De zestien werkmaatschappijen van Vendex/KBB staan aan de vooravond van een eai-implementatie. Om bevoorrading en orderafhandeling voor de honderden winkels te verbeteren, ziet de it-services-afdeling het liefst dat ze allemaal overschakelen op Microsofts Bizztalk webapplicatieserver. Maar senior ict-manager Jan-Willem Ottenheim mag zijn klanten nergens toe dwingen: de merkwaarde is belangrijker dan de ict-keuzes.
De Nederlandse multinational Vendex/KBB bestaat uit zestien werkmaatschappijen, variërend van warenhuis Bijenkorf, pc-winkel Dynabyte, juwelier Schaap en Citroen tot en met bouwmarkt Praxis. Het concern biedt werk aan 45 duizend mensen, zette in 2001 4,5 miljard euro om en heeft ruim 1600 vestigingen verspreid over zes landen. En dat is nog maar het begin. Ligt het aan directievoorzitter Ed Hamming, dan breidt het bedrijf de komende jaren verder uit in de Europese Unie.
Het concern legt de winkelketens geen ict-strategie op; op geen manier wil het dat de merken op elkaar gaan lijken. De onderneming voelt wel de noodzaak om hechter te gaan samenwerken. Niet alleen om de bevoorrading en orderafhandeling te verbeteren, maar ook wegens de financiële voordelen. Daarnaast wil het bedrijf net als andere steeds sneller beschikken over de cijfers. Met andere woorden: "Het zou verdomd handig zijn als de backoffice goed geregeld is."
En dan zijn er nog de leveranciers. De Bijenkorf alleen al heeft 355 duizend artikelen. Bij sommige modeleveranciers, zoals enkele in het Midden-Oosten, is de fax het modernste communicatiemiddel. Andere gebruiken een geavanceerd systeem dat aansluit op SAP. De doe-het-zelf-ketens werken daarentegen alleen met toeleveranciers die computergestuurde orderafhandeling aankunnen op basis van edi (electronic data interchange).
Ziehier de integratietaak voor Jan-Willem Ottenheim, senior ict-manager bij de it-services-afdeling van Vendex/KBB.
Merkwaarde
De winkeliers zijn gewend kritisch te kijken naar hun leveranciers, waartoe ze ook de ict-diensten van Ottenheim rekenen. Winkeliers zijn tamelijk nuchter, vertelt Ottenheim. "Doe maar gewoon."
De winkeliers willen met hun ict-keuzes ook hun merkwaarde beschermen. In een winkelstraat kunnen meerdere werkmaatschappijen gevestigd zijn, maar de klant mag niet ervaren dat het eigenlijk om een en hetzelfde bedrijf gaat.
Het belangrijkste onderdeel van de eai-strategie van de Vendex-ict’er – hij herhaalt het diverse malen – is daarom dat ze de winkeliers de ict-strategie niet opleggen. "Gedwongen winkelnering maakt mij verdacht."
De verplichte implementatie van SAP bij een werkmaatschappij is gedoemd te mislukken, aldus de ict’er. De impact van een implementatie is daarnaast veel groter als de werkmaatschappij zelf tot het besef komt dat de toepassing de juist keuze is.
Logisch dus dat Vendex IT Services een ondersteunende rol speelt in het bedrijf. Ottenheim moet het maar zien te accepteren wanneer een Vendex/KBB-dochter een keuze maakt die afwijkt van de andere veertien werkmaatschappijen. "De collega die iets anders wil, moet dit wel kunnen uitleggen aan de rest. De totale eigendomskosten worden door zo’n afwijkende keuze voor alle werkmaatschappijen hoger."
| E-lingeriespeciaalzaak Een van de meest bezochte websites van Vendex/KBB is die van lingeriespeciaalzaak Hunkemöller. De website is niet het voorportaal van een modern computergestuurd verzendhuis. In het magazijn te Hilversum staat in een hoekje een kassa. Een printer drukt bestellingen af die via de website binnenkomen. Een magazijnmedewerker haalt de kledingstukken van de schappen, rekent af aan de kassa en de goederen gaan onder rembours per post naar de klant. Ottenheim: "Het aantal bestellingen was nooit erg groot. Een apart magazijn hoefden we er niet voor in te richten. Pas afgelopen kerst liep het storm. Toen moest het kantoorpersoneel bijspringen: met A4-tjes door de winkel lopen, en afrekenen bij de kassa." Die kassa is verbonden met hetzelfde SAP-systeem als de andere winkels van Hunkemöller. Om te weten wat de internetomzet is, hoeft de directeur alleen dat kassanummer op te zoeken. Ottenheim: "Dat is nou eai." |
Afgezien van dit ene geval zijn de ict-keuzes van de zestien werkmaatschappijen tot nog toe redelijk vergelijkbaar. Ze worden niet expliciet of bewust gemaakt, maar er komt wel veel SAP voor. Reden zijn de grote volumes aan goederen en administratie, en de behoefte aan een grondige planning, zo verklaart hij. "SAP is niet erg sexy, maar wel grondig." De enige werkmaatschappij die niet erg meedoet met de andere is M&S. "Maar ook zij gebruiken SAP."
De grootste werkmaatschappijen werken daarnaast veel met .Net. SAP en .Net genieten ook Ottenheims voorkeur. "Nogmaals, het is niet verplicht, maar mijn collega moet een afwijkende keuze aan ons allen uitleggen."
Superlijm
Eai is volgens de senior-manager oude wijn in nieuwe zakken. Ict is niet anders dan het integreren van applicaties, het versnellen of verbeteren van de bestaande toepassingen. Toch ziet Ottenheim eai als de volgende logische stap naar steeds hechter samenwerkende ict-toepassingen. Edi en XML zijn de eerste twee stappen. "De fax is dan stap nul," lacht de automatiseerder.
Het concern staat aan de vooravond van een allesbepalende keuze voor een eai-strategie. ‘Superglue’ noemt hij het project. Ottenheim pusht Microsofts Bizztalk-applicatieserver als ondergrond,.aan de voorkant wil hij .Net toepassen. "Dat is goed voor de ‘fancy’ frontoffice." Een eerste praktijkproef met de Bizztalkserver is geslaagd. "Nu moet ik mijn collega’s nog overtuigd krijgen."
De ict’ers van Vendex bieden de werkmaatschappijen aan de servers in te richten en te onderhouden. In het begin wordt voor de dienst een vaste bijdrage gevraagd. "Maar uiteindelijk gaat de teller lopen op het berichtenverkeer."
Volgens hem is met deze formule een nieuwe vestiging of een nieuwe werkmaatschappij snel aan het systeem te koppelen. Het is goed om op overnames en uitbreidingen voorbereid te zijn: ze komen geregeld voor. Hunkemöller opende in 2001 winkels in Frankrijk en nam daarnaast elf vestigingen over in Denemarken. De Deense lingeriewinkels worden veranderd in (standaard) Hunkemöller-winkels, inclusief de ict.
In België kocht Vendex/KBB vorig jaar 97 vestigingen van bouwmarkt Brico, en de holding is nog op zoek naar een werkmaatschappij in Frankrijk.
Ottenheim is ervan overtuigd dat de werkmaatschappijen overtuigd raken van de door hem voorgestane eai-oplossing. Het komt vanzelf, zegt hij. De werkmaatschappijen zullen steeds meer bereid zijn tot verdere samenwerking op ict-gebied. Dat ze niet allemaal tegelijk overstag gaan, is begrijpelijk: de fase waarin ze verkeren, verschilt. Een werkmaatschappij die uitbreidt in Duitsland vraagt zoveel capaciteit, dat management noch automatiseerders daarboven nog eens aan een eai-implementatie willen beginnen. Wordt V&D gerevitaliseerd, dan past het invoeren van eai juist wel hierin.
De top van de holding staat achter zijn eai-keuze, zegt Ottenheim. Naast de schaalvoordelen van een dergelijke centrale aanpak, verwacht men besparingen door in te kopen bij leveranciers via het Web. Ook bij de top overheerst het besef dat eai niet met harde hand moeten worden ingevoerd. "Het kan bij ons echt veel sneller. Maar ik vind het al mooi als we, over een paar jaar omkijkend, zien dat we ons in de juiste richting hebben ontwikkeld."
Gijs Hillenius, redacteur
