De huidige verslechterde economische omstandigheden geven bedrijven ruimte om de erp-implementatie te optimaliseren. Dit heeft voordelen omdat onbenutte tijd goed wordt gebruikt en een optimalisatie van het huidige erp financiële voordelen geeft.
Benoem een klein projectgroep van kerngebruikers en brainstorm in eerste instantie naar mogelijke procesoptimalisaties of verbeteringen van de erp-applicatie.
Maak een top 10 van de procesoptimalisaties en van de verbeteringen uit de brainstormsessie en probeer een inschatting te maken van de toegevoegde waarde hiervan voor jouw organisatie.
Neem deze top 10 door met je implementatiepartner en probeer samen te kijken of deze optimalisaties of verbeteringen mogelijk zijn en tegen welke kosten. Tevens kan de implementatiepartner je handvatten bieden voor het implementeren hiervan.
Hiermee kan je samen met de toegevoegde waarde voor je organisatie bepalen welke items als eerste aan bod komen. De uitkomsten moeten worden teruggekoppeld aan de kerngebruikers en aan het management van het bedrijf, waardoor er een bedrijfsbrede ondersteuning is.
Dit optimalisatieproces moet een continu proces zijn, zodat verbeteringen en optimalisaties regelmatig worden opgepakt. Ook moet dit een agendapunt zijn van het management voor het volgen van de kosten en de opbrengsten van dit proces en voor het motiveren en (financieel) ondersteunen van de activiteiten van de projectgroep.
In de column Haal meer uit uw Dynamics-oplossing van Guus Krabbenborg op de Microsoft Dynamics-internetsite, geeft Krabbenborg ook een aantal verbeter suggesties:
– Ga samen met de gebruikers van de erp-applicatie na welke aanvullende opleidingen er nodig zijn om het kennisniveau van de erp-applicatie te verhogen en zodoende beter gebruik te maken van de functionaliteit van de erp-applicatie.
-Onderzoek welke voordelen de nieuwste versies van de erp-applicatie je kunnen bieden.
– Jouw maatwerk is wellicht al opgenomen in de nieuwste versie, waardoor de onderhoudskosten kunnen dalen.
– Onderzoek of nieuwe toepassingen of modules in gebruik genomen kunnen worden. Deze kunnen leiden tot aanvullende opbrengsten of juist tot concrete besparingen.
Kortom, er zijn voldoende mogelijkheden om in deze periode de kosten van jouw erp-applicatie te reduceren en optimaler gebruik te maken van jouw erp-applicatie.
Martin Aldewereld
Erp-consultant
Centric IT Solutions
