurd worden op :
- het verloop van medewerkers
- taken die niet afgemaakt worden, maar waarbij het werk wel gewoon door lijkt te gaan.
- ongemakkelijke stilte bij medewerkers
?

Nog geen project management methode tegengekomen waar daar iets mee gedaan werd. Maar misschien zit er ook een luchtje aan die methoden :-)

Leuk artikel om te lezen, maar het lijkt me wel een erg domme projectleider als die geen clue heeft wat er bij projectmedewerkers leeft. Redenen van projectfalen zijn legio, maar ik praktisch alle gevallen ben je blind als je episch falen niet aan ziet komen.

Falen kan iedereen gebeuren, maar het niet aan zien komen is vaak wel een teken aan de wand van competentie gebrek. Ofwel, dan zit je op de verkeerde plek of beroep.

De eerste vraag die hier gesteld moet worden is of auteur reageert op reacties of zelf ook de ongemakkelijke stiltes laat vallen. Tenslotte is het nogal een open deur om te stellen dat politiek vaak de oorzaak is van falende projecten. Dode vis of ingeblikte onzin?

Leuk verhaal Tom.

@Mauwerd,
Ik geloof niet dat jouw 'conclussie' hetgeen is waar Tom op aan stuurt.

Ik denk eerder dat de aanvulling van Henri het probleem beschrijft.
Een projectleider die geen idee heeft wat er werkelijk speelt, of welicht vooral bezig is zijn onhoudbare positie te verbloemen.

Ik moet onwillekeurig even denken aan de problemen bij de belastingdienst.

@Henri @Pascal Dat verbloemen is toch niet zo gek? Het is vaak doordouwen tegen beter weten in en handhaven is minstens zo belangrijk als een goed project af te leveren. Dus ook al zie je het aankomen dat het misgaat dan is het misschien toch slimmer om je mond te houden of je op de vlakte te houden. Het spel van geen verantwoordelijkheid nemen en kunnen wijzen als het mis gaat is is ook belangrijk!

Louis doet zich ook vaak wat naief voor op dit forum. Ook een vorm van wel inzicht hebben maar mond houden.
Maar stiekum snapt hij precies hoe de zaak draait : het gaat erom in te stappen en mee te draaien.

@Ewout: ik heb vanochtend dit artikel snel doorgenomen. Omdat de auteur nooit eerder in het verleden op zijn artikelen gereageerd had, zag ik ook af van reactie op zijn stuk. Maar goed, nu doe ik het toch :-(

Als PM/PL zou je in de beginfase scherp moeten kijken naar de haalbaarheid van je opdracht. In dit kader kijk je naar je beschikbare tijd, geld, resources etc. Deze informatie heb je verder nodig voor je eerste risicoanalyse. Doe je dat niet dan moet je ook niet klagen over "dode vis", dat heb je ook aan jezelf te danken.

P.s. met "jij" bedoel ik de PL/PM en niet de auteur.

Dit soort projecten zie je vaak bij consortiums, waar na verloop van tijd bij de verschillende partijen de gewoonte ontstaat om naar elkaar te gaan wijzen wanneer iets fout loopt of te laat wordt opgeleverd.

Wat mis ik nou toch..... ehmmmm .... ehmmmmm..... hoe heet dat ding nou toch.....

Een PID?

Veel (deel)projecten hebben een deadline en de kunst is te voorkomen dat die deadline tegelijkertijd de uiterste houdbaarheidsdatum wordt. Mijn ervaring met projectmatig werken is dat het succes van een traject negatief kan worden beïnvloed door het stellen van harde deadlines. Daarnaast is het van belang dat het project is gebaseerd op heldere wensen en realistische verwachtingen en last but not least speelt de samenstelling en betrokkenheid van het team een belangrijke rol.

Deadlines zijn in enkele gevallen noodzakelijk, bijvoorbeeld omdat nieuwe wet- en regelgeving van kracht wordt, waaraan moet worden voldaan. Waar het niet noodzakelijk is werkt het vaker remmend dan bevorderend op de resultaten. Vergelijk het met de sporter die buiten wedstrijdverband topprestaties neerzet, maar in officiële wedstrijden de limiet niet haalt.
Het is belangrijk goed te communiceren en transparant te zijn als het gaat om uitgangspunten, doelen, voortgang en koerswijzigingen. Niets is zo frustrerend als een project dat van links naar rechts zwalkt zonder dat duidelijk is waardoor dat komt en welk doel er mee wordt gediend. Onduidelijke requirements die continu wijzigen door voortschrijdend inzicht zijn funest. Werk met een vastgestelde set en parkeer de rest als RFC. En knip je traject in hapklare brokken.
Zorg dat het team werkt via een vastgestelde procedure en vastgelegde TBV. Medewerkers die de hakken in het zand zetten moet je zo snel mogelijk uit je projectorganisatie (laten) halen, of ze alsnog motiveren zich in te zetten. Lukt geen van beiden, ook niet via de lijn, benoem dan het potentiële risico in een exception report.

Behalve de genoemde, zijn nog wel meer zaken die je aan de basis op orde moet hebben. En dat is precies waar het om draait: een “dode vis project” is dat al vanaf de start als niet aan een aantal essentiële voorwaarden is voldaan.

@Mauwerd : Geweldige reactie. Begin steeds meer fan van je te worden.
Ik ben het helemaal met je eens.

Wat je ook ziet is dat de PL/PM door de tijd heen verandert. De PL stapt dan op een rijdende trein. Of het project loopt zo lang en door voortschrijdend inzicht is het project op een glijdende schaal terecht gekomen het bekende "bleek complexer dan gedacht".

Maar rotte vis herken je zo en het zijn belangen die ervoor zorgen dat men de lucht negeert.

Haha Ewout en Mauwerd. Al draagt Mauwerd natuurlijk wel een valide punt aan.

Ik ben benieuwd of de auteur nog uit zijn winterslaap gaat komen.

Het verhaal is voor mij herkenbaar, ook al moet ik me aansluiten bij de anderen, wie als projectleider/manager die signalen niet registreert heeft het verkeerde beroep.
In het verleden heb ik (te) vaak wel mijn grote mond opengetrokken, dat wordt niet gewaardeerd, dat heb ik ervaren maar ik houd nooit die klep dicht.
De projecten die ik zelf geleid heb, hebben deze problemen nooit gehad, mede omdat ik iedereen aanspoor open te reageren ook als er iets niet bevalt. Naar het motto "to assume makes an "ass" out off "u" and "me".
Wie projectleider wil zijn moet minstens kunnen communiceren en non-verbale communicatie begrijpen.
Dat politiek vaak een storende rol speelt is waar, dat voorkom je door het spelletje deels mee te spelen, betrek de grootste dwarsliggers in het project, maak gelijkwaardigheid in de projectteams een randvoorwaarde en spreek dit soort personen aan op hun gedrag natuurlijk in "de groep", 10 tegen 1 dat dat werkt.

De situatie in dit artikel beschrijft m.i. een typisch watervalscenario. Ik wil niet zeggen, dat een methode als agile/scrum zaligmakend is, maar met het elke dag overleggen en met de collectieve verantwoordelijkheid van de teamleden, komen tegenvallers in elk geval eerder aan het licht.

@Reza
Als eerste vermoed ik dat de auteur niet de geur van haring bedoelt maar de stank van aangespoelde potvissen, biologisch gezien een zoogdier maar je bent een kniesoor als je op de details let. Want het gaat helemaal niet om weglopende projectleden of projectleiding maar om alle hun kont eruit draaiende politieke figuren.

"De organisatie is zo gefocust op succes dat de projectleden het wel uit hun hoofd laten om enige twijfel te laten merken."

Dat duidt op een organisatie probleem, er wordt net zolang doorgezwommen totdat project reddeloos gestrand is wat nogal gebruikelijk is in de publieke sector waar niet het product maar het proces bepalend is voor het succes. Idee wat je hebt over de rol van PM/PL hierin lijkt me nogal naief, beetje als het verhaal van Moby-Dick.

Ewout slaat mijns inziens deels de spijker op z'n kop. Wat hier geschetst wordt is een organisatieprobleem, vooral de cultuur die gekweekt is binnen de organisatie.

In een organisatie zoals geschetst is een angstcultuur gecreëerd, waar mensen niet meer durven te zeggen wat er aan de hand is omdat ze hier meteen op afgerekend worden (je klaagt alleen maar, je ziet alleen maar problemen en geen oplossingen, je bent niet constructief enz enz).
Als medewerker wordt je daar al niet vrolijk van, als projectleider/-manager helemaal niet.

Het liefst wordt gestuurd op basis van mooie grafiekjes en diagrammen, waardoor (schijn-)zekerheid wordt gecreëerd en iedereen elkaar voor de gek houdt, totdat de rotte vis uit elkaar spat...

@ HK
Stuur mij eens een e-mail, dan praat ik je graag even bij.

Ewout:
Meer dan 80% van de boeken op de site van managementboeken.nl hebben te maken met coachingsvaardigheden in projectomgeving. Een PM dient behalve (harde)projectmanagement-skills ook nog coachingsvaardigheden te hebben.
De angstcultuur, onbetrokkenheid en dit soort problemen moet je als PM met je coachingsvaardigheden kunnen oplossen. Wanneer je als coach capabel bent dan creëer je synergie in je projectomgeving zelfs als het geur van dode vis in de lucht hangt.

En als de organisatie in vergaande staat van ontbinding is dan hebben we het over een ernstig probleem en niet alleen het geur van dode vis. Daar kun je ook in je eentje als PM niks aan doen.

Overbodige discussie waarom dit zo is..klein voorbeeld,

leverancier A, project en randvoorwaarden gelijk aan leverancier B, kostenplaatje gelijk,project calculatie en oplevering komt uit op een project gedurende 1 jaar.

leverancier B project en randvoorwaarden gelijk aan leverancier A,kostenplaatje gelijk,project calculatie en oplevering komt uit op een project gedurende 6maanden.

Iedere manager/bedrijf/persoon kiest uiteraard voor de snelle leverancier...hoe zou het nu komen dat een leverancier iets verkoopt waar nagenoeg nooit de deadline behaald wordt ? eerlijkheid duurt helaas niet altijd het langst..geen verkoop=geen klanten=geen business

@NumoQuest: dat doe je toch meestal hier al? ;-)

@Mauwerd Dat is niet iets waar ik gemakkelijk in meega, mond houden en meehobbelen. Integendeel, voel me in die zin onafhankelijk genoeg en zelfs onderdeel van het werk. De vraag is wel tot waar en als je op een prettige manier toch leuk werk kan doen en met leuke mensen werkt is het ook mooi. Tsja, misschien een tikje naief, een ideaal slachtoffer voor de beter kantoorhumor.

@Henri Precies dat: "Maar rotte vis herken je zo en het zijn belangen die ervoor zorgen dat men de lucht negeert."

@PaVaKe Ik vraag me zelfs af of die rotte vis wel uit elkaar barst. Ik kan me van lange tijd terug herinneren dat de rotte vis feestelijk werd ingeluid met een feestelijke borrel en ronkende toespraken.

Dit artikel gaat volledig voorbij aan de echte oorzaak van wat hier 'dode vis'-projecten genoemt worden. De beschreven symptomen kunnen wellicht kloppen, maar er zal geen projectmanager zijn die zonder die symptomen de rotte vis niet ruikt.

In mijn ervaring is de oorzaak van dit soort projecten dat noch de projectleden, noch het project management invloed kan uitoefenen op de besluitvorming rond de deadlines en opleverdata. Het ligt simpelweg buiten hun 'span of control'. Projectleden worden apatisch.

Degene boven het project die de 'onhaalbare' deadlines stelt (en belangrijker: er aan vast houdt) doet dit ook niet zonder reden.
Dit heeft alles te maken met de waarheid: 'onder druk word alles vloeibaar'. Wanneer een project eigenaar telkens de deadlines uitstelt op het moment dat de projectleden gaan piepen dat het niet haalbaar is, dan zaten we nu nog te wachten op de oplevering van de Delta Werken :-)
Wanneer een dergelijk project daadwerkelijk faalt is dit vooral te danken aan een falend top management, niet het project management.

Kortom; Artikel beschrijft een aantal symptomen van iets dat dat je ook zonder deze symptomen wel kunt zien.

@ HK

Nou nee, ik had een leuke whitepaper nog voor je liggen vandaar :O)

Iedereen die heeft gereageerd hartelijk dank. Als ik de reacties zo lees, herkennen de meesten van jullie wel de geur van rotte vis. Sommigen vonden het eigenlijk wel vanzelfsprekend dat je moet letten op de menselijke factor in projecten en dat je moet letten op verschillen tussen de Excel werkelijkheid en de 'echte' werkelijkheid.
Maar ik denk dat we hier voor de toekomst toch wel een forse uitdaging hebben. We werken niet langer op een fysieke plaats, maar we werken op verschillende plaatsen. En dat gaat verder dat af en toe een dagje thuis werken. Soms hebben we onze collega's in een andere land werken/ wonen. Daarmee hebben we toch een forse uitdaging als gaat om het voorkomen van dode vis projecten.

Inmiddels is er n.a.v. de reacties een nieuwe opiniebijdrage door Tom van Maanen ingediend: http://www.computable.nl/artikel/opinie/datamanagement/4997618/4445906/de-dode-vis-wordt-duur-betaald-2.html

@Sander & Tom

Aan zeemeeuwen hangt ook altijd een geur van rotte vis: Hard krijsen, iedereen op zijn kop schijten en dan hard weg vliegen.

Vrijwel alle projectmanagers en architecten die ik in de loop van de jaren ben tegengekomen leven in een wonderwereld koekkoeksland dat op geen enkele maar dan ook geen enkele wijze aansluit bij de uitvoering van de werkzaamheden, werkzaamheden die bovendien gedaan worden door mensen die:

1) beter zijn opgeleid,
2) slimmer zijn,
3) gemotiveerder zijn

In de echte wereld zijn het de projectleiders en architecten en hun wonderwereld koekkoeksland dat naar rotte vis stinkt.

Overigens, in goede projecten en bedrijven is dat anders. Alleen in het ouderwetse en ultra hiërarchische Europa zul je die niet veel tegenkomen.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×