Appels en peren in outsourcing business case

Voordat een organisatie daadwerkelijk zijn it geheel of gedeeltelijk gaat outsourcen wordt eerst een business case gemaakt om inzicht te krijgen in de voor- of nadelen van het uitbesteden. Regelmatig zie ik in de praktijk dat in de business case appels met peren worden vergeleken en er uiteindelijk voornamelijk wordt gekeken naar het financiële plaatje.

Bij een goede business case horen echter, naast de huidige en toekomstige kosten, ook de opbrengsten van de investering meegenomen te worden. Dit neemt uiteraard niet weg dat die kosten een heel belangrijke rol spelen bij de onderbouwing. De praktijk leert echter wel dat gunning op basis van voornamelijk financiële gronden uiteindelijk duurder uitpakt en dat het de dienstverlening en relatie niet ten goede komt.

Het is daarom belangrijk om juist ook de minder zichtbare baten, kosten en risico’s mee te nemen, zoals onder andere toekomstig kennisverlies door vergrijzing, het niet zelf kunnen aantrekken van nieuw talent als niet-it-bedrijf en de last die it debt met zich meebrengt. (IT debt: onderinvesteren in het onderhoud en vervanging van bestaande systemen)

Je kunt daarmee beginnen als de foto van de huidige situatie scherp is en het plaatje van de gewenste situatie helder. Dat lijkt eenvoudiger dan het in de praktijk is. Wat je vroeger zelf niet hebt kunnen realiseren verwacht je straks wel van je it-dienstverlener en bij voorkeur tegen lagere kosten! Je wilt vaak zelfs een hoger niveau van dienstverlening bereiken. Juist de kosten voor dat hogere dienstverleningsniveau moet je begroten als onderdeel van je eigen kosten om appels met appels te vergelijken.

Uiteindelijk heeft niemand er wat aan als de directie op basis van een slecht onderbouwde business case een beslissing neemt. Dit blijft je dan altijd achtervolgen. Zorg voor een zuivere begroting, rekening houdend met investeringen die je eigenlijk zelf al had moeten doen om dat gewenste dienstenniveau te bereiken. Die kosten zet je dan af tegen de kosten van de nieuwe it-outsourcing dienstverlener.

Vaak wordt zo’n business case een complex verhaal, waarbij uiteenlopende posten worden vergeten, zoals vrijkomende vierkante meters, de energierekening en kosten van medewerkers. Bepaalde aspecten zijn moeilijk te kwantificeren terwijl ze wel een belangrijke bijdrage leveren aan de bedrijfsdoelstellingen. Als gevolg daarvan kan een onevenwichtige ‘appels met peren’-vergelijking ontstaan waaraan verkeerde conclusies worden verbonden.

In onderstaand kader zie je een viertal aspecten die je kan gebruiken om een zuivere en objectieve onderbouwing van jouw business case te maken. Pas als je alles, dus zowel kosten, als waarden haarscherp in beeld hebt, kun je beginnen met rekenen.