In 1994 sloot erp-leverancier Baan een aantal grote contracten af in de Verenigde Staten. Een daarvan was met Mercedes Benz US International (Mbusi). IBM Global Services implementeerde en onderhoudt het systeem, dat naast Baan uit 35 tot 40 procent maatwerk bestaat. Het systeem voldoet precies aan de wensen van Mercedes en is sterk geïntegreerd met de fysieke productie. Migratie naar een nieuwere versie ligt daardoor niet voor de hand.
Nadat Mercedes in 1993 besloot zijn eerste fabriek in Amerika te gaan bouwen voor de productie van de nieuwe M-klasse, stampte het bedrijf in 34 maanden tijd een complete operationele fabriek uit de grond met een jaarlijkse productiecapaciteit van 80.000 auto's. Wayne Zeek, projectleider van IBM: "Het ontwerpen van de bedrijfsprocessen, het optrekken van de fabriek en het ontwerp en implementatie van de IT-infrastructuur gingen hand in hand."
De Baan-implementatie bij Mercedes is met het aantal van 250 gebruikers niet erg groot, maar vanwege zijn uitgebreide functionaliteit wel interessant. Op het moment dat Mercedes software van Baan verkoos boven R/3 van het Duitse SAP, was Triton (versie 3.1) de nieuwste versie. "We konden vanwege de strakke tijdsplanning niet wachten op Baan IV, laat staan Baan Series. Maar met het maatwerk erbij hebben we functionaliteit die geavanceerder is dan de laatste versie van Baan te bieden heeft", aldus Zeek. Mercedes heeft zichzelf daarmee in een benarde positie gemanoeuvreerd. Hoewel het totale systeem nauw aansluit op de wensen van Mercedes, staat de enorme hoeveelheid maatwerk de onderneming in de weg bij de migratie naar nieuwe versies van Baan.
Mercedes en Baan zijn in gesprek over de manier waarop functionaliteit ondergebracht kan worden in Baan Series. "Wij gooien ons maatwerk niet weg. Idealiter zou ik over willen stappen naar Baan Series", aldus Zeek. Naast het maatwerk-probleem moet er een migratiepad zijn van Triton naar Baan Series, zodat Baan IV overgeslagen kan worden. Zeek hoopt dat de geavanceerde functionaliteit die Mercedes en IBM ontwikkeld hebben, Baan bewegen om het in zijn standaardpakket op te nemen. Daardoor kan het mes gezet worden in het onderhoud dat IBM bij Mercedes uitvoert. Bovendien snijdt het mes aan twee kanten, meent Zeek: "Als wij die software nodig hebben, kan die wellicht ook voor andere bedrijven in de auto-industrie interessant zijn."
Het hart van het planningssysteem bij Mbusi wordt gevormd door de software van Baan. Het controle-systeem in de productie sluit hierop aan. Het optimaliseert de planningsgegevens uit Baan schakelt deze door naar de productiemachinerie op de fabrieksvloer. Dit systeem is op maat gemaakt in Developer/2000 en Oracle Forms en zorgt dat de machines en robots de juiste materialen en halffabrikaten uit de magazijnen nemen en in het productieproces invoeren. Mercedes werkt met zeven van de zeventig toeleveranciers volgens het jit-principe (just-in-time). Dit betekent dat wanneer een Mercedes een bepaald punt in de productielijn passeert, enkele mechanismen in werking treden: een sensor signaleert dat twee uur later het dashboard nodig is voor montage; er gaat een signaal van het controle-systeem naar Triton, dat vervolgens een edi-bericht stuurt naar de toeleverancier die twee uur later de bestelling aan de productielijn aflevert. Elke auto wordt geproduceerd op basis van de wensen van de klant. "Van de driehonderd auto's die we per dag maken, zijn er misschien twee hetzelfde. Elke auto is eigenlijk een apart project met een eigen stuklijst", illustreert Zeek de cruciale rol van het erp-systeem.
Wayne Zeek is vanaf het prille begin betrokken geweest bij het opzetten, implementeren en in de lucht houden van de IT-architectuur. Baan was in het begin relatief nieuw op de Nederlandse markt en een prettige partij om mee samen te werken. "Baan was eager. Het bedrijf deed graag zaken en er was altijd iemand bereikbaar en bereid informatie te verschaffen en demonstraties te geven."
Zeek maakt zich geen zorgen over de storm van kritiek waar Baan de laatste tijd mee te kampen heeft gehad: "Als je in een selectietraject zit wordt je daar wel zenuwachtig en onzeker van. Maar door de reorganisatie is het vertrouwen weer hersteld." Zeek heeft in zijn dagelijkse contacten met Baan geen negatieve invloeden ondervonden van de turbulentie rond het Veluwse softwarebedrijf.
