De Stichting Georganiseerde eerstelijnszorg Zoetermeer (SGZ) is een organisatie die zich richt op het bieden en ondersteunen van de eerstelijnszorg in Zoetermeer en Benthuizen. De stichting ondersteunt hulpverleners onder meer op facilitair gebied, waaronder ook it-beheer van de meer dan tien locaties valt.
De 250 computers bevinden zich op verschillende locaties in Zoetermeer en Benthuizen. DeitT-afdeling van de SGZ bestaat uit twee fulltime medewerkers, Marco van Dinter en Jerry Solleveld. Zij zagen zich door de vergaande opsplitsing van systemen gesteld voor een aantal uitdagingen. Onderhoud, monitoring en updates of installatie van software moest altijd op locatie gebeuren, waardoor het werk voor een relatief groot deel bestond uit reistijd tussen de vestigingen. Dit ging ten koste van de productiviteit.
Hier bovenop komt nog het feit dat de bezetting van de spreekkamers steeds groter wordt, waardoor er tijdens openingstijden weinig gelegenheid is om aanpassingen te doen op de systemen. Jerry Solleveld merkt op: 'Als de computer niet werkt, zien ze je graag komen. De meeste zorgverleners hebben niet zoveel met ict, het gaat vaak om kleine dingen. Maar wanneer alles ogenschijnlijk goed werkt, ben je een stuk minder welkom. In het eerste geval is het probleem in de meeste instanties makkelijk te verhelpen, waardoor je onnodig veel reistijd hebt. In het andere geval doe je noodzakelijk werk, dat minder gewaardeerd wordt.'
De mogelijkheid om het onderhoudswerk buiten de openingstijden te doen is ook geen optie. De afdeling bestaat namelijk uit twee medewerkers, waardoor het merendeel van de werkzaamheden overdag moet worden gedaan. Daardoor kon het gebeuren dat een probleem met een werkstation een weekend bleef liggen en bepaalde taken in de gezondheidscentra op maandag niet konden worden uitgevoerd.
Om deze problemen het hoofd te bieden, ging Jerry Solleveld op zoek naar een complete beheeroplossing op afstand. Binnen de selectieprocedure waren de belangrijkste criteria waaraan het pakket moest voldoen, kwaliteit en functierijkheid, veiligheid, kostenefficiëntie en gebruikersgemak. Solleveld zegt hierover: 'Ik heb een testversie gedownload van Kaseya en ben ermee aan de slag gegaan. Daarbij kwam ik heel ver zonder hulp van Kaseya, en dat is bijzonder. Bij pakketten als HP Openview en IBM Tivoli heb je een lange leercurve en moet je eerst een cursus gevolgd hebben voordat je ermee kunt werken. De interface van Kaseya is prettig opgezet en vrijwel alles is nuttig. Er zitten weinig functies bij, die we niet kunnen gebruiken. Zulke gebruiksvriendelijkheid ben ik nog niet vaak tegengekomen bij beheerpakketten.'
Kosten zijn een belangrijk gespreksonderwerp in de hedendaagse zorg. Ook SG Zoetermeer gaat zeer kritisch om met nieuwe investeringen en in dat kader bevatte de prijsopgave van Kaseya een aantal pluspunten. Ten eerste was de initiële investering voor het Kaseya-platform relatief laag en daarnaast kunnen er nieuwe licenties voor agents worden aangeschaft in staffels van tien. 'Bij andere leveranciers van vaak duurdere pakketten, gaan de licenties voor agents vaak per vijftig. Dat aantal is veel te hoog voor een organisatie van onze omvang', zegt Van Dinter hierover.
Kaseya leek dus prima aan te sluiten bij de wensen en eisen van SG Zoetermeer, maar desondanks was het belangrijk om alle factoren goed te laten meewegen in het advies aan de directie. De it-afdeling legt rechtstreeks verantwoording af aan de directie van de stichting en adviezen worden, mits goed onderbouwd, overgenomen. 'Is de investering eenmaal gedaan, dan zitten we er voor een aantal jaar aan vast. We willen er dus behoorlijk zeker van zijn dat een pakket kan meegroeien in onze behoeften, zowel qua schaal als qua functionaliteit.'
Het was in dat opzicht belangrijk dat de lijnen met de leverancier kort waren. Zowel lokaal als internationaal was er voldoende support en werden gemaakte afspraken met Kaseya nagekomen. 'We moeten bij een toeleverancier het gevoel hebben dat we een gesprekspartner hebben en geen nummer zijn', aldus Solleveld. Gedurende het hele keuzeproces en ook nu nog is Kaseya in staat gebleken om ons naar tevredenheid te ondersteunen.'
Inmiddels beschikken bijna alle 250 pc's en servers van de Stichting Georganiseerde eerstelijnszorg Zoetermeer over een Kaseya-agent. Het effect is indrukwekkend te noemen. 'We hoeven een huisarts niet te onderbreken gedurende zijn spreekuur, maar lossen zijn probleem op vanaf ons bureau. Eventueel kan hij ondertussen gewoon doorwerken op zijn computer', vertelt Van Dinter.
Een nog groter voordeel van Kaseya is de mogelijkheid om dankzij de uitgebreide monitoring vroegtijdig storingen te signaleren. Solleveld herinnert zich een voorval waarbij een domain controller uitviel, waardoor het hele netwerk op één locatie eruit lag. 'Ik ontdekte dat op zondagmiddag door een melding op mijn mobiele telefoon en kon het meteen gaan oplossen. In de oude situatie had ik op maandagochtend veertig wanhopige medewerkers aan de telefoon gehad, die het herstelproces ophouden.'
Als volgende stap in de automatisering van hun it-beheer willen de systeembeheerders ticketing invoeren. Gebruikers kunnen dan zelf hun vragen en problemen via Kaseya bij hen aanmelden. Op die manier kunnen Solleveld en Van Dinter de aanvragen automatisch gaan prioriteren en bijhouden om een nog beter overzicht te krijgen van de status van alle systemen. Zo helpt Kaseya bij de verdere professionalisering van de it bij SG Zoetermeer.
