Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Vervangt video conferentie fysiek contact?

 

Computable Expert

drs. Hugo Messer
CEO, Bridge Outsourcing B.V.. Expert van Computable voor de topics Outsourcing en Loopbaan.

De laatste paar maanden heb ik 35 kandidaten geïnterviewd voor een marketing en sales rol in ons bedrijf. Om tijd te besparen doe ik altijd de eerste screening via Skype. Ik denk dat dit een beter medium is dan alleen de telefoon, omdat je dan ook de kandidaat kunt zien. Ik heb een lijst van vragen die ik in maximaal dertig minuten stel om er zeker van te zijn dat er sowieso een basis is.

Ik sta nog steeds versteld van de fouten die ik heb gemaakt. Met sommige kandidaten wist ik binnen de eerste minuut dat het geen match was. En via Skype dacht ik ‘wow, deze man weet waar hij het over heeft en maakt een sterke indruk’. Hoe kunnen we er zo naast zitten, terwijl we de persoon zien en horen? 

In haar boek ‘wilful blindness’, schrijft Margaret Heffernan het volgende: 'Video conferentie leidt alle deelnemers af, die zich te druk maken over hoe hun haar zit en hoe ongemakkelijk ze het vinden om zichzelf op het scherm te zien.' De nerveuze conversaties over het weer - regent het daar? Hier is het warm en zonnig - verraadt de ongemakkelijkheid die door de technologie ontstaat. 

Fysieke afstand is niet gemakkelijk te overbruggen, hoe goed de technologie ook is. In plaats daarvan bedriegen we onszelf, omdat er zoveel woorden worden gewisseld - email, notities en verslagen - dat op de een of andere manier veel communicatie heeft plaatsgevonden. Maar dat vereist in de eerste plaats dat de woorden worden gelezen, dat ze begrepen worden en dat de ontvanger genoeg weet om te lezen met bezorgdheid en empathie… Het is extreem moeilijk om goed te communiceren met mensen die je niet echt kent, waarvan je hun zorgen niet kunt zien.’

Fan van skypen

Ondanks dat alles, ben ik nog steeds een fan van skypen en van video conferenties en geloof dat de sleutel in de laatste zin zit. Skype kan het fysieke contact niet vervangen en dat we de 'human connection' alleen maken als we elkaar in het echt persoonlijk ontmoeten. Skype gebruiken als een 'tool om te oordelen' voor interviews lijkt erg uitdagend (we hebben hier meer research voor nodig, want ik geloof nog steeds dat het helpt om de mensen eruit te plukken die niet matchen met onze hard data/achtergrond). Maar Skype gebruiken om te communiceren met mensen die je kent, werkt schijnbaar wel. 

Ik maak elke dag gebruik van video conferencing om te communiceren met mijn management team in India en in Nederland. En ik geloof dat ik zelfs hun emoties kan lezen, omdat ik ze ken. Maar misschien zit ik er ook wel naast. Dat gezegd hebbende, vooral in een context van offshoring met een team dat ver weg zit, is het nodig om je collega?s op zijn minst één of twee keer te zien in het jaar. Na de ontmoeting, zal video conferentie je goed helpen in het organiseren van het werk dat gedaan moet worden. 

Margaret quote ook een onderzoek om de bovenstaande conclusie te onderbouwen. In het experiment worden mensen gevraagd om elkaar een elektrische schok te geven. De schokken worden steeds sterker en mensen worden gevraagd door de onderzoeker om de intensiteit stap voor stap te verhogen.
Als mensen in verschillende kamers zitten en elkaar niet kunnen zien dan geeft 65 procent van de mensen de maximale schok. Als ze in de zelfde kamer zijn, is dit nog maar 40 procent. En wanneer mensen de mogelijkheid was aangeboden om ook elkaar aan te raken verminderde de uitkomst naar 30 procent. Nog steeds een schokkend getal, maar het geeft alleen maar aan dat we elkaar beter op regulaire basis kunnen ontmoeten voor een goede samenwerking! 

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5140382). © Jaarbeurs IT Media.

7,8


Lees meer over


 

Reacties

In een aantal gevallen biedt fysiek contact zeker meer; kan het zelfs noodzakelijk zijn. Maar persoonlijk vind ik het verbazingwekkend hoe relatief weinig er nog steeds gebruik wordt gemaakt van (vaak nog gratis ook) communicatietechnologie. Voor veel doeleinden is die immers prima inzetbaar en kan legio voordelen opleveren. Naast besparingen in kosten (reistijd, locatie, voorzieningen) kunnen mensen bijv. meer gefocussed zijn op het eigenlijke onderwerp; of een overleg wordt beëindigd omdat je klaar bent ipv door te gaan tot de geplande eindtijd van een bijeenkomst is bereikt. "De ongemakkelijkheid die door de technologie ontstaat" die door Margaret Heffernan wordt genoemd heeft hier ongetwijfeld mee te maken. Ik maak nog steeds mee dat mensen het voor een eenvoudig werkoverleg nodig vinden om bij elkaar te komen omdat ze de ander willen kunnen 'voelen en ruiken'. Iets waar ik persoonlijk vaak weinig boodschap aan heb. Ik ben benieuwd of jongere generaties, die niet hoeven te wennen aan technieken als videoconferencing, het als een meer logische keuze gaan zien. ps: dit alles dus los van de constatering dat en en toe bij elkaar komen zeker ook zijn meerwaarde heeft.

Sinds jaar en dag propageer ik, professioneel en in veel gevallen, videoconferencing voor een aantal uitvoeringen. Ik stel daarbij altijd dat het een toevoegende waarde moet zijn en niet een middel alleen. Enkele eenvoudige voorbeelden.

Instructie of informatie
Vooral het geven van instructie, klassikaal of één op één, is met videoconferencing prachtig te doen. De interactie is namelijk redelijk toegespitst op een doel en redelijk eenzijdig.

Het journaal zie je dan ook videoconferencing vooral gebruiken om een vooraf opgesteld scenario beeld te geven, maar weer niet uitgebreid in te gaan op randinformatie of aanvullend.

Sociaal
Sociaal is het een prachtmiddel omdat mensen elkaar vaak al kennen maar door afstand geen andere mogelijkheid hebben 'dicht bij elkaar te zijn.'

Maar beiden hebben beperkingen.

Sollicitaties
Het lastige bij gebruik van videoconferencing bij sollicitaties is dat het middel videoconferencing een muur blijkt waardoor het observeren van gedrag van de ander soms niet goed te doorgronden is of zelfs regelrecht haaks kan staan op wat men denkt te zien. Dat heeft basaal weer te maken met het gegeven dat mensen zich anders gaan gedragen wetende dat er een 'spiedende camera' is. Weten ze dat niet, doordat hen dat niet is verteld, dan gedragen zij zich veel natuurlijker.

Het is tenslotte ook een kwestie van zelfvertrouwen die men moet hebben vanuit zichzelf. Gebruik van videoconferencing op de eerste sollicitatie? Je loopt zomaar de beste kandidaat voorbij doordat de nuances van de persoonlijke interactie wegvalt.

Herkenbaar .. samenwerking werkt het best als je elkaar af en toe fysiek kunt zien, samen wat kunt eten, een bakje koffie doen of een biertje samen drinken. Je leert collega's op afstand dan toch op een andere (meer persoonlijke) manier kennen, waardoor teleconferencing een stuk beter werkt.

Vooral alleen chatten/mailen is tricky. Ik heb de test met wat collega's gedaan (in zowel India als hier) wat voor persoon ze achter een bepaalde naam in gedachten hadden. Zo bleek die mannelijke collega van eind 40 die ze in gedachten hadden een jongedame van halverwege 20 te zijn...

Het is jammer dat er niet meer gebruik van gemaakt wordt. En ja het moet wel zo zijn dat de techniek er zich voor leent. We doen wel alsof Skype een oplossing is voor alles, maar dat is kul. Ik heb heel wat Skype sessie of andere vergelijkbare tooltjes gebruikt, maar het hield soms niet echt over. Dan gaat het tool een hinderlijke bijkomstigheid worden, alsof je bij een sollicitatiegesprek op een kapotte stoel zit te wippen. En ja er bestaan ook vergadersystemen van CISCO etc..., maar die kosten tonnen. Het wachten is op een technologie die echt op hoge kwaliteit, zonder storingen daadwerkelijk een verbinding tot stand brengt, waarbij een ieder echt een gesprek kan voeren.

Dan komen we op het tweede punt, wat eigenlijk veel relevanter is. Tegenstanders van moderne communicatie middelen schieten gelijk in een Pavlov reactie, dat je ook iemand in het echt moet ontmoeten. Natuurlijk, zodra een relatie gevoed moet worden, is dat zeker van belang. Maar heel veel contactmomenten kunnen juist prima op afstand gedaan worden. Overigens ook sollicitatiegesprekken. Dat heeft puur te maken hoe op de inhoud wordt geacteerd.

Deze discussie doet me denken aan de discussie over "thuis werken". En dan krijgen we hele verhalen over "controle dit" en "controle dat". Managers die leiding geven door op aanwezigheid te toetsen, terwijl je op output moet meten. Analoog met "video chatten" zou je kunnen zeggen dat inhoudelijke sessies prima op deze manier plaats kan hebben, zodra de relatie gevoed moet worden, zijn meer persoonlijke contacten noodzakelijk.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×