Hogeschool leert rapporteren

De wereld van het hoger onderwijs is niet altijd even overzichtelijk. Onderwijsinstellingen fuseren, bezoldigingssystemen vanuit de overheid veranderen doorlopend, er wordt meer en meer verwacht van de marktwerking en derde geldstromen, terwijl de concurrentie almaar moordender wordt. In die omstandigheden is het voor het College van Bestuur van een onderwijsinstelling van groot belang om steeds over de meest betrouwbare managementinformatie te beschikken.

Hogeschool INHOLLAND is ontstaan uit vijf hogescholen die als enige ict-matige overeenkomst het salarissysteem (Caso) hadden. Voor de rest waren alle bedrijfsapplicaties van de fusiepartners verschillend. Er waren in totaal zo'n twintig verschillende rapportagetools in gebruik om de transactie-informatie inzichtelijk te maken. Dat varieerde van Excel en Access tot Crystal Reports en alles daar tussenin.

Tweeënhalfjaar na de fusie werd er gestart met de implementatie van Hyperion Performance Suite (HPS). Hiermee kan aan alle onderliggende systemen de gewenste informatie worden onttrokken, van de studentenadministratie van PeopleSoft tot en met CODA-Financials, van het Caso-salarissysteem tot en met de roosters. Uit al deze pakketten is real-time de gewenste informatie te destilleren, zodat de dertig andere rapportagetools uitgefaseerd kunnen worden. Bovendien biedt HPS de mogelijkheid om de data vanuit de verschillende bronnen bij elkaar te brengen.

Het is niet de eerste keer dat INHOLLAND samenwerkt met Hyperion. Eerder werden al Essbase en Analyzer van Hyperion bij de onderwijsinstelling geïmplementeerd. De informatie die via Hyperion Essbase uit Hyperion Analyzer komt, wordt binnen INHOLLAND beschouwd als dé waarheid en niets dan de waarheid. Dat is de informatie waarop het College van Bestuur zijn besluitvorming baseert. De praktijk is dat er ook veel ad-hoc vragen worden gesteld. De Performance Suite biedt de mogelijkheid om, uitgaande van een aantal basisgegevens, de informatiehonger van de organisatie nog sneller en arbeidsextensiever te stillen.

De Hyperion Analyzer omgeving die aan de Hyperion Essbase ‘hangt' stelt het College van Bestuur, maar ook de verschillende managers in staat om enorme hoeveelheden gegevens en data op een overzichtelijke manier tot zich te nemen. Daartoe is een soort dashboard opgezet. Studentengegevens, instroomcijfers, onderwijsrendementen, financiële gegevens per opleiding, kostenplaats, locatie of sector: het is allemaal met een paar muisklikken uit het systeem te halen.