BentAcera stroomlijnt met CRMconnectors

Het Friese accountants- en advieskantoor BentAcera wil kwalitatief goede dienstverlening bieden en ook efficiënter werken. Samen met CRMconnectors, gespecialiseerd in het optimaliseren van documentprocessen, heeft BentAcera daarin de oplossing bereikt. 

Accountants moeten regelmatig belangrijke documenten officieel en rechtsgeldig ondertekenen. Het creëren, archiveren en verzenden van die getekende documenten kost veel tijd. ‘Dat wilden wij veranderen’, zegt applicatiebeheerder bij BentAcera Mark Stortelers. ‘Wij willen documenten digitaal verstrekken en ook digitaal ondertekenen. Dat moet een gecertificeerde handtekening zijn, niet alleen een plaatje van een ondertekening, maar een rechtsgeldig pdf-document. Ondertekend door iemand die daartoe bevoegd is.’ Om dat te kunnen doen, vroeg het kantoor certificaten aan bij PKIpartners, gespecialiseerd in elektronische handtekeningen. ‘Maar het was zeer bewerkelijk om vanuit onze bestaande programmatuur met deze software te werken. Er zaten veel handelingen aan vast, daar liepen we tegenaan.’

Oplossing

Een telefoontje op het juiste moment van CRMconnectors bracht de oplossing. Stortelers: ‘CRMconnectors is partner van onze erp-leverancier Afas en gespecialiseerd in het automatiseren en stroomlijnen van documentprocessen. Zij bleken geïnteresseerd om op ons verzoek een invoegtoepassing te maken voor de handtekening in hun standaardoplossing. De brief die we in het elektronisch dossier in Afas maken, ondertekenen we via CRMconnectors met de handtekening van PKIpartners.’ Dat werkt heel praktisch, zegt hij. ‘Je hoeft niet eerst een bestand op te slaan, te openen met een ander pakketje en dan weer op te slaan. Het is een geïntegreerde oplossing.’

De oplossing van CRMconnectors scheelt veel werk; een document is snel en eenvoudig opgesteld, ondertekend en verstuurd. De correspondentieafhandeling gaat nu soepel en snel de deur uit. ‘De pakketten maken gebruik van elkaars functionaliteiten en sterke kanten, het is een ideale combinatie’, zegt Gooitzen Boonstra, vennoot van BentAcera. Hij is verantwoordelijk voor de vestiging Heerenveen en als lid van het dagelijks bestuur ook voor de ict binnen de organisatie.

Rompslomp

BentAcera wil de oplossing van CRMconnectors graag veel breder trekken. Bij een accountants- en belastingadvieskantoor gaan niet alleen brieven de deur uit, maar vooral veel rapporten en jaarrekeningen. Dat gaat achter de schermen meestal gepaard met veel rompslomp omdat klanten bij voorkeur geen omvangrijke papierwinkel meer per post krijgen, maar een handzaam documentje in de mail.

Boonstra: ‘Nu is het zo dat we de jaarrekening uitdraaien, een handtekening zetten, onze huisstijl erop zetten en de stukken weer inscannen om als pdf aan de klant te mailen en hier in het elektronisch dossier te stoppen. De volgende stap is dat CRMconnectors ons ook faciliteert in dat proces. Hier in Heerenveen hebben we drieduizend klanten die twee boekwerkjes per jaar krijgen. Dat kan veel efficiënter. Over een half jaar hopen we de digitalisering in optima forma voor elkaar te hebben. CRMconnectors heeft daarvoor, samen met ons, een mooi product ontwikkeld voor accountantskantoren.’

BentAcera bouwt bovendien aan een portal om de informatiestroom naar klanten toe te ontsluiten. Klanten kunnen digitale documenten dan op elk moment zelf benaderen via de portal. ‘En daar staat dan een digitaal gecertificeerde handtekening op die rechtsgeldig is’, zegt Stortelers.

Gemakkelijker en efficiënter

BentAcera is bezig met het optimaliseren en digitaliseren van de eigen processen omdat klanten daar om vragen. ‘Banken en verzekeraars hebben digitale postbussen en digitaal aangifte doen bij de fiscus is al verplicht. Maar er zitten nog veel niet-digitale stappen in het proces. We willen toe naar een situatie waarin klanten via hun smartphone akkoord kunnen geven op een conceptaangifte zonder dat wij daar aan onze kant nog handmatige administratieve handelingen rondom moeten verrichten’, vertelt Boonstra.

‘Ons interne proces gaat straks veel gestroomlijnder. Het wordt gemakkelijker en efficiënter. Dat moet ook, want onze klanten hebben steeds minder geld over voor ‘geschiedschrijving’, voor het opmaken van documenten die over het verleden gaan. In plaats daarvan willen ze dat wij met hen meedenken en proactief zijn. Ons businessmodel is aan het kantelen; de nadruk ligt niet meer op het verleden maar op de toekomst die we samen met de ondernemer uitstippelen. Dat is onze toegevoegde waarde. Wij worden zelf efficiënter en willen onze klanten daar ook mee helpen.’

Voordelen

De standaardoplossing van CRMconnectors is uitermate geschikt om eenvoudig en snel te corresponderen en de hele documentenstroom richting klant te digitaliseren op een professionele en zorgvuldige manier. ‘Wat het oplevert is een digitale handtekening en een enorme tijdsbesparing’, zegt Stortelers. Boonstra: ‘En omdat processen efficiënter gaan verlopen, kunnen we besparen op ons primaire proces, zoals jaarrekeningen maken en aangiften doen, om vervolgens meer accent te leggen op advisering.’

Niet onbelangrijk: de oplossing draagt bij aan de externe uitstraling van BentAcera als innovatieve organisatie die vooroploopt in de accountancybranche. ‘Wij zijn een vooruitstrevend kantoor. Als we mogelijkheden zien, pakken we die. Ik ken nog geen andere partij die de digitale handtekening op zo’n manier voor elkaar heeft’, zegt Boonstra, ‘wij zijn hier best trots op.’ 

Boonstra signaleert een duidelijke klik met CRMconnectors. Die heeft bijgedragen aan het gezamenlijk ontwikkelen van de ultieme oplossing voor de accountancybranche, die bij elk kantoor standaard toepasbaar is, gekoppeld aan een erp-pakket. ‘Onze wensen zijn vertaald in een applicatie en dat was best een complex proces. Maar de samenwerking is open en transparant.’ Stortelers: ‘CRMconnectors is makkelijk te bereiken en ze luisteren goed naar onze wensen. Het product is geworden zoals we wilden.’

De standaardoplossing bespaart niet alleen tijd, maar ook portokosten en papier met bijbehorende opslagruimte. Ook kasten voor dossiers zijn niet meer nodig; een compleet accountantskantoor kan toe met minder kantoorruimte. ‘Onze manier van werken is totaal anders dan een paar jaar geleden’, concludeert Boonstra. ‘Er hoeft nooit meer een koffer vol dossiers mee naar huis, je logt even in en hebt alle sjablonen en (klant)informatie beschikbaar. Maar het belangrijkste is dat we veel meer grip hebben op onze kwaliteit. Dat komt ten goede aan de klant die wij ontzorgen. Daar gaat het om in onze dienstverlening.’