Ribank behoort tot de grootste financieringsmaatschappijen in Nederland en is lid van de Vereniging van Financieringsondernemingen in Nederland (VFN). Ondanks de fusie Ribank met Interbank bleven beide ondernemingen wel zelfstandig actief. Met de gedwongen verhuizing van het hoofdkantoor besloot Ribank het hele archief uit te besteden. De hulp van Iron Mountain werd ingeroepen op basis van eerdere ervaringen van Ribank ict-medewerker Ton Kouwets en doordat Interbank ook al gebruik maakte van Iron Mountain. Kouwets: ‘Iron Mountain zorgt ook voor het praktische beheer van het hele archief. Daardoor hoeft Ribank geen extra mensen in dienst te nemen.’
Oplossing
Het team van Iron Mountain verpakte en rubriceerde tienduizend dossiermappen van Ribank. Na registratie werden alle dossiers - met daarin vooral polissen en contracten - opgeslagen bij Iron Mountain. Veel dossiers bleken een overschrijvingsbewijs te bevatten. Deze belangrijke documenten werden eerst geregistreerd en daarna uit de dossiers verwijderd en opgeslagen in een speciale kluis.
Het proces werd voltooid zonder operationele problemen. Sindsdien beheert Iron Mountain alle opgeslagen dossiers voor Ribank. Voor nieuwe klanten maken de medewerkers van Ribank dossiers aan die Iron Mountain dan registreert en toevoegt aan het archief.
In de opslagruimte van Iron Mountain worden de dossiers bewaard onder optimale omstandigheden, zoals de juiste temperatuur en vochtigheidsgraad. Verder voldoet het complex aan alle vereisten op het gebied van vertrouwelijkheid en privacybescherming. Via het webportaal van Iron Mountain kunnen de medewerkers van Ribank opgeslagen dossiers opvragen binnen de afgesproken tijd. Iron Mountain bewaart elk dossier zo lang als statutair is vereist. Als die periode is verstreken, wordt de bank geïnformeerd. Daarna kan het worden vernietigd conform de wetgeving op dit gebied.
Waarde
De medewerkers van Ribank hebben zich zonder problemen aan de externe archivering aangepast. ‘Iedereen was snel gewend aan de nieuwe situatie’, aldus Kouwets. ‘Dat komt deels doordat Iron Mountain altijd meteen reageert op aanvragen.’
Ribank kijkt terug op een succesvolle verhuizing en heeft duidelijk voordeel van de uitbesteding. Doordat Iron Mountain het hele archief beheert, kan Ribank immers een aanzienlijke kostenbesparing realiseren.
Reacties
Dat er flinke besparingen haalbaar zijn op het archief lijkt mij nogal een uitgemaakte zaak. Sommige bedrijven doen dit bijvoorbeeld door de papieren bescheiden op te slaan bij Shuregard of een andere 'garagebox' waarmee ze mogelijk niet aan wetgeving voldoen maar wel flink de kosten verlaagd hebben. Ook de overheid zelf raakt trouwens nog regelmatig archiefstukken kwijt door een onjuiste opslag of verkeerde rubricering.
Opmerkelijk - maar niet verrassend - dat ook Ribank blijkens deze advertorial daar last van had omdat archivering door bedrijven al jarenlang genegeerd wordt. Ik rammel maar eens aan een 'deurtje' maar krijg je als klant nog wel waarvoor je betaald met alle verhogingen in bewaarloon, administratiekosten en leges?
Ewout,
Tja dat laatste vraag ik mij ook af. Ik ondervind zelf geregeld dat bepaalde stukken door het desbetreffende bedrijf niet meer op te leveren zijn. Vooral bij banken en verzekeraars gaat dit nog wel eens fout.