United Biscuits Northern Europe verwerkt per jaar ongeveer 54.000 inkomende facturen in JD Edwards. Deze facturen worden in vijf verschillende bedrijven in drie landen en in drie verschillende talen verwerkt. Verdeeld over meerdere (sub)locaties zijn bijna honderdvijftig personen betrokken bij de vastlegging, boeking, goedkeuring en verdere verwerking van deze inkomende facturenstroom.
United Biscuits (UB) produceert al meer dan honderd jaar een aantal van de bekendste en populairste zoete en hartige snacks. Het merkenportfolio van UB omvat favorieten als: Verkade, Sultana en Delacre. UB heeft wereldwijd meer dan achtduizend werknemers en een sterke positie in de kernmarkten Nederland, het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, België en Ierland. Het bedrijf kent bovendien een sterke internationale groei in Noord-Amerika, het Midden Oosten, Afrika en Australië.
Paul Hoogenbosch, Business Analyst, United Biscuits, vertelt: ‘Voorheen werden de facturen handmatig in JD Edwards verwerkt. Dit was veel werk en daardoor tijdrovend. Verder verwerkt de crediteurenadministratie van de locatie in Brussel de facturen voor drie sites in België en Frankrijk. Daarom werden de facturen op en neer gestuurd voor goedkeuring. Dit zorgde voor veel postverkeer en vertraging. Wij wilden hier graag een efficiencyslag in gaan maken. Via internet en onze implementatiepartner Cadran hebben wij informatie ingewonnen over mogelijke leveranciers. Van drie organisaties hebben wij demo’s bekeken en bestaande klanten bezocht. Als je tijdens een referentiebezoek doorvraagt krijg je zeker een reëel beeld van de mogelijkheden en verschillen tussen de diverse oplossingen!’
ISProjects werkt al geruime tijd samen met implementatiepartner Cadran en heeft samen met hen een solide interface met JD Edwards gebouwd. Hoogenbosch: ‘Voucher logging biedt ons de mogelijkheid om direct de facturen in JD Edwards te zien. ISProjects is de enige van de potentiële leveranciers die dit als standaard functionaliteit biedt. Bij de andere oplossingen worden de facturen pas na volledige afhandeling via een interface geboekt in ons erp-systeem. Dat laatste is niet wat wij wensen. De uitgebreide interface in combinatie met de intensieve samenwerking van ISProjects met onze vertrouwde implementatiepartner Cadran maakte de keuze helder en eenvoudig.’
Inmiddels is de implementatie en roll out naar de verschillende vestigingen in Nederland, België en Frankrijk afgerond. ‘De samenwerking met Cadran en ISProjects verliep soepel. Daardoor konden issues tijdens de implementatie in overleg opgelost worden. Wij zijn gestart met de locatie in België. Daarbij liepen we tegen de complexe belgische btw-wetgeving aan. Nadat de aanpassingen hiervoor waren verwerkt, verliepen de implementaties in Nederland en Frankrijk vervolgens naar verwachting. Als je het begin goed te pakken hebt is de uitrol naar de andere locaties daarna eenvoudig zelfstandig uit te voeren. De eerste ervaring is dat er is nu eindelijk zicht is op waar de facturen zich bevinden en dat de procedures nu geformaliseerd zijn, wat onder andere prettig is voor de audits. Volgend jaar vertel ik graag uitgebreider over de praktijkervaringen en efficiencyvoordelen die wij hopen te gaan ervaren’, besluit Hoogenbosch.
