Unified communications mag geen doel op zich zijn

Ict’ers mogen er graag onderling over discussiëren, maar waarom vallen we de ondernemer er nog mee lastig? Unified communications (uc): een containerbegrip dat een ondernemer, die zich doorgaans bezighoudt met zijn goedlopende webshop of zijn transportbedrijf, niets zegt.

Een ondernemer is namelijk bezig met zijn eigen onderneming waar hij passie voor heeft. Ict is niet zijn core business. Als je met diezelfde ondernemer een gesprek voert over ict in het algemeen, zul je vaak eerst moeten uitleggen waarom ict relevant is. Anders heb je grote kans dat de ondernemer zich niet aangesproken voelt.

Wanneer je met deze ondernemer in gesprek gaat over ict-oplossingen, moet je je als ict-dienstverlener verdiepen in waar hij echt om vraagt. Wat is de uitdaging van de ondernemer? Wat doen zijn mensen elke dag, waar liggen de sterke en zwakke punten? Kortom: waar is een ondernemer elke dag mee bezig en hoe kan ict hem daarin ondersteunen. Dit is stap één, het begin van het gesprek en hopelijk ook een mooie samenwerking. Unified communications (uc) is een eventuele stap twee, de (mogelijke) oplossing.

Productiviteit

Persoonlijk versta ik onder unified communications alles wat er speelt rondom productiviteit. Samenwerken vormt een belangrijk onderdeel van productiviteit. Twee collega’s die vanaf verschillende locaties tegelijkertijd aan één document kunnen werken of dezelfde presentatie kunnen bekijken, verhoogt al snel de productiviteit. Dit soort resultaten kun je met uc bewerkstelligen. Ook bereikbaarheid is een belangrijk onderdeel van uc. Uiteraard wil iedere onderneming goed bereikbaar zijn voor zijn klanten. Uit eerder onderzoek van Telefoonboek.nl blijkt namelijk dat 24 procent van de consumenten naar de concurrent gaat wanneer een bedrijf slecht telefonisch bereikbaar is. Ook scoren niet-bereikbare bedrijven slecht op service, kwaliteit en algemene indruk. 

Verder moet uc beheersbaar zijn. De ondernemer moet er zelf zo min mogelijk tijd mee kwijt zijn, maar wel de zekerheid hebben dat het altijd werkt zoals hij dat wil. Daarnaast moet het veilig zijn en op de achtergrond worden bijgewerkt zodat de systemen die de ondernemer gebruikt altijd up-to-date zijn en voldoen aan de laatste eisen.

Bij uc gaat het dus om productiviteit, samenwerken en bereikbaarheid. Drie begrippen waar een ondernemer veel meer mee kan dan het weinigzeggende containerbegrip zelf. Ook sluiten deze drie woorden veel beter aan bij de vragen die ondernemers doorgaans stellen als ze met een ict-leverancier in gesprek gaan.

Ondernemers vragen zich bijvoorbeeld af hoe het werkt als er nieuwe medewerkers in dienst komen, hoe ze moeten inspelen op de groeiende behoefte aan flexibel werken of hoe ze beter bereikbaar kunnen zijn wanneer ze zelf vaak onderweg zijn.

Geen doel

Uiteraard zijn er ook ondernemers die goed op de hoogte zijn van ict en goed begrijpen wat uc inhoudt. Maar er is zeker ook een grote groep ondernemers die zich helemaal niet bezighoudt of bezig wil houden met ict. Ze willen de beste Iictoplossing die er in de markt te verkrijgen is, zonder dat hij daar zelf al te veel moeite voor hoeft te doen. Er is behoefte aan oplossingen die het concurrerend vermogen van de onderneming verhogen. Ondernemers zoeken advies op dit vlak en willen weten wat ze moeten doen om het goed te regelen. Ze willen verbeterslagen maken, maar ze willen er niet al hun tijd aan besteden. Zeker bij deze groep merk ik dat de voordelen van uc nog onduidelijk zijn. Zeker wanneer je dan de term unified communications gebruikt in het gesprek, raken ze het spoor bijster. Het zorgt vaak ook voor meer vragen: werkt het dan echt zo goed? En kunnen alle systemen wel op elkaar worden aangesloten?

Het is daarom belangrijk om het gesprek in te gaan vanuit de huidige situatie. Leef je in in de ondernemer, hoe de taken eruit zien, om te bepalen waar ict hem het best zou kunnen ondersteunen. Je moet het gesprek niet beginnen bij een oplossing, unified communications, want dan is het lastig de meerwaarde aan te tonen. Wanneer je beredeneert vanuit de huidige situatie, de uitdagingen en de kansen, is het makkelijker uit te leggen wat de voordelen zijn. Het is namelijk wel degelijk zo dat een ondernemer een voorsprong kan nemen op zijn concurrentie als hij zijn ict goed inricht.

Unified communications mag dus nooit een doel op zich zijn, maar een middel om ondernemers te helpen. Het hele gesprek met een ondernemer kan dus nooit over uc op zich gaan. Het moet gaan om de drie zaken die het bevordert: productiviteit, samenwerking en bereikbaarheid.

Paul van der Velde, manager product management KPN ÉÉN MKB bij KPN Zakelijke Markt