Mobiel werken is een kwestie van willen

De Nederlandse politie gaat serieus werk maken van mobiel werken. Momenteel krijgen zo’n tienduizend politieagenten een mobieltje van de Staat, met een app die het oude bonnenboekje vervangt en die toegang geeft tot de databases. Opvallend genoeg neemt een vrij traditionele organisatie als de politie daarmee een voorsprong in mobiel werken. Als je kijkt naar andere organisaties in Nederland, dan schiet het daar nog niet zo op.

De technologie is er, maar daadwerkelijk mobiel werken faciliteren is voor veel organisaties nog een brug te ver. Hoe komt dat eigenlijk?

Uit een Nederlands onderzoek (oktober 2015) dat wij hebben laten uitvoeren over mobiel werken blijkt dat medewerkers vooral voordelen zien in mobiel werken. Ze zeggen efficiënter te werken, beter bereikbaar te zijn en minder reistijd kwijt te zijn. De organisaties zelf zien ook kansen voor productiviteitswinst, maar ontwikkelen er maar mondjesmaat echt beleid op. Bij slechts 3 procent is er een helder geformuleerd beleid, eenderde van de bedrijven heeft min of meer een beleid, bij de helft is daarvan helemaal geen sprake of wordt mobiel werken zelfs niet eens toegestaan.

Vier basisingrediënten

Technologie is geen issue: alles is beschikbaar om mobiel werken makkelijk, veilig, efficiënt en traceerbaar te maken. Feitelijk hoef je als organisatie slechts voor vier basisingrediënten te zorgen:
-  Toegang op afstand: iemand die thuis of onderweg werkt, moet op een veilige en vrij simpele manier (single sign-on) toegang kunnen krijgen tot zakelijke bestanden, applicaties en interne communicatiekanalen. Mobiel werken zou net zo makkelijk moeten zijn als op kantoor werken.
-  Eenduidig projectbeheer: wie waar dan ook werkt, iedereen moet altijd kunnen zien wat de actuele stand van zaken is en bij wie de bal ligt.
-  Online vergaderen: medewerkers moeten makkelijk met elkaar kunnen overleggen en vergaderen. Zoals je op kantoor bij elkaar binnenloopt of even met een werkgroepje apart zit, zo moet dat online ook te regelen zijn.
-  Online samenwerken: het samenwerken aan projecten en documenten valt of staat met het kunnen delen en toewijzen van bestanden.

Voor deze vier basisingrediënten, zijn goede oplossingen voorhanden. Die zijn het probleem dan ook niet. De drempels worden door organisaties vooral opgeworpen in organisatorische aspecten en in argumenten rondom productiviteit en veiligheid. Organisatorisch is: hoe sturen we mensen aan en hoe controleren we ze op afstand? Dat is een vaak gehoord bezwaar tegen mobiel werken. Wat mij betreft kun je dat heel eenvoudig ondervangen door te sturen op output en niet op aanwezigheid. Zeg tegen medewerkers: hoe je werkt en waar je werkt maakt me niet uit, als je de doelstellingen maar haalt.

Beveiliging is een key issue

Beveiliging van data en systemen is inderdaad een belangrijk punt. In het onderzoek staat it-beveiliging bovenaan als prioriteit voor mobiel werken. Tweevijfde van de ondervraagden geeft aan dat de organisatie verantwoordelijk is voor mobiele databeveiliging. Bijna een kwart vindt dat de mobiele werker zelf verantwoordelijk is. Voor mijn gevoel schuilt in dat laatste cijfer een groot risico. Uiteraard zijn medewerkers óók in gedrag en handelen verantwoordelijk, maar de organisatie zelf zal die veiligheid moeten inrichten, borgen, monitoren en handhaven.

Serieus aan de slag met flexibilisering

De politie is misschien moeilijk vergelijkbaar met andere, meer zakelijke organisaties. Toch draait het daar ook om dienstverlening. Het argument voor de politie om de grootscheepse proef te starten met het digitaal faciliteren van hun mobiele werkers (de agenten), is volgens de politiewoordvoerder: 'Geen onnodige handelingen, kortere wachttijden, beter informatieverstrekking, betere samenwerking.' Dat lijken mij valide argumenten voor alle organisaties om te kijken naar passende vormen van mobiel werken. Kennelijk is het bij een vrij traditionele organisatie als de Nederlandse politie goed gelukt om organisatorische en beveiligingstechnische drempels weg te nemen. Dan moet het bij jou toch ook lukken?