Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Europese aanbestedingen in de ICT-branche

Computable Expert

drs. Gert Jan Timmerman
Manager Kenniscentrum, Info Support. Expert van Computable voor de topics Infrastructuur, Security en ICT-branche.

Al een flink aantal jaren is er vanuit Brussel de verplichting voor overheidsinstellingen om de producten en diensten die ze in willen kopen (als de totale besteding een bepaald geldbedrag overschrijdt), Europees aan te besteden. Dit houdt in dat ze publiek moeten maken wat ze willen inkopen, welke eisen ze daaraan stellen en welke criteria ze gebruiken om uiteindelijk een aanbieder te kiezen. Geïnteresseerde leveranciers krijgen de gelegenheid een aantal vragen te stellen en uiteindelijk kunnen zij een offerte uitbrengen. Deze regels zijn door Brussel ingesteld om open en eerlijke concurrentie tussen leveranciers uit heel Europa te bevorderen en iedereen gelijke kansen te geven bij het verwerven van overheidsopdrachten ook over landsgrenzen heen.

De praktijk van Europese aanbestedingen leidt echter ook tot een aantal nadelige gevolgen. Ten eerste moet de aanbestedende partij (de overheidsinstelling) alle eisen en wensen die men stelt aan de in te kopen producten of diensten heel goed in kaart brengen. Dat is natuurlijk altijd verstandig, maar in dit geval wordt dat nog een stuk belangrijker omdat er in een later stadium geen aanvullende eisen meer gesteld mogen worden. Het kan natuurlijk heel gemakkelijk voorkomen dat de ene leverancier een bepaald voordeel heeft dat niet in het oorspronkelijke pakket van eisen, wensen en criteria opgenomen was (omdat de aanbestedende instantie er eenvoudigweg niet aan gedacht had). In dat geval mag dat voordeel niet meespelen in de uiteindelijke gunning van de opdracht. Dit heeft als nadeel dat de aanbestedende partij veel tijd moet investeren in het inventariseren en het precies beschrijven van de eisen, wensen en beoordelingscriteria. Dat kost veel tijd en dus geld.

Een ander nadeel is dat als men toch een criterium vergeten blijkt te zijn, dit niet meer meegenomen mag worden en de kans dus bestaat dat de opdracht niet aan de meest geschikte partij gegund kan worden. Ook de leverancier zal veel tijd moeten steken in het maken van de offerte; alle zaken die van belang zijn voor de gunning moeten netjes op papier gezet worden (de vragen die de aanbestedende partij stelt, moeten allemaal beantwoord worden). Dit leidt tot een dermate grote hoeveelheid werk dat kleinere leveranciers het bijna niet meer kunnen opbrengen hieraan deel te nemen en dat zij dus hierdoor in feite in de praktijk worden uitgesloten. Als alle kosten (zowel aan de kant van de aanbestedende partij als aan de kant van de leveranciers) bij elkaar geteld worden, is het de vraag of de kosten nog wel tegen de baten opwegen.

Een ander nadeel is de juridische procedures die op een Europese aanbesteding kunnen volgen. Een partij die niet geselecteerd is, kan naar de rechter stappen en vaak moet de levering van het product of de dienst dan uitgesteld worden. Omdat dergelijke procedures lang kunnen duren (inclusief het in hoger beroep gaan van beide partijen), kan hierdoor een onacceptabele vertraging in een project optreden. Het Electronisch Kind Dossier is hier een voorbeeld van (zie kader). Dit project heeft jaren vertraging opgelopen door juridische procedures rondom aanbesteding.

Ook blijkt vaak dat leveranciers, omdat ze erg graag aan de gestelde criteria willen voldoen, creatief omgaan met het beantwoorden van de vragen. Ze hopen dan dat, als ze eenmaal geselecteerd zijn, in de praktijk de soep niet zo heet gegeten zal worden als ze is opgediend. Een recente rechtelijke uitspraak heeft vastgesteld dat de aanbestedende instantie niet verplicht is de door een leverancier gegeven antwoorden te checken op realiteitsgehalte zolang er geen gerede twijfel is. De rechter beschermt dus de leverancier die creatief met de beantwoording van de vragen omgaat ten koste van andere inschrijvers.

Al met al is de vraag of we met deze Europese aanbestedingen niet een beetje doorgeschoten zijn. De uitgangspunten zijn goed en de doelstellingen (gelijke kansen voor alle leveranciers) zijn ook prima, maar de uitwerking in de praktijk blijkt toch zoveel nadelen te hebben, dat de vraag zich opdringt of het middel ondertussen niet erger aan het worden is dan de kwaal.

Electronisch Kind Dossier

In 2006 heeft de Stichting Electronisch Kinddossier een Europese aanbestedingsprocedure uitgevoerd. Nadat Getronics geselecteerd was, is Ordina naar de rechter gestapt. De rechter heeft in 2007 uitgesproken dat de opdracht aan Ordina gegund moest worden. Daarna stapte Getronics (met enkele andere partijen) naar de rechter. Toen sprak de rechter (eind 2007) uit dat de opdracht opnieuw aanbesteed moest worden. Uiteindelijk is het hele project in deze vorm afgeblazen, onder andere vanwege de opgelopen vertraging.

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

Ik denk dat de auteur gelijk heeft en dat er een nog groter effect is. De inschrijvers komen in een soort prisoners dilemma. Als je wilt inschrijven moet je rekbaar omgaan met de eisen en zo laag mogelijk inschrijven, omdat andere partijen dat mogelijk ook doen. Je hoopt dan dat je later zo veel mogelijk kosten terughaald aan meerwerk. Dit kan inhouden dat er met verlies wordt ingeschreven om een opdracht binnen te halen. Doe je dit niet, gaat een concurrent die dat wel doet met de opdracht aan de haal. De enige manier om dit te doorbreken is afspraken te maken met andere partijen om niet onder kostprijs in te schrijven, maar dat is verboden.
De kosten voor omvangrijke offertes zijn tegenwoordig dermate hoog, dat het voor grote bedrijven rendabel wordt om:
- Samen in te schrijven
- Afspraken te maken op welke klussen zij wel en niet inschrijven en zo de koek te verdelen.

Beide verstoren de vrije concurrentie. Je kan denk ik stellen dat de regels hun doel gaan voorbijschieten.

Al zouden bovengenoemde punten bijzonder bezwaarlijk zijn, toch wegen die waarschijnlijk niet op tegen de kostenbesparingen die wel moeten zijn behaald doordat aanbestedende diensten ein-de-lijk eens voorafgaand aan een project goed na moeten denken over wat men nu eigenlijk wilt. En dat moeten ze ook nog eens op papier zetten. En bekend maken. Geweldig!
"Dit heeft als nadeel dat de aanbestedende partij veel tijd moet investeren in het inventariseren en het precies beschrijven van de eisen, wensen en beoordelingscriteria." --> Dat is geen nadeel, dat is eindelijk eens goede praktijk, juist bij ICT-projecten!
Vergeet je een criterium, dan heb je je huiswerk niet goed gedaan.
Inmiddels hebben alle aanbestedende diensten wel redelijke ervaring met aanbestedingstrajecten en kennen ze de valkuilen en de 'trucjes' van de markt(of zouden die moeten kennen).

Willem,
Je slaat de spijker op de kop. De "Bouwfraude affaire" is grotendeel uitgelokt, zo niet afgedwongen, door de aanbestedingsregels.

Laurens: in theorie heb je gelijk. De praktijk is echter dat de inkoopafdelingen zichzelf erg veel macht toebedeeld hebben, zich concentreren op hun procedure en niet op de resultaten (zoals kwaliteit) en daardoor alleen selecteren op de laagste prijs. En dan kom je vanzelf weer in Willem's verhaal terecht.

Gert Jan Timmerman, goed artikel. Heb zelf aan beide kanten van de tafel gezeten. Voor beide partijen is het financieel onaantrekkelijk om te gaan tenderen. De Europese aanbesteding in de huidige vorm mag van mij afgeschaft worden.

Gewone (niet door de overheid gefinancierde) bedrijven vragen ook offertes aan meerdere partijen om aan biedingen met de beste prijs/kwaliteit verhouding te komen. Zij zitten niet vast aan de starre politiek-ambtelijke Europese regels voor tenders. Uit de Best Practices van het bedrijfsleven zouden nieuwe regels gemaakt moeten worden, waarbij transparantie verplicht is, maar flexibiliteit aanwezig blijft.

@Nico,jouw eerste opmerking slaat nergens op. De bouwfraude affaire is niet uitgelokt door de aanbestedingsregels. De politiek heeft landelijk en lokaal meer dan 50 jaar de andere kant opgekeken. Dat willen ze blijkbaar zo houden. De parlementaire enquête naar bouwsubsidies van 1986 heeft de politiek niet doen veranderen. Koop, de baas van Ad Bos is nooit veroordeeld en blijft welkom op de recepties van de politieke en ambtelijke bobo's. Ad Bos wordt alsnog vervolgd.

En Nico, als jullie inkoopafdeling zichzelf te veel macht toebedeeld heeft, dan stelt jullie hoofd ICT niks voor. Een inkoopafdeling is gewoon een ondersteunende afdeling met een eigen aanvullende expertise maar niet die van jullie op het gebied van de ICT.

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2010-07-20T14:21:00.000Z Gert Jan Timmerman
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.