Ziekenhuis vergroot flexibiliteit met VDI-desktops

Inzending voor de award Beste Business Case 2009

Dit artikel delen:

In de strijd om de beste business case van 2009 zond Winvision het project 'POC VDI bij RdGG' in. Het project en bijbehorende business case gaan in op de creatie van de 'meeneembare werkplek' op waardoor onder andere artsen niet meer alle sessies hoeven af te sluiten of op te slaan wanneer zij op een andere locatie verder willen werken.

'Voor ziekenhuizen telt elke seconde. De snelheid van ondersteunende systemen kan dus een doorslaggevende rol spelen. Zo houden artsen regelmatig consults van slechts enkele minuten en op verschillende werkplekken. Inlogtijden moeten daarom zo kort mogelijk zijn', legt Marcel Lucker van Winvision uit. Bij de Reinier de Graaf Groep (RdGG), een algemeen ziekenhuis met vestigingen in Delft, Voorburg, Naaldwijk  en Ypenburg, duurde het inloggen op de werkplek echter zo'n vijf tot tien minuten of langer. Ook waren handmatige installaties nog gebruikelijk, waardoor de beheerkosten exponentieel toenamen en geen enkele werkplek standaard was ingericht.

RdGG vergeleek daarom verschillende ict-partijen die Virtual Desktop Infrastructure (VDI)-oplossingen aanboden en startte in oktober 2009 een Proof of Concept (POC) om te onderzoeken of de gekozen oplossing en implementatiepartner Winvision aan alle acceptatiecriteria voldeed. 'VDI is als werkplekconcept al redelijk ingeburgerd in organisaties buiten de zorgsector. Voor Nederlandse ziekenhuizen is het VDI concept echter zeker vernieuwend te noemen', zegt Lucker.

Zorgapplicaties

Daarom schakelde het ziekenhuis ook een projectmanagementbureau in. Lucker: 'Het werken in projectvorm is voor menig organisaties al bekend terrein. Voor RdGG is deze manier tamelijk nieuw. Waar nodig, schakelt RdGG daarom externe projectleiders in. Voor het specifieke POC-project, heeft de ruime ervaring van de projectleiders met soortgelijke trajecten bijzonder goed geholpen. Ondanks deze rol zich niet of nauwelijks met de technische inhoud bezig houdt, vaart het hele projectteam veel vlotter door deze eerder verworven inzichten.'

In de POC zijn van begin af aan de belangrijkste en meest ingewikkelde zorgapplicaties beschikbaar gesteld. 'Als het Zorg Informatie Systeem (ZIS) en de applicaties voor röntgenfoto's en ander beeldmateriaal goed functioneren, dan is het grootste obstakel meteen ondervangen', legt Lucker uit. 'Het POC-project werd succesvol afgerond in december 2009. Het RdGG-management heeft naar aanleiding van de positieve bevindingen groen licht gegeven voor de verdere uitrol in productie. Zo'n vijf functioneel beheerders hebben vervolgens de omgeving uitvoerig getest.'

Alle stakeholders zijn zo snel mogelijk bij het project betrokken. De Raad van Bestuur en de medische staf zijn de belangrijkste stakeholders buiten de ict-afdeling van RdGG. De RvB is immers verantwoordelijk voor het budget en wil haar medische staf optimaal bedienen. De directeur ICT en de programma manager zijn binnen de ict-afdeling de voornaamste stakeholders als eindverantwoordelijk voor de gekozen oplossing. Lucker: 'Het project heeft ook de functionele- en technische beheerders nauw betrokken om enige scepsis door het 'onbekend maakt onbemind' bij aanvang weg te nemen. Al spoedig zagen deze ict'ers de nieuwe werkplek naar behoren functioneren. Het ZIS bleek zelfs sneller in de VDI omgeving te werken dan op de traditionele werkplek.'

Heldere wensen

De betrokkenheid van de gebruikersorganisatie en heldere wensen en eisen is volgens Lucker bij dergelijke ict-projecten cruciaal. 'Als de klant niet altijd heldere wensen en eisen kan formuleren dan zijn veel besprekingen en workshops nodig om uiteindelijk het gewenste resultaat te bereiken.'

Het nieuwe VDI-werkplek concept is binnen RdGG gecreëerd op basis van Microsoft en Quest Software technologie. Gebruikers hoeven niet meer alle sessies af te sluiten of op te slaan om op een andere locatie verder te werken. Hiermee is RdGG het eerste ziekenhuis in Nederland dat met VDI-desktops werkt dat bovendien als dienst afgenomen wordt in een extern datacenter.

Lucker: 'De VDI-werkplek geeft een grote mate van flexibiliteit en efficiëntie. De initiële inlogtijd drastisch verlaagd naar gemiddeld 34 seconden. Het toegestaan maximum is hiervoor 60 seconden en het flexibel wisselen van werkplek moet binnen 30 seconden kunnen. Door de robuuste producten neemt de stabiliteit gestaag toe, wat essentieel is voor RdGG. Het werkplekconcept biedt bovendien mogelijkheden om de zakelijke werkplek vanuit thuis en andere vertrouwde locaties te benaderen.'

Rendement

Het project kent volgens haar nog meer innovatieve aspecten doordat het servercapaciteit en ict-functionaliteit als dienst afneemt. De meeste fysieke systemen staan in externe datacentra. Alle rekencentra met systemen voor RdGG zijn NEN-compliant. Naast de Exchange omgeving die RdGG sinds vorig jaar als gehoste dienst afneemt bij Winvision, maakt RdGG weloverwogen stappen richting cloud computing.

Voor het financiële succes van het VDI project zijn steeds verschillende alternatieven vergeleken. Behalve hardware- en softwarekosten is er ook rekening gehouden met onderhoud- en beheerskosten op de langere termijn. Minder succesvol leek in eerste instantie de te lage inschatting van de benodigde investeringen in storage-uitbreiding. Lucker: 'Deze onderschatting had impact op de business case, maar RdGG heeft dit opgelost door deze uitbreiding onder te brengen bij een extern datacenter.'

Lucker: 'Eindgebruikers ervaren de VDI-werkplek uitsluitend positief. Het inlogproces duurt slechts enkele tellen en het eenvoudig voortzetten van de sessie op een ander fysiek systeem werkt heel goed. Het rendement is 15.000 minuten per dag.'

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

Je kunt natuurlijk ook een laptop gebruiken.
Hoef je ook niet meer steeds in te loggen.

Lijkt geen goed idee om een arts met een laptop te laten rondsjouwen iedere dag en een plekje ervoor te zoeken op iedere kamer en aan de sluiten op de stroom en aan te sluiten op het netwerk .....

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2010-10-01T08:21:00.000Z Kim de Vries
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.