ABB Benelux is de lokale vertegenwoordiging van het wereldomvattende ABB-concern. Met tien vestigingen en veertienhonderd medewerkers is ABB sterk vertegenwoordigd in de Benelux. Die verspreiding, alsmede overnames, zorgen voor een decentrale opslag, onderhoud en beschikbaarheid van procesbeschrijvingen en handboeken. Om een efficiencyslag te maken en kwaliteit te borgen, stapt ABB Benelux momenteel over op de kwaliteitsmanagement-software van Manualmaster.
ABB beperkt zich zeer bewust tot een aantal kernactiviteiten. Kennis van vooruitstrevende technologieën en service vormen de pijlers voor deze activiteiten in energienet- en proces-automatisering, transmissie en distributie van elektrische energie, elektrische, elektronische en installatietechnische producten en systemen. Al die activiteiten zorgen voor zeer uiteenlopende processen die ergens vastgelegd en beschreven zijn. Bovendien werkt ABB met een matrix-model als organisatiestructuur. Vijf divisies zijn in de Benelux opgedeeld in zo’n veertig business units met grotendeels eigen verantwoordelijkheid. Gevolg hiervan zijn mede decentrale databases. De kennis die daarin staat voegt ABB nu samen in een centraal beheerde omgeving.
Samenvoegen en stroomlijnen
Hoe voeg je uiteenlopende gegevens samen in een centraal systeem waar vervolgens iedereen ook weer relevante informatie uit kan halen? De lijst met criteria voor een nieuw informatie beheersysteem was lang. Joost Kuijpers en Marcel Wilms, de QA managers ABB Benelux, zijn de kartrekkers van het project. ‘Gebaseerd op onze ervaring hebben we een uitgebreide functionele specificatie opgesteld. Een van de eisen was dat het een standaard off-the shelf applicatie moest worden van een gevestigde leverancier, die moest passen in het ABB it-landschap. Uiteraard moesten alle types aan ‘how to work’ informatie erin kunnen worden opgenomen en moeten gebruikers informatie snel en eenvoudig terug kunnen vinden. Goede (grafische) navigatie en een uitgebreide zoekfunctie waren dus ook een vereiste. Ook moest het systeem schaalbaar zijn. De internationale ABB organisatie kijkt over onze schouder mee, en overweegt bij gebleken succes dit over te nemen in andere landen.’
‘Consistentiebeheer door de applicatie was voor ons ook van groot belang. Wanneer er veranderingen worden doorgevoerd in procedures, werkinstructies of procesflows, moeten gerelateerde en gelinkte bestanden meeveranderen, zodat consistentie van de informatie gewaarborgd blijft. ManualMaster bleek daarin goed te voldoen. De ABB-groep stelde als eis dat een dergelijk systeem in Sharepoint gebouwd moest worden, dan wel volledig met Sharepoint geïntegreerd moest kunnen worden.’
‘We hebben, samen met Manualmaster, ABB corporate ervan kunnen overtuigen dat Manualmaster de juiste applicatie voor deze problematiek was, die enerzijds geïntegreerd kon worden met Sharepoint én als standaard product alle benodigde functionaliteit op gebied van elektronische kwaliteitsmanagement systemen aan boord had.’
Uitgekiende implementatie
De beide QA managers hebben de tijd genomen voor een systematische opzet van het systeem, zodanig dat aan alle eisen van de organisatie zou kunnen worden voldaan. Zo zouden onder meer procedures, werkinstructies en procesflows van nieuw te ondernemen activiteiten zonder meer aan het systeem toegevoegd moeten kunnen worden. ‘Alle types informatie moesten in één keer inpasbaar zijn. Alle informatie op één platform is nogal een onderneming, dus wil je niet halverwege erachter komen dat je stappen hebt overgeslagen of bepaalde elementen mist.’ Daarom ontwikkelden ze eerst een heldere structuur, inclusief conventies en een overall goedkeuringsproces, voordat ze het systeem zijn gaan vullen met documenten. En pas daarna ging het systeem live. In eerste instantie voor de ondersteunende, centrale afdelingen zoals Finance & controlling, hr, it, legal, QA, Operational excellence, OHS, Facilitair en Communications.
‘Dit zijn onderliggende support processen en wat eenvoudiger te implementeren dan bijvoorbeeld de producten-, projecten-, service business, onze bedrijfsprocessen. Deze informatie komt er nu stapsgewijs bij; het systeem groeit met de dag. We zitten nu op zo’n vijftienhonderd documenten, maar dat zal nog behoorlijk verder uitgroeien.’
Ook de overgang voor de medewerkers wordt stapsgewijs doorgevoerd. Iedereen wordt aangemoedigd zijn documenten aan te leveren om overgezet te worden. Hierbij wordt sterk benadrukt dat de businessunits eigenaar blijven van hun bestanden, documenten en handboeken. Elk document heeft, op basis van functies, een content eigenaar, verificator(s), en een verantwoordelijke die het document vrijgeeft voor publicatie. Zodra er per gebied of onderwerp voldoende informatie in de nieuwe omgeving staat, worden oude systemen uit bedrijf genomen. Men moet dan dus wel overstappen, maar het gebeurt geleidelijk.
Het overzetten van de documenten gebeurt via een vooraf vastgestelde workflow, inclusief verificatie en goedkeuring. Hierdoor is het zekergesteld dat alle informatie in het nieuwe systeem actueel, correct, gecontroleerd en geautoriseerd is. Deze workflow is door beide QA managers uitvoerig uitgelegd aan betrokkenen en verantwoordelijken van de verschillende business units. ‘Deze mensen moeten er uiteindelijk mee werken. Het is uiteindelijk hun systeem, met hun informatie; het blijven hun bestanden, wij faciliteren slechts. Verder verzorgen wij het centrale beheer en waken wij over de consistentie. Procedures en werkinstructies hebben een herkenbare lay-out in een Benelux look&feel. Uiteindelijk heeft iedereen hier heel veel plezier van.’
Inmiddels is de applicatie zo’n elf maanden live, het maakt prominent deel uit van ABB’s intranet. Gebruikers blijken tevreden met het systeem en over de navigatie mogelijkheden. Dit blijkt tevens uit de hitrates; het systeem worden steeds breder en vaker geraadpleegd.
