Reisbranche start met Document Exchange-oplossing

Vandaag de dag wordt ongeveer 50 tot 60 procent van het totale dataverkeer tussen touroperators en reisbureaus afgehandeld binnen deze sectorspecifieke business-to-business community. De Document Exchange-oplossing is de 'stille kracht' achter de schermen binnen dit twee jaar geleden ambitieuze op initiatief van de ANVR opgestarte en nu volledig geautomatiseerde boeking-, bevestiging- en facturatieproces.

ANVR-initiatief

De ANVR behartigt de belangen van ondernemingen actief in de reisbranche, waaronder reisbureaus en touroperators. Bovendien geeft ANVR ook garanties aan reizigers die boeken via één van de aangesloten organisaties. Alle ANVR-leden respecteren de uitspraken van de Geschillencommissie Reizen, zijn verzekerd tegen faillissement, leveren op basis van met de Consumentenbond afgesproken voorwaarden en nemen deel in het Calamiteitenfonds.

Aanleiding tot het opstarten van deze online community was tweeërlei. De touroperators sturen jaarlijks talloze facturen naar reisbureaus. Een enorm volume dat tot enkele jaren terug op papier en per post plaatsvond. Controles en checks op de juistheid van de boekingen en de bijbehorende bedragen werden handmatig ingevoerd. Correcties, wijzigingen en mutaties gingen ook handmatig en via papier. Vervolgens werden vaak volledig nieuwe reserveringen en nota's opgesteld. De foutmarge door ingevoerde incorrecte wijzigingen was significant. Al met al een tijdverslindend en uiterst arbeidsintensief proces dat voor optimalisatie in efficiency (1) en kwaliteit (2) in aanmerking kwam.

Voorwaarden bij oplossing

Belangrijke voorwaarden met betrekking tot de online oplossing waren een snelle en eenvoudige toegang tot de community voor gebruikers, correcte regeling van de vereiste wettelijke archivering en de mogelijkheid van snelle verwerking van informatie door standaardisatie van documenten in xml- en/of pdf-formaat.

Er is in hoog tempo gewerkt aan de integratie van systemen van touroperators en reisbureaus. Hiertoe zijn de kenmerken van een reisfactuur in een XML formaat afgesproken. Een belangrijke factor was dat zowel de meeste touroperators als reisbureaus bijna allemaal onder ANVR-noemer vielen hetgeen het creëren van draagvlak voor dit online initiatief enorm ten goede kwam. De facturen worden door touroperators in een gestandaardiseerd format aangeleverd. Document Exchange verzamelt integreert, bewaart en verzendt dit in een overzichtelijk format naar meer dan duizend reisbureaus. Reisagenten krijgen de facturen zowel als pdf als xml beschikbaar en kunnen zo gelijkelijk en zelfstandig de overstap naar elektronische verwerking van de facturen in hun backoffice uitvoeren. Document Exchange kan deelnemende partijen in deze eerste fase van integratieproces ondersteunen en van dienst zijn met on-boarding services.

De tweede fase, het digitaal toesturen van alle aan de boeking gerelateerde reisbescheiden naar klanten, zal binnenkort in een pilot met Document Exchange worden opgestart. Ook dit proces zal de papierstroom enorm reduceren. De praktijk leert namelijk dat aan een factuur vaak vier tot vijf documenten aan reisbescheiden gekoppeld zijn.

Pay per use

Document Exchange levert de gehele oplossing op basis van een SaaS-platform. Belangrijk pluspunt is dat gebruikers per digitaal document betalen voor het gebruik van het systeem (pay per use). Gebruikers hoeven zelf geen grote voorinvesteringen te doen zoals het investeren in softwarelicenties, computers, servers en een eigen ict-staf.

Een gegeven dat goed past in het tijdsbeeld van maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo). Mensen, bedrijven en organisaties doen in toenemende mate bij voorkeur zaken met partners die aandacht besteden aan het milieu, de maatschappij en de leefomgeving. Met onder andere de reductie van de enorme hoeveelheden papierstromen wordt invulling gegeven aan onder andere mvo rekening gehouden.

In de afgelopen twee jaar is het softwareplatform waarop de community draait een zeer stabiel systeem gebleken. Dat is een belangrijk gegeven. Zo bestaat er geen twijfel bij belanghebbenden aan de inzet, het gebruik en de accuraatheid van het systeem.