Yorneo brengt hele IT naar de cloud

Yorneo helpt bij opgroeien en opvoeden. Jeugdigen van nul tot achttien jaar en hun opvoeders kunnen er terecht met uiteenlopende en complexe opvoed- en opgroeiproblemen. Dat kan door middel van korte, lichte interventies tot intensieve specialistische hulp. De werkstichting Hulp & Huis behandelt en begeleidt kinderen, jongeren en hun ouders als er naast hulp ook tijdelijk of structureel verblijf nodig is. In totaal werken er ongeveer 330 mensen bij Yorneo, waarvan het merendeel in de zorg. De stichting werkt graag naar de nieuwste inzichten; niet alleen in de dienstverlening maar ook qua inrichting van de organisatie. Er wordt gewerkt met resultaatgerichte teams en onlangs werd besloten de volledige it-omgeving naar de cloud te brengen om ook op dat gebied met de tijd mee te gaan. Ictivity begeleidde Yorneo zowel in het voortraject als in de uitvoering.

Yorneo en Ictivity werken al tien jaar samen op allerlei it-vraagstukken. Toen vorig jaar de beslissing was genomen om de it-omgeving te vernieuwen, was de keuze dan ook snel gemaakt om Ictivity de begeleiding te laten doen. Jacqueline Baart, manager bedrijfsbureau bij Yorneo: 'We kennen de organisatie en hebben goede ervaringen met de specialisten. Voor ons stond voorop dat we deze stap graag met een betrouwbare partner wilden doen; niet met alleen een leverancier.' Na een uitgebreide oriëntatieperiode, waarin Ictivity als kennispartner diende, werd besloten de servers te upgraden en naar de cloud te brengen. Hiermee moest ook het gebruik van Office 365 worden gerealiseerd.

Redenen voor overstap

Door teruglopende performance, stijgende kosten en toenemende beheerdruk was een verandering in de infrastructuur noodzakelijk. Tinus van Gils,ict- systeem- en netwerkbeheerder bij Yorneo: 'Er wordt steeds meer gevraagd van onze it-toepassingen. We konden met de vorige omgeving weliswaar aan die vraag voldoen, maar tegen alsmaar stijgende kosten. Daarnaast waren we nauwelijks in staat om stappen richting de toekomst te zetten. Daarvoor was een grotere migratie nodig. De servers draaiden al grotendeels virtueel, maar op een verouderd platform. De it elders onderbrengen, om op die manier op eenzelfde kostenniveau een betere service te bieden, was de logische stap.'

Yorneo koos voor een IaaS-model (infrastructure as a service), waarbij de serveromgeving in het datacenter van Ictivity werd ondergebracht. Performance en service waren twee belangrijke criteria volgens Baart. 'De performance moest omhoog. We hoeven geen early adopter te zijn, maar willen wel voorop lopen. Daarnaast is Van Gils onze enige beheerder, dus we hebben een partner nodig die als achtervang kan fungeren. Ten slotte wilden we harde afspraken over de service richting eindgebruikers; die moest vlekkeloos zijn.'

In aanloop naar de keuze heeft Yorneo zorgvuldig de alternatieven afgewogen. Een van de uitdagingen was het gebruik van bepaalde licenties die in eerste instantie gedeelde hardware niet toestonden. Toen met behulp van Ictivity deze praktische hobbels waren opgelost, kon de migratie starten; een traject dat vlot verliep. Van Gils: 'Dergelijke migraties gaan nooit vlekkeloos, maar deze verliep voorspoedig. Onze internetverbinding bleek storingen te vertonen, waardoor sommige gebruikers niet direct bij hun account konden, maar ook daarin stond Ictivity ons als partner bij.'

Voordelen van IaaS

De hele it-omgeving is ondergebracht bij Uniserver, hosting partner van Ictivity. Hier heeft Ictivity een eigen datacenterdeel waarin voor verschillende klanten IaaS-diensten draaien. Naast bovengenoemde voordelen profiteert Yorneo nu ook van continue en vrijwel onbeperkte schaalbaarheid, een centraal beheerde firewall, een back-up oplossing en uitwijkmogelijkheden. Van Gils: ; Een IaaS-aanpak biedt uiteraard al veel zekerheden doordat het beheer en onderhoud centraal plaatsvindt door mensen die er dag en nacht mee bezig zijn. Mocht het toch een keer fout gaan, dan zijn we nu helemaal zeker dat we gewoon door kunnen werken.'

Daarnaast maakt Yorneo gebruik van Ictivity’s Servicecenter en ASK dienstverlening. ASK staat voor Advice, Sparring en Knowledge en is bedoeld om de it-afdeling proactief te ondersteunen en systemen op het gewenste kwaliteitsniveau te houden Daarnaast is deze externe ondersteuning nodig bij activiteiten die sporadisch plaatsvinden of bij calamiteiten. Bij dergelijke situaties kan Yorneo terugvallen op aanvullende expertise binnen de ASK-samenwerking. 

Door de lange samenwerking en de succesvolle migratie hebben Yorneo en Ictivity een sterk partnership opgebouwd. Baart: 'Er is voor elk onderwerp wel een specialist beschikbaar met veel kennis en ervaring. Dat werkt snel en prettig. Ze fungeren ook echt als uitbreiding op de eigen onderneming. We werken samen ergens naartoe.'