De route naar digitaal

Scannen van documenten is populair. Wie snel een papieren document vanuit een andere locatie nodig heeft, is met een scan direct te helpen. Kijk rond op de scannermarkt en het valt op dat die zeer gevarieerd is. Het belangrijkste onderscheid ligt in het formaat. Een flatbedscanner bijvoorbeeld kan elk item aan: van document en negatief tot en met foto’s en zelfs – binnen bepaalde grenzen – 3D-objecten. Andere scanners richten zich op één of meer formaten. Een fotoscanner bijvoorbeeld is speciaal voor foto’s, dia’s en negatieven. Documentscanners ondersteunen een brede variëteit van documenten. Dit type is uiteraard het meest te vinden in kantooromgevingen.

Het grootste voordeel van een goed uitgeruste documentscanner is, dat hij verschillende documenten gelijktijdig kan verwerken, met in de meeste gevallen mogelijkheden voor eenvoudige automatische beeldcorrectie. Het papierinvoersysteem is meestal gericht op grote documenten, zoals A4. Documentscanners hebben een automatische documentinvoer (automatic document feeder – adf) voor het verwerken van stapels papier.

Dankzij hun invoerfunctionaliteit bieden documentscanners een hogere snelheid dan flatbedscanners en multi-function printers (mfp’s). Documentscanners besparen tijd en ruimte door een hogere beeldkwaliteit en tot wel tien keer kleinere bestandsgroottes. De snelheid is aan te passen aan de specifieke taak. Voor desktopscannen is een snelheid van 25 A4-pagina’s per minuut in de regel genoeg. Een postkamer in een grotere organisatie heeft behoefte aan snellere systemen met snelheden tot wel honderdduizend A4-pagina’s per dag.

Cruciaal voor de kwaliteit van elke scanner is de resolutie die in de regel wordt uitgedrukt in dots per inch (dpi). Dots per inch geeft de resolutie aan, waarmee een afbeelding wordt gescand. Resoluties tussen de 300 dpi en 400 dpi zijn in de regel genoeg voor optical character recognition (ocr). Wanneer een beeld gescand moet worden voor reproductiedoelen, is ondersteuning tot 1200 dpi of zelfs meer vereist.

Formaten

Naast formaten als tiff of jpg worden de meeste documenten geconverteerd naar pdf’s die doorzoekbaar zijn. Tekstinformatie die aanvullend is op de beeldgegevens, wordt op hetzelfde moment vastgelegd als waarop de pdf gegenereerd wordt. Ocr, dat alle leesbare informatie in de vorm van paragrafen, figuren en tabellen vastlegt, draait op de achtergrond en voegt dit samen met de pdf. Wie vervolgens de doorzoekbare pdf opent, ziet een afbeelding van het originele document, terwijl de informatie die door ocr is verzameld, door zoekopdrachten en andere functies op de achtergrond beschikbaar is. De pdf heeft zich zo ontwikkeld van een eenvoudige reproductie van een document naar een waardevollere digitale bron van informatie.

Formulieren

Bij elke organisatie zijn wel formulieren in gebruik. Geen enkele overheidsinstelling bijvoorbeeld kan erzonder. Ook voor verzekeraars en zorginstellingen spelen dit type gestandaardiseerde documenten een belangrijke rol. Het is daarom cruciaal dat een scanner een formulier herkent en snel kan classificeren. Bij het automatisch interpreteren van een formulier is het normaal gesproken vereist dat iedere pagina dezelfde structuur heeft en dat de inhoud altijd op dezelfde plek staat.

Formulierherkenningssoftware wordt echter steeds intelligenter en is nu bijvoorbeeld in staat om klant- en contractnummers, figuren of rekeningnummers ook op andere plaatsen in het document te herkennen. Dat is scannen op zijn best, met één druk op de knop.

Ook gebruiksgemak is een kenmerk van een kwaliteitsscanner. Moesten gebruikers tot voor kort genoegen nemen met cryptische tekstmenu’s, nu beschikken zij over grote displays en een zeer gebruiksvriendelijke interface. Hierdoor is de bereidheid om met scanners te werken ook toegenomen, en is de desktopscanner voor kleine aantallen documenten populair geworden.

Deze features helpen de gebruiker bij het beheren van het volledige scanproces. Daarnaast zijn individuele gebruikersroutines voor specifieke taken in te stellen, zoals het converteren van tekst naar doorzoekbare documenten, en het opslaan daarvan in de cloud met slechts één druk op de knop. Zodra deze routines zijn ingesteld, hebben medewerkers geen verdere training nodig. Dat bespaart tijd en is ook een belangrijke factor in de acceptatie van nieuwe technologieën. Nog een ander voordeel is het verkleinen van foutkansen.

Ook de scannersoftware is belangrijk

Scanners zijn uitgerust met software-interfaces zodat ze documenten kunnen doorsturen naar een enterprise content management (ecm)-systeem of archief. Naast de standaarddrivers – waarvan Isis en Twain de bekendste zijn – zijn downstreams-oftwareapplicaties steeds verfijnder en moderner geworden. Het aantal documenten stijgt snel en digitale initiatieven zorgen voor nieuwe eisen.

Van scannen naar Scannen-naar-Proces

Ondanks de indrukwekkende mogelijkheden van moderne scanners moeten we niet uit het oog verliezen dat scannen alleen niet genoeg is. Digitale documenten moeten doorgeleid kunnen worden naar productieve processen. Scannen-naar-Proces is dan ook de nieuwe mantra. Uiteraard is de kwaliteit van de gescande afbeelding leidend, maar scannen is nu ook de eerste stap in een volledig digitaal bedrijfsproces. Producenten van scanneroplossingen werken nauw samen met independent software vendors (isv’s) en systeemhuizen om complete oplossingen te bieden en integratie mogelijk te maken met documentmanagementsystemen (dms) en ecm-omgevingen.

Bedrijven in nagenoeg elke branche profiteren van de mogelijkheden om gescande informatie in hun processen en applicaties op te nemen. Bedrijven, overheden, zorginstellingen, het onderwijs, kleine bedrijven en zelfs freelancers en zzp’ers halen zo meer uit hun bestaande processen en oplossingen.

Sabine Holocher, pr- en social media-manager EMEA bij Fujitsu-onderdeel PFU (EMEA)