Computable.nl
  • Thema’s
    • Carrière
    • Innovatie & Transformatie
    • Cloud & Infrastructuur
    • Data & AI
    • Governance & Privacy
    • Security & Awareness
    • Software & Development
    • Werkplek & Beheer
  • Sectoren
    • Channel
    • Financiële dienstverlening
    • Logistiek
    • Onderwijs
    • Overheid
    • Zorg
  • Computable Awards
    • Overzicht
    • Nieuws
    • Winnaars
    • Partner worden
  • Vacatures
    • Vacatures bekijken
    • Vacatures plaatsen
  • Bedrijven
    • Profielen
    • Producten & Diensten
  • Kennisbank
  • Nieuwsbrief

De route naar digitaal

17 juni 2015 - 09:145 minuten leestijdOpinieCloud & Infrastructuur
Sabine Holocher
Sabine Holocher

Scannen van documenten is populair. Wie snel een papieren document vanuit een andere locatie nodig heeft, is met een scan direct te helpen. Kijk rond op de scannermarkt en het valt op dat die zeer gevarieerd is. Het belangrijkste onderscheid ligt in het formaat. Een flatbedscanner bijvoorbeeld kan elk item aan: van document en negatief tot en met foto’s en zelfs – binnen bepaalde grenzen – 3D-objecten. Andere scanners richten zich op één of meer formaten. Een fotoscanner bijvoorbeeld is speciaal voor foto’s, dia’s en negatieven. Documentscanners ondersteunen een brede variëteit van documenten. Dit type is uiteraard het meest te vinden in kantooromgevingen.

Het grootste voordeel van een goed uitgeruste documentscanner is, dat hij verschillende documenten gelijktijdig kan verwerken, met in de meeste gevallen mogelijkheden voor eenvoudige automatische beeldcorrectie. Het papierinvoersysteem is meestal gericht op grote documenten, zoals A4. Documentscanners hebben een automatische documentinvoer (automatic document feeder – adf) voor het verwerken van stapels papier.

Dankzij hun invoerfunctionaliteit bieden documentscanners een hogere snelheid dan flatbedscanners en multi-function printers (mfp’s). Documentscanners besparen tijd en ruimte door een hogere beeldkwaliteit en tot wel tien keer kleinere bestandsgroottes. De snelheid is aan te passen aan de specifieke taak. Voor desktopscannen is een snelheid van 25 A4-pagina’s per minuut in de regel genoeg. Een postkamer in een grotere organisatie heeft behoefte aan snellere systemen met snelheden tot wel honderdduizend A4-pagina’s per dag.

Cruciaal voor de kwaliteit van elke scanner is de resolutie die in de regel wordt uitgedrukt in dots per inch (dpi). Dots per inch geeft de resolutie aan, waarmee een afbeelding wordt gescand. Resoluties tussen de 300 dpi en 400 dpi zijn in de regel genoeg voor optical character recognition (ocr). Wanneer een beeld gescand moet worden voor reproductiedoelen, is ondersteuning tot 1200 dpi of zelfs meer vereist.

Formaten

Naast formaten als tiff of jpg worden de meeste documenten geconverteerd naar pdf’s die doorzoekbaar zijn. Tekstinformatie die aanvullend is op de beeldgegevens, wordt op hetzelfde moment vastgelegd als waarop de pdf gegenereerd wordt. Ocr, dat alle leesbare informatie in de vorm van paragrafen, figuren en tabellen vastlegt, draait op de achtergrond en voegt dit samen met de pdf. Wie vervolgens de doorzoekbare pdf opent, ziet een afbeelding van het originele document, terwijl de informatie die door ocr is verzameld, door zoekopdrachten en andere functies op de achtergrond beschikbaar is. De pdf heeft zich zo ontwikkeld van een eenvoudige reproductie van een document naar een waardevollere digitale bron van informatie.

Formulieren

Bij elke organisatie zijn wel formulieren in gebruik. Geen enkele overheidsinstelling bijvoorbeeld kan erzonder. Ook voor verzekeraars en zorginstellingen spelen dit type gestandaardiseerde documenten een belangrijke rol. Het is daarom cruciaal dat een scanner een formulier herkent en snel kan classificeren. Bij het automatisch interpreteren van een formulier is het normaal gesproken vereist dat iedere pagina dezelfde structuur heeft en dat de inhoud altijd op dezelfde plek staat.

Formulierherkenningssoftware wordt echter steeds intelligenter en is nu bijvoorbeeld in staat om klant- en contractnummers, figuren of rekeningnummers ook op andere plaatsen in het document te herkennen. Dat is scannen op zijn best, met één druk op de knop.

Ook gebruiksgemak is een kenmerk van een kwaliteitsscanner. Moesten gebruikers tot voor kort genoegen nemen met cryptische tekstmenu’s, nu beschikken zij over grote displays en een zeer gebruiksvriendelijke interface. Hierdoor is de bereidheid om met scanners te werken ook toegenomen, en is de desktopscanner voor kleine aantallen documenten populair geworden.

Deze features helpen de gebruiker bij het beheren van het volledige scanproces. Daarnaast zijn individuele gebruikersroutines voor specifieke taken in te stellen, zoals het converteren van tekst naar doorzoekbare documenten, en het opslaan daarvan in de cloud met slechts één druk op de knop. Zodra deze routines zijn ingesteld, hebben medewerkers geen verdere training nodig. Dat bespaart tijd en is ook een belangrijke factor in de acceptatie van nieuwe technologieën. Nog een ander voordeel is het verkleinen van foutkansen.

Ook de scannersoftware is belangrijk

Scanners zijn uitgerust met software-interfaces zodat ze documenten kunnen doorsturen naar een enterprise content management (ecm)-systeem of archief. Naast de standaarddrivers – waarvan Isis en Twain de bekendste zijn – zijn downstreams-oftwareapplicaties steeds verfijnder en moderner geworden. Het aantal documenten stijgt snel en digitale initiatieven zorgen voor nieuwe eisen.

Van scannen naar Scannen-naar-Proces

Ondanks de indrukwekkende mogelijkheden van moderne scanners moeten we niet uit het oog verliezen dat scannen alleen niet genoeg is. Digitale documenten moeten doorgeleid kunnen worden naar productieve processen. Scannen-naar-Proces is dan ook de nieuwe mantra. Uiteraard is de kwaliteit van de gescande afbeelding leidend, maar scannen is nu ook de eerste stap in een volledig digitaal bedrijfsproces. Producenten van scanneroplossingen werken nauw samen met independent software vendors (isv’s) en systeemhuizen om complete oplossingen te bieden en integratie mogelijk te maken met documentmanagementsystemen (dms) en ecm-omgevingen.

Bedrijven in nagenoeg elke branche profiteren van de mogelijkheden om gescande informatie in hun processen en applicaties op te nemen. Bedrijven, overheden, zorginstellingen, het onderwijs, kleine bedrijven en zelfs freelancers en zzp’ers halen zo meer uit hun bestaande processen en oplossingen.

Sabine Holocher, pr- en social media-manager EMEA bij Fujitsu-onderdeel PFU (EMEA)

Meer over

ECMPDF

Deel

    Inschrijven nieuwsbrief Computable

    Door te klikken op inschrijven geef je toestemming aan Jaarbeurs B.V. om je naam en e-mailadres te verwerken voor het verzenden van een of meer mailings namens Computable. Je kunt je toestemming te allen tijde intrekken via de af­meld­func­tie in de nieuwsbrief.
    Wil je weten hoe Jaarbeurs B.V. omgaat met jouw per­soons­ge­ge­vens? Klik dan hier voor ons privacy statement.

    Whitepapers

    Computable.nl

    Bouw de AI-organisatie niet op los zand

    Wat is de afweging tussen zelf bouwen of het benutten van cloud?

    Computable.nl

    Slimme connectiviteit: de toekomst van bouwen

    Hoe stoom jij jouw organisatie in de bouw en installatie sector klaar voor de digitale toekomst?

    Computable.nl

    De weg van dataverzameling naar impact

    Iedere organisatie heeft data, maar niet iedereen weet hoe je het goed gebruikt. Hoe zet je waardevolle informatie om in actie?

    Meer lezen

    ActueelInnovatie & Transformatie

    Groningse doorbraak bij 3d-printtechniek voor robotjes

    Ontslagen
    ActueelCarrière

    ASML ontslaat it-manager om dubbelrol, IFS brengt ai-agent naar fabrieksvloer (en meer)

    AchtergrondCloud & Infrastructuur

    Overname E-Storage is voor PQR strategische zet in bescherming klantdata

    ActueelSecurity & Awareness

    Kort: PQR lijft E-Storage in, Fox-IT en Xerox it-partners van de Navo-top (en meer)

    ActueelCarrière

    Kort: Wagenaar wint Microsoft Power Women Award, Deense investeerder neemt Aimms over (en meer)

    Satelliet
    ActueelCloud & Infrastructuur

    Kort: Nederland en Europa te kwetsbaar in de ruimte, Huizen ruilt OGD in voor DSC (en meer)

    Geef een reactie Reactie annuleren

    Je moet ingelogd zijn op om een reactie te plaatsen.

    Populaire berichten

    Meer artikelen

    Uitgelicht

    Partnerartikel
    AdvertorialInnovatie & Transformatie

    Computable Insights

    Een ai-agent die klantvragen afhandelt. Dat is een van de nieuwste troeven van softwareproducent Salesforce, dat daarmee meesurft op de...

    Meer persberichten

    Footer

    Direct naar

    • Carrièretests
    • Kennisbank
    • Planning
    • Computable Awards
    • Magazine
    • Abonneren Magazine
    • Cybersec e-Magazine

    Producten

    • Adverteren en meer…
    • Jouw Producten en Bedrijfsprofiel
    • Whitepapers & Leads
    • Vacatures & Employer Branding
    • Persberichten

    Contact

    • Colofon
    • Computable en de AVG
    • Service & contact
    • Inschrijven nieuwsbrief
    • Inlog

    Social

    • Facebook
    • X
    • LinkedIn
    • YouTube
    • Instagram
    © 2025 Jaarbeurs
    • Disclaimer
    • Gebruikersvoorwaarden
    • Privacy statement
    Computable.nl is een product van Jaarbeurs