Menzis voert Oracle Health Insurance Back-office in

Zorgverzekeraar Menzis heeft een grootschalige vernieuwing van het primaire backoffice-systeem afgerond. Met een budget van 55 miljoen euro is dit een van de grotere ict-projecten van de afgelopen jaren in Nederland. Het bedrijf heeft Oracle Health Insurance Back-office ingevoerd, daarbij ondersteund door een consortium van kleinere dienstverleners. Onder het motto ‘het nieuwe samenwerken’ hebben zij de opdrachtgever/opdrachtnemer-relatie op een nieuwe leest geschoeid.

Ict-projecten zijn hoofdpijnprojecten. Ze duren meestal langer dan gedacht, kosten meer en het resultaat valt tegen. Maar het kan anders, laat Menzis zien. Het nieuwe samenwerken tussen opdrachtgever en ict-leveranciers leidt tot goede resultaten.

AWBZ

In 2006, bij de invoering van de Basisverzekering, heeft Menzis op ict-gebied grote inspanningen geleverd om de basispolis mogelijk te maken. 'Daarna hebben we twee jaar nodig gehad om de zaken in balans te brengen. In 2008 werd het tijd verder te kijken naar wat er de komende jaren op ons af zou komen, zoals de verdere liberalisering van de ziekenhuiszorg en ontwikkelingen in de AWBZ.' Dat zegt Ruben Wenselaar, als vicevoorzitter binnen de raad van bestuur bij Menzis de trekker van de vernieuwing van het primaire systeem.

Medio 2009 heeft Menzis besloten Oracle Health Insurance in te voeren als basisapplicatie voor de primaire processen. In 2008 is Menzis gefuseerd met Azivo dat reeds gebruik maakte van de Oracle Health Insurance-applicaties. De basisapplicatie ondersteunt primaire bedrijfsprocessen, zoals het polisbeheer, het debiteurenbeheer, de verwerking van declaraties, contractmanagement. 'Door het systeem loopt 5 miljard euro per jaar. Het bevat miljoenen declaratieregels met heel veel berichtenverkeer.' Tegelijkertijd werd een andere infrastructuur gerealiseerd, waarin alles dubbel werd uitgevoerd om de bedrijfszekerheid van de bedrijfsprocessen te waarborgen. De bedrijfsprocessen zelf moesten ook worden aangepast om aansluiting te krijgen op het pakket. De data van 2,1 miljoen verzekerden dienden op enig moment te worden geconverteerd. En last but not least: er moest changemanagement worden ingericht om de 1800 medewerkers van Menzis ‘mee te nemen' naar de nieuwe omgeving.

Consortium

De effectief gebleken aanpak van Menzis heeft twee bijzondere kenmerken: allereerst het feit dat het project is gemanaged op het hoogste niveau, in de raad van bestuur. En het tweede is dat Menzis heeft gekozen om een consortium van kleinere specialisten in te zetten. Het consortium bestond uit Truston, Luconplus en Valori. Truston fungeerde als hoofdaannemer en nam de ict-technische kant van de zaak voor zijn rekening. Luconplus deed project- en changemanagement en Valori zorgde voor quality assurance en testing.

'We hebben voor deze constructie gekozen omdat de deelnemers aan het consortium aantoonbare, specifieke kennis in huis hebben, ze waren in staat voldoende mensen vrij te maken en daadwerkelijk te laten zien met wie ze het project zouden doen. Ze hebben een goed netwerk, werken met korte lijnen. En ze hebben van meet af aan blijk gegeven van grote commitment omdat ze strategisch belang hadden bij het welslagen van het project. En dat commitment is gaande het traject groot gebleven.' Terugkijkend constateert Wenselaar dat alles heel goed is gegaan. 'Het project is op tijd en binnen het budget tot volle tevredenheid afgerond. Het huis staat, we zijn nu bezig met de afwerking. Op het gebied van output, het aanmaken van documenten, moeten we nog wat zaken realiseren.'

Truston, Luconplus en Valori

De klus bij Menzis is geklaard door een consortium van middelgrote dienstverleners met complementaire expertise en met een gelijke, nuchtere visie op grootschalige veranderingstrajecten rondom ict

Truston
Truston fungeerde als hoofdaannemer. Het bedrijf had in 2008 de implementatie van Oracle Health Insurance bij Menzis-dochter Azivo tot een goed einde gebracht. Het project bij Menzis was een maatje te groot voor Truston alleen, dus heeft het bedrijf gespecialiseerde partners ingeschakeld. Truston is al meer dan tien jaar betrokken bij de ontwikkeling en implementatie van ict-oplossingen voor zorgverzekeraars. Daarnaast heeft Truston bijgedragen aan de ontwikkeling van de Oracle Health Insurance applicatie OHI Back Office; een applicatie van Oracle ter ondersteuning van administratieve processen voor zorgverzekeraars. Truston's meerwaarde zit in de technische know-how van Oracle en Oracle Health Insurance Applications, gekoppeld aan materiedeskundigheid van de Nederlandse zorgverzekeringsmarkt.

Luconplus
Luconplus heeft het projectmanagement gevoerd. Het bureau is specialist in het programma- en projectmanagement van grootschalige en complexe veranderingstrajecten. Luconplus heeft een goed track record in succesvolle veranderingstrajecten bij zorgverzekeraars. Iedere verandering in business en/of ict vraagt om een ander soort regiefunctie. Eén van de kerncompetenties is daarom om op programma- en projectmanagementniveau invulling te geven aan verschillende regierollen. Luconplus slaat de brug tussen moeten en kunnen, het verbinden van mensen.

Valori
Valori heeft expertise op het gebied van quality assurance en testing ingebracht. Al meer dan twintig jaar is Valori een onafhankelijke dienstverlener op het raakvlak van business en technologie, met als missie organisaties helpen met het optimaliseren van de business ict-waardeketen. Met ruim 140 professionals, levert Valori diensten op het gebied van businessarchitectuur, testen en kwaliteitszorg, businessinformatiemanagement en value chain improvement. Resultaat is dat ict-investeringen beter renderen en wezenlijk bijdragen aan betere bedrijfsresultaten. Ook Valori heeft een bewezen track record in de verzekeringssector.