Google+ als intern communicatieplatform, Forms om de papieren rompslomp te omzeilen, samenwerken via Gmail en Calendar en kosten besparen dankzij Drive; Deli XL maakt op dit moment een aanzienlijke transitie door naar e-commerce en gebruikt Google Apps for Work om dat zo goed en pijnloos mogelijk te doen.
Deli XL is gevestigd in Ede en heeft tweeduizend medewerkers die zeven dagen per week verse producten leveren aan restaurants, ziekenhuizen, bejaardentehuizen en bedrijfskantines. Klanten krijgen hun bestelling binnen 24 uur geleverd. Of het nu gaat om verse vis, paarse mosterd of één van de andere zeventiegduizend items die Deli XL levert. Met zevenhonderdduizend bestellingen per week door zijn twintigduizend klanten verspreid over Nederland is efficiënte samenwerking essentieel om snel te leveren. Omdat online inmiddels goed is voor 90 procent van de omzet bij Deli XL besloot de totaalleverancier voor de foodservicemarkt dat het tijd werd voor een nieuwe manier van werken.
Stress
Deli XL koos voor Google Apps for Work om het huidige bedrijfsmodel te herzien met minimale onderbreking van de dagelijkse gang van zaken. Rene Van Gelderen, cio bij Deli XL: ‘Het oude e-mailsysteem was functioneel, maar te langzaam om in te spelen op de e-commerceontwikkelingen. Gmail is snel, op afstand toegankelijk en samen met Calendar eenvoudig om in samen te werken vanaf onze vijftien locaties. Daarnaast wisten we dat het uitrollen van nieuwe complexe structuren in onze financiële en warehousemanagementsystemen de nodige stress zou veroorzaken. Toen we de nieuwe systemen implementeerden, plaatsten we continu updates op Google+ zodat iedereen op de hoogte was van de status en we de nieuwe mogelijkheden samen konden ontdekken. Zo hielp Google+ de stress zo laag mogelijk te houden.’
Momenteel zet Deli XL Google+ in om problemen op te lossen binnen alle divisies van het bedrijf. Van Gelderen vervolgt: ‘Het is voorgekomen dat op zaterdagochtend een accountmanager een probleem met het e-commercesysteem meldde. Voorheen zou ze de weekendservicedesk hebben gebeld en tot maandag hebben gewacht op een antwoord. Door het probleem op Google+ te posten kon ik direct inschatten hoe ernstig de situatie was en de offshore ontwikkelaars in India bij de discussie betrekken. Door gebruik te maken van Google Translate konden zij het Nederlands begrijpen en een oplossing klaar hebben voor maandagochtend. Zo kon een grote storing bij duizend klanten worden voorkomen.’
Effectiever
Google+ is veel effectiever dan telefoneren: eenvoudige it-problemen worden door niet-it’ers in een paar seconden opgelost, accountmanagers geven elkaar advies over hoe ze onduidelijke klantbestellingen moeten verwerken en medewerkers stellen ingewikkelde vragen die anders nooit zouden worden gevraagd. ‘Nadat een probleem zich had voorgedaan en we frequente updates op Google+ plaatsten, hadden we een enquête uitgezet. In het verleden lokten calamiteiten altijd klachten uit over de communicatie, maar bij deze enquête gaf 97 procent van de respondenten aan erg tevreden te zijn met hoe we tijdens het incident communiceerden’, vertelt Van Gelderen.
Alle duizend kantoormedewerkers van Deli XL hebben een Google-account en ook de vijfhonderd chauffeurs en vijfhonderd orderpickers gaan hier momenteel op over. Hiermee kunnen chauffeurs bijvoorbeeld tijdens elke klus bijhouden hoeveel kratten zij gebruiken om goederen te vervoeren. In plaats van dit handmatig te doen en door te geven aan de financiële afdeling, houden ze het aantal kratten bij in Forms, waardoor er geen papieren rompslomp meer is. Daarnaast checken chauffeurs hun bestemmingen in en uit in Forms. Op deze manier zijn ze in staat om klanten te vertellen waar hun bestelling is zonder dat een dure gps-oplossing nodig is.
Een ton besparen
Van Gelderen: ‘Meer dan 90 procent van onze bestellingen worden tegenwoordig online gedaan en we hebben de transitie naar het café-, hotel- en restaurantwezen gemaakt zonder verlies in omzet. Naast besparingen als het gevolg van het oplossen van problemen, cross-team communicatie en het bijhouden van de status van bestellingen heeft onze cfo berekend dat het gebruik van Drive-opslag ons honderdduizend euro per jaar zal besparen wanneer we af zijn van onze oude file servers. Naast deze cijfers, zorgt betere communicatie tussen al onze medewerkers ervoor dat we echt een team zijn: met een Hangout-groep op elke locatie, hoeft niemand een verjaardagsfeestje te missen.’
