Shared services vereisen ander ERP-systeem

Het businessmodel van shared services (gedeelde diensten) wordt langzaam volwassen. Waar eerst de grote multinationals de grootte en het budget hadden om de interne processen en technologieën op een grote schaal te veranderen, wordt het model tegenwoordig steeds vaker toegepast bij kleinere commerciële organisaties én in de publieke sector. Samenwerken om de kosten te drukken, het klinkt logisch. Vooral in de huidige tijden van bezuinigingen.

De ontwikkelingen gaan echter niet van een leien dakje. Er zijn veel en dure fouten gemaakt in het verleden. Shared service-projecten zijn gestopt voordat ze zijn afgerond of projecten waren te duur, zonder dat ze iets opleverden.

Een grote denkfout die vaak wordt gemaakt, is dat elke erp-oplossing geschikt is voor een shared service-organisatie. De realiteit is echter dat menig mainstream softwarepakket zichzelf niet leent voor zo’n complex en veeleisend businessmodel.

Waarom niet? Dat hangt af van een aantal factoren:

Kosten: Als een licentie van een shared service platform te duur is om te implementeren, kunnen de totale kosten zo hoog uitvallen dat besparingen de eerstkomende tien jaar niet kunnen worden gehaald.

Gebrek aan flexibiliteit: Shared services impliceren het samenbrengen van verschillende bedrijfsonderdelen. Het doel is om de diverse processen te standaardiseren en te delen, maar toch zal er altijd diversiteit blijven omdat ieder bedrijfsonderdeel eigen taken heeft. Specifieke activiteiten per bedrijfsonderdeel moeten daarom worden ondersteund en als dat niet mogelijk is binnen een erp-oplossing (of als het veel programmeren vergt) stijgen de kosten explosief waardoor sommige partners uit de shared service stappen.

Het onvermogen om lopende veranderingen te ondersteunen: Alle organisaties krijgen te maken met de significante druk om te veranderen. Dat kan zijn door nieuwe regelgeving, veranderingen in de markt, klantgedreven veranderingen of simpel gezegd door groei en strategische overwegingen. In een shared service-omgeving vermenigvuldigt deze druk als het aantal deelnemers aan deze omgeving ook toeneemt. Een dergelijke dynamische omgeving vraagt een erp-platform dat is ontworpen om tegemoet te komen aan deze veranderingen zonder dat er legers van consultants of maanden werk voor nodig zijn.

Gebrek aan toekomstbestendigheid: Een shared service-operatie is een langdurige onderneming, dus elk erp-systeem moet zich kunnen aanpassen aan veranderende behoeften en opkomende technologieën. Ter illustratie, in de laatste drie tot vijf jaar zijn cloudimplementatie en ondersteuning voor mobiele apparaten mainstream geworden voor zakelijke systemen. Dat had vijf jaar geleden niemand verwacht.

Veel organisaties ervoeren ernstige moeilijkheden of zijn er niet in geslaagd om een succesvol shared service op te stellen omdat zij een verkeerd erp-systeem hebben gekozen. De les om te leren, is dat je goed moet kijken naar je behoeften en dat je dan een erp-platform kiest. Ga er niet van uit dat je bestaande software ook zal werken in een shared services-omgeving. Onderschat de voordelen niet van een systeem dat is ontworpen voor shared services.