Prorail komt met app werkzaamheden

Spoorbeheerder Prorail zet sinds 8 juni 2015 de 'Value Manager app' in voor de communicatie richting bewoners. Aannemers melden in deze app hun werkzaamheden op het spoor. Doordat aannemers op digitale spoorkaarten precies aangeven waar en wanneer werkzaamheden plaatsvinden, kan Prorail omwonenden beter informeren over deze werkzaamheden.

Zo legt de spoorbeheerder een directe link tussen de uitvoering van werkzaamheden door aannemers en de overlast die dit geeft voor omwonenden. Door hierover samen met aannemers prestatie data op te bouwen ontstaat de mogelijkheid om het gunningscriterium ‘bewonersoverlast’ uit het aanbestedingscontract te objectiveren.

In de praktijk bleek dat flexibiliteit zijn prijs heeft. Procesaannemers van Prorail mogen zelf namelijk bepalen wanneer zij werkzaamheden uitvoeren in de nachtgaten. Dit is de periode in de nacht dat er geen treinen rijden. Voor de communicatie afdeling van Prorail betekende dit dat zij hierdoor niet meer precies konden aangeven waar en wanneer werkzaamheden werden uitgevoerd. In Arnhem en op andere plekken leidde dit tot klachten van omwonenden. Zij ontvingen brieven met onvolledige gegevens over de werkzaamheden. Wanneer de aannemer bijvoorbeeld net een andere dag uitkoos om aan het werk te gaan, dan was de bewonerscommunicatie niet meer juist.

Prorail wil het aanmeldingsproces van werkzaamheden zo eenvoudig mogelijk inrichten voor zijn aannemers. Uitgangspunt daarbij is dat het weinig inspanning kost om de werkzaamheden aan de communicatie-afdeling door te geven. En dat daarmee de juiste informatie tijdig bij bewoners aankomt.
Door te gaan werken met digitale kaarten is het voor Prorail mogelijk om dit planningsproces efficiënter te maken. En intuïtiever. Door principes vanuit routenavigatie toe te passen kunnen werkvoorbereiders nu makkelijker de werken plannen. Met ‘klikbare paden’ worden op een digitale kaart de routes aangegeven waar de werkzaamheden overlast veroorzaken. En overwegen worden afgekruist. Deze informatie wordt vervolgens doorgegeven aan de Spoornieuws Utrecht app. Dit is een publieke app. Bewoners die dicht bij het spoor wonen ontvangen via deze app meteen een notificatie wanneer er werkzaamheden in hun buurt zijn.

Realtime data

De spoorbeheerder kan met deze app niet alleen het  communicatieproces verbeteren, maar bouwt tegelijk ook real time data op over de prestaties van leveranciers. Voor Prorail is dit een grote verandering. De communicatie wordt namelijk volledig transparant. Esther van Engelen, verantwoordelijk voor digitalisering bij Prorail, geeft aan dat deze nieuwe manier van werken veel potentie heeft. 'Iedereen voelt intuïtief aan dat door binnen dit proces te werken met apps er veel te winnen is. Onze leverancier Value Engineers kwam daarbij met het idee om ons proces te stroomlijnen met de Value Manager App. Zij stuurden ons een filmpje, waarin ze lieten zien dat ze een oplossing hadden voor dit vraagstuk. En zij hadden al een prototype gemaakt. Het prototype van deze app was al door de veiligheidsreviews gekomen van Salesforce in Noord Amerika. Daarmee hadden ze een robuuste oplossing en een visie op dit vraagstuk. Samen met de it-afdeling en Imgzine hebben ze deze visie weten te vertalen naar een prachtige oplossing. Die nu wordt toegepast bij de spoorvernieuwing Utrecht.'

Meerwaarde met apps

Door medewerkers en leveranciers te laten werken met een app wordt volgens Value Engineers de drempel verlaagt om data uit te wisselen. De app biedt niet alleen in het proces van samenwerking met aannemers een meerwaarde, maar ook binnen het inkoopproces, kwaliteitsmanagement en binnen het transportproces is toegevoegde waarde te creëren door middel van apps.