Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Appels en peren in outsourcing business case

 

Computable Expert

Jan-Dirk Krispijn
Directeur, IT Group. Expert van Computable voor de topics Management, Outsourcing en Beheer.

Voordat een organisatie daadwerkelijk zijn it geheel of gedeeltelijk gaat outsourcen wordt eerst een business case gemaakt om inzicht te krijgen in de voor- of nadelen van het uitbesteden. Regelmatig zie ik in de praktijk dat in de business case appels met peren worden vergeleken en er uiteindelijk voornamelijk wordt gekeken naar het financiële plaatje.

Bij een goede business case horen echter, naast de huidige en toekomstige kosten, ook de opbrengsten van de investering meegenomen te worden. Dit neemt uiteraard niet weg dat die kosten een heel belangrijke rol spelen bij de onderbouwing. De praktijk leert echter wel dat gunning op basis van voornamelijk financiële gronden uiteindelijk duurder uitpakt en dat het de dienstverlening en relatie niet ten goede komt.

Het is daarom belangrijk om juist ook de minder zichtbare baten, kosten en risico’s mee te nemen, zoals onder andere toekomstig kennisverlies door vergrijzing, het niet zelf kunnen aantrekken van nieuw talent als niet-it-bedrijf en de last die it debt met zich meebrengt. (IT debt: onderinvesteren in het onderhoud en vervanging van bestaande systemen)

Je kunt daarmee beginnen als de foto van de huidige situatie scherp is en het plaatje van de gewenste situatie helder. Dat lijkt eenvoudiger dan het in de praktijk is. Wat je vroeger zelf niet hebt kunnen realiseren verwacht je straks wel van je it-dienstverlener en bij voorkeur tegen lagere kosten! Je wilt vaak zelfs een hoger niveau van dienstverlening bereiken. Juist de kosten voor dat hogere dienstverleningsniveau moet je begroten als onderdeel van je eigen kosten om appels met appels te vergelijken.

Uiteindelijk heeft niemand er wat aan als de directie op basis van een slecht onderbouwde business case een beslissing neemt. Dit blijft je dan altijd achtervolgen. Zorg voor een zuivere begroting, rekening houdend met investeringen die je eigenlijk zelf al had moeten doen om dat gewenste dienstenniveau te bereiken. Die kosten zet je dan af tegen de kosten van de nieuwe it-outsourcing dienstverlener.

Vaak wordt zo’n business case een complex verhaal, waarbij uiteenlopende posten worden vergeten, zoals vrijkomende vierkante meters, de energierekening en kosten van medewerkers. Bepaalde aspecten zijn moeilijk te kwantificeren terwijl ze wel een belangrijke bijdrage leveren aan de bedrijfsdoelstellingen. Als gevolg daarvan kan een onevenwichtige ‘appels met peren’-vergelijking ontstaan waaraan verkeerde conclusies worden verbonden.

In onderstaand kader zie je een viertal aspecten die je kan gebruiken om een zuivere en objectieve onderbouwing van jouw business case te maken. Pas als je alles, dus zowel kosten, als waarden haarscherp in beeld hebt, kun je beginnen met rekenen.

Vier aspecten

Aspecten om in je business case onderbouwing te gebruiken:

 1. Inzicht in alle huidige it-kosten die gerelateerd zijn aan de uit te besteden it-diensten

2. Investeringen die moeten worden gedaan om huidige it-dienstverlening in eigen beheer naar het gewenste (hogere) niveau te brengen zoals je dat ook van je outsourcingspartner verwacht

3. Exploitatie van gewenst niveau van it-dienstverlening door de it-outsourcingspartner

4. Toegevoegde waarde aanvullend op het gevraagde niveau van dienstverlening

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5245697). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Terecht punt van het meenemen van de kosten om dezelfde kwaliteitsslag intern te kunnen maken in relatie tot het scenario 'sourcing'. Deze kosten worden inderdaad vaak 'vergeten'. Kosten is in dit geval één punt, het tempo dat gemaakt kan worden is een tweede. Kan de eigen organisatie dit net zo snel realiseren als wanneer ICT wordt uitbesteed? Focus daarnaast ook op de minder meerkosten.

Het streven naar een 'appels met appels' vergelijking is wel een uitdaging, doordat outsourcing vaak gericht is op zowel verbetering van kwaliteit als vermindering van de kosten. Geen organisatie zal er open in zijn dat men enkel en alleen kostenbesparing nastreeft, met gelijkblijvende kwaliteit.

Wat te denken van nieuwe (vaak verborgen) kosten die erbij gaan komen.
Enkele voorbeelden:
- aanvragen van extra's wordt omslachtiger omdat alles bij een externe partij ligt en alles daardoor via contractmanagers en ander omwegen loopt. Als gevolg hiervan mensen zelf lokaal oplossingen gaan bedenken, en zich daardoor bezig gaan houden met installeren/configureren, wat eigenlijk niet tot hun taken behoort (en daardoor dus ten koste gaat van de kerntaken van deze medewerkers)
- de leverancier heeft een help- of servicedesk in verweggistan. Die mensen kennen wat basis beginselen, maar de omgevings-specifieke problemen waar jou mensen mee kampen snappen ze niet. De gebruikers gaan noodgedwongen dus zelf op zoek naar oplossingen wat ook weer de nodige tijd kost
- De contracten die afgesloten worden gelden doorgaans voor een hele organisatie. Als iedereen ongeveer hetzelfde soort werk doet, zal dit niet zo'n probleem opleveren. Maar voor grote organisaties, waar je een mix hebt van bijvoorbeeld productie (fabriek), R&D, verkoop en serviceorganisatie is er doorgaans geen "one size fits all" oplossing. Ook dit zorgt weer voor veel lokale ergernis en lokale oplossingen.

Het lastige van deze voorbeelden is dat je ze niet altijd vooraf kunt identificeren, laat staan wat de (verborgen) kosten gaan worden.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×