Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Grip hebben op de verandering

Succes ict-project valt of staat met beheersbaarheid

De afgelopen tijd zijn er diverse artikelen in de Computable verschenen over het managen van ict-projecten. Het is duidelijk dat dit als een uitdaging wordt gezien. De werkelijke oplossing voor het beheersbaar maken van ict-projecten zit in de vraag waar de druk en dynamiek in projecten vandaan komen.

De druk en dynamiek wordt veroorzaakt door het feit dat ict-projecten veranderingen impliceren. Eenvoudige zaken zullen niet meer zo gaan als ze gingen, de toekomst wordt onzeker en hier houden wij mensen niet zo van. Nu is de relatie van mensen met verandering paradoxaal, we willen deze van nature tegenhouden; tegelijkertijd begrijpen we ook dat verandering noodzakelijk is voor de continuïteit en bovendien kan een verandering ook heel inspirerend werken . Het verschil tussen voor en tegen een verandering zijn, wordt gemaakt door het begrijpen van de noodzaak van de verandering, de gevolgen hiervan, de keuzes die er zijn en de eigen bijdrage aan de verandering. Samengevat: grip hebben op de verandering.
Wanneer we grip hebben op de verandering of minimaal de perceptie daarvan hebben, kunnen we transformeren van remmers van de verandering naar mee gaan in of zelfs als stimulator van de verandering. Dit aspect wordt bij veel ict-projecten volledig over het hoofd gezien. Er is vaak sprake van een relatief beperkte groep vooruitstrevende en veranderingsgezinde personen die het project initiëren en uitvoeren. Zij zijn door hun betrokkenheid op de hoogte van de ins en outs van het project en hebben daarmee grip op de verandering. Voor het uiteindelijke succes van het project zijn zij doorgaans afhankelijk van een groot deel van de overige medewerkers in de organisatie die materie/procesdeskundigheid leveren, de oplossing accepteren en het rendement uit de verandering halen door er mee te gaan werken, de behoudende groep genoemd. De projectinitiators en het professionele projectteam kijken vaak met enige verbazing naar de rest van de organisatie, het lijkt wel of ze helemaal niet willen, terwijl de verandering juist goed en noodzakelijk is voor de organisatie en iedereen. Snappen ze het dan niet? Nou, ze snappen het misschien wel maar ze hebben geen grip op de verandering en gedragen zich daarom behoudend.

Grip geven

De basis voor een goed project wordt gelegd door de aanvankelijk behoudende groep grip te geven op de verandering. Dit vraagt om aandacht voor alle invalshoeken van de verandering en antwoorden op de onzekerheidsreducerende vragen. De eerste stap hierin is het opheffen van het ogenschijnlijk verschillende belangen van de veranderaars en de rest van de organisatie. Verandering moet gerelateerd worden aan het continuïteitstreven van organisaties en individuen. Iemand die continuïteit nastreeft moet gaan inzien dat de voorgestelde verandering hier een absolute randvoorwaarde voor is; dit vormt de brug tussen beide groepen.
Het uitvoeren van het ict-project moet hierin niet leidend zijn; een ict-project wordt alleen als middel uitgevoerd om een gewenste verandering op een hoger niveau te laten plaatsvinden. Na het definiëren van het gemeenschappelijke doel moet er worden ingegaan op de aspecten die de weerstand tegen de verandering vormen bij de betrokkenen. Vertel de behoudende groep waarom de verandering noodzakelijk is, wat de beoogde verandering inhoudt, waarom er voor deze oplossingsrichting is gekozen, welke invloed ze hebben op de voorgestelde verandering en oplossing, wat er van ze verwacht wordt in deze verandering, wat deze verandering voor ze betekent en wat het tijdspad is voor de verandering.
Geef de behoudende groep de tijd om aan de verandering te wennen, timing van de communicatie is essentieel, hoe eerder/vaker/persoonlijker hoe beter. Communiceer expliciet en continue, bij aanvang en gedurende het project. Anticipeer op ongeplande informatiebehoefte. Begrijp dat rationele argumenten die pleiten voor de verandering emoties oproepen die verpakt worden in rationele tegenargumenten. Het begrijpen van de emotie is daarom belangrijker dan het weerleggen van argumenten.

Projectchemie

Door de organisatie professioneel en betrokken te benaderen wordt de basis gelegd voor de belangrijkste succesvariabele, namelijk projectchemie. Projectchemie is daar als alle betrokkenen de verandering werkelijk willen en een bijdrage leveren die groter is dan de optelsom van het aantal bestede uren. Alle activiteiten die ertoe bijdragen dat alle betrokkenen een 'gripgevoel' krijgen, kunnen worden samengevat onder de noemer verandermanagement.
Een gedachte-experiment voor de veranderaar: De buurman van de grote veranderaar wilde een schuurtje: De grote veranderaars onder ons krijgen het meeste begrip voor mensen die wat meer moeite hebben met verandering, als zij zelf onderdeel zijn van een verandering waarop zij geen grip hebben. De grote veranderaar vroeg zich af waarom de buurman eigenlijk geen schuurtje ging bouwen. Niemand kan toch zonder schuurtje. Zelf heeft de grote veranderaar er allang één. Het begrip van de grote veranderaar verdween als sneeuw voor de zon toen hij terug kwam van vakantie en de buurman een prachtig schuurtje op de erfscheiding had geplaatst. Dit vond de grote veranderaar niet prettig en hij praat sindsdien niet meer met de buurman. Eigenlijk had de buurman het alleen maar even hoeven te vragen aan de grote veranderaar, dan had het best gekund.
Zo zijn grote veranderaars; alles kan als je het maar even vraagt. Hij had dan eventueel mee kunnen praten over de exacte plaats en de kleur van het schuurtje, waarschijnlijk was deze op exact dezelfde plaats gekomen en waren ze ook op hetzelfde oud hollandsch groen uitgekomen, maar daar gaat het niet om. De grote veranderaar zit nu tegen dat akelige schuurtje van de buurman aan te kijken, zo ga je toch niet met elkaar om?

Niet altijd positief

Verandering kunnen ook tot gevolg hebben dat medewerkers ontslagen worden. De vraag is dan 'voegt verandermanagement iets toe aan een verandering die niet voor iedereen gunstig uitpakt?' Het antwoord daarop is ja; dezelfde aanpak als beschreven in voorgaande blijft gehandhaafd. Verandermanagement richt zich in de kern op het reduceren van onzekerheid en het geven van het gevoel betrokken te zijn bij de verandering. Het projectgericht verandermanagement blijft zich op dezelfde wijze richten op de projectbetrokkenen. In aanvulling hierop moeten de vragen en emotie omtrent de collega's die de organisatie verlaten onderdeel zijn van het verandermanagement; de noodzaak waarom; waarom dit het enige alternatief is en het is hier ook goed om te benoemen dat de emotie die in de organisatie gevoeld wordt ook gevoeld wordt door de mensen die deze beslissing hebben genomen.

Conclusie

Begrijp de weerstand tegen verandering en ga hiermee serieus en continue aan de slag, een project is op voorhand al voor 75 project geslaagd als de juiste chemie ontstaan is bij de mensen die het resultaat moeten neerzetten en ermee moeten gaan werken. Het resultaat wordt vele malen beter dan men op basis van het aantal bestede uren zou verwachten. Wie herinnert zich niet een situatie waarin achteraf bekeken het onmogelijke gedaan is. Dergelijke situaties kunnen alleen plaatsvinden als er een gemeenschappelijk doel is, een gelijk gevoel van urgentie en een duidelijke bijdrage van de betrokkenen. Maak het managen van de verandering daarom onderdeel van het project. Het kiezen van een projectmethodiek is dan geen werkelijk issue meer. Kies er één die met reden standaard van de markt geworden is, bijvoorbeeld Prince2 en wie wil er nog ruzie maken met een leverancier als iedereen de geest heeft om het project te laten slagen.

 
Siebren de Ringh, Martin van der Duim, Vertis

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2005-12-16T00:00:00.000Z Siebren de (e.a.) Ringh
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.